Feature · Anwesenheitserfassung
Anwesenheit erfassen,
ohne Klemmbrett zu zücken.
Trainer:innen erfassen Anwesenheiten direkt in JoinSports: am Termin, auf dem Smartphone, pro angemeldeter Person — anwesend, abwesend oder noch offen.
Keine Papierliste in der Sporttasche. Kein WhatsApp-Foto vom Klemmbrett. Kein Sonntagabend, an dem jemand alles in Excel nachträgt.
Mobile ErfassungDrei ZuständeTrainer-DashboardLive-AggregateExcel-MatrixPro Kurs aktivierbar
9:41•••📶87
Mi · 14.05. · 18:30
Reha-Schwimmen
AM
Anna Müller
Buchung Saison 2025
✓
✗
TS
Tobias Schmidt
Buchung Saison 2025
✓
✗
LB
Lisa Berger
Buchung Saison 2025
✓
✗
MK
Markus Klein
Buchung Saison 2025
✓
✗
SH
Sara Hoffmann
Buchung Saison 2025
✓
✗
DW
Daniel Weiss
Buchung Saison 2025
✓
✗
JV
Julia Vogel
Buchung Saison 2025
✓
✗
PL
Peter Lang
Buchung Saison 2025
✓
✗
Erfasst von Sarah K. · gerade eben
1 Tap
Das Problem
Papierlisten sind keine Dokumentation.
Sie sind Hoffnung.
Viele Vereine erfassen Anwesenheit noch so: Liste ausdrucken, in die Halle legen, Häkchen setzen, irgendwann abtippen, irgendwo abheften. Und wenn später jemand fragt, wer wirklich da war, beginnt die Suche.
„Die Liste liegt beim Trainer."
Dann liegt sie nicht im Verein. Sie liegt in einer Tasche.
„Das tippen wir später in Excel."
Später heißt im Verein oft: wenn jemand daran denkt.
„Für den Förderantrag schätzen wir das."
Teilnehmerstunden sollten nicht geraten werden.
„Bei Reha- und Präventionsangeboten brauchen wir Nachweise."
Dann reicht eine verlorene Papierliste nicht.
„Wer war im Mai wie oft da?"
Aus 20 Einzelzetteln wird keine schnelle Antwort.
„Der Trainerwechsel hat alles durcheinandergebracht."
Wenn Anwesenheit an Personen hängt, bricht Dokumentation bei Wechseln.
Was nicht digital erfasst ist, ist im Verein nur geliehenes Wissen.
Der Unterschied
JoinSports macht Anwesenheit zur Terminlogik.
Anwesenheit wird nicht als spätere Zusatzliste gedacht. Sie hängt direkt am Termin und an den gebuchten Teilnehmenden. Wer gebucht hat, steht auf der Liste. Wer teilnimmt, wird markiert. Wer fehlt, wird markiert. Wer noch nicht erfasst wurde, bleibt offen.
Klassische Vereinsrealität
JoinSports Anwesenheit
Papierliste auf Klemmbrett
Teilnehmerliste direkt am Termin
Häkchen später abtippen
Status direkt digital setzen
Excel am Wochenende pflegen
Erfassung direkt nach dem Training
Unklar, wer erfasst hat
Erfasser:in und Zeitpunkt nachvollziehbar
Fehlende Listen fallen spät auf
Offene Erfassungen im Trainerbereich sichtbar
Keine schnelle Auswertung
Anwesenheitsmatrix exportierbar
Trainerwechsel erzeugt Chaos
Liste liegt im Plattformprozess
Förderzahlen werden geschätzt
Anwesenheiten können dokumentiert werden
Nicht Liste führen. Status setzen.
Einfacher Status
Anwesend. Abwesend. Noch offen.
Mehr braucht der Trainer im Moment nicht.
01
Anwesend
Die Person war beim Termin da.
02
Abwesend
Die Person war angemeldet, aber nicht da.
03
Noch nicht erfasst
Trainer:in oder Admin hat noch keine Entscheidung getroffen.
Warum so reduziert?
Weil Training keine Verwaltungsmaske braucht. Trainer:innen sollen nicht aus fünfzehn Dropdown-Werten wählen — sie sollen eine Liste durchgehen und die Anwesenheit sauber markieren.
Nicht enthalten als Standardstatus
Differenzierung kann organisatorisch gelöst werden, ist aber nicht Teil des schnellen Toggle-Workflows.
Drei Zustände. Keine Dropdown-Schlacht.
Bedienung
Ein Klick pro Person. Fertig.
Die Erfassung läuft über einen klaren Toggle pro Teilnehmer: anwesend, abwesend oder zurück auf offen. Trainer:innen stehen am Spielfeldrand, in der Halle, im Kursraum oder zwischen zwei Einheiten — nicht am Schreibtisch.
Schnell
Pro Teilnehmer nur ein kurzer Klick.
Mobil
Auf dem Smartphone direkt nach dem Termin nutzbar.
Klar
Grün für anwesend, Rot für abwesend, Grau für offen.
Korrigierbar
Falsch geklickt? Status zurücksetzen oder ändern.
Direkt am Termin
Keine getrennte Anwesenheitsliste. Erfassung am Termin.
Drei Sekunden pro Teilnehmer. Kein Sonntagabend-Excel.
Traineralltag
Vom Termin zur fertigen Anwesenheit in unter einer Minute.
01
Trainerbereich öffnen
Trainer:in öffnet JoinSports auf Smartphone, Tablet oder Desktop.
02
Offene Anwesenheiten sehen
Im Dashboard ist sichtbar, wo noch Anwesenheit gepflegt werden muss.
03
Termin öffnen
Klick auf den Termin mit offener Erfassung.
04
Teilnehmerliste durchgehen
Alle relevanten angemeldeten Personen stehen direkt in der Liste.
05
Anwesenheit markieren
Anwesend oder abwesend pro Person per Toggle setzen.
06
Termin ist vollständig
Sobald alle Personen erfasst sind, wechselt der Status auf vollständig.
12
Teilnehmende
12
Toggles
< 1 Min.
Gesamtzeit
0
Papierlisten
0
Nachtragen
Erfassen, bevor die Hallentür zufällt.
Trainer-Dashboard
Offene Anwesenheiten verstecken sich nicht.
Das Trainer-Dashboard zeigt, wenn noch Anwesenheit zu pflegen ist. Aus „ich muss irgendwann noch daran denken" wird eine klare Aufgabe.
Zu pflegen
Termine, bei denen Anwesenheit erforderlich und noch nicht vollständig erfasst ist.
Gepflegt
Termine, bei denen die Anwesenheit vollständig erfasst wurde.
Direkter Einstieg
Ein Klick führt in die gefilterte Terminliste.
Kein Suchen
Trainer:innen müssen nicht jeden Termin einzeln prüfen.
Trainer-Dashboard
Offene Anwesenheiten
Mo, 12.05.
18:30
Reha-Schwimmen
8 offenDi, 13.05.
17:00
Pilates · Halle 1
12 offenMi, 14.05.
19:00
Reha-Walking · Park
9 offenMo, 05.05.
18:30
Reha-Schwimmen
Vollständig ✓Mo, 05.05.
17:00
Pilates · Halle 1
Vollständig ✓Was offen ist, steht oben. Nicht irgendwo in der Erinnerung.
Status
Der Termin zählt live mit.
Jede Anwesenheit wirkt direkt auf den Terminstatus. JoinSports aggregiert, wie viele Personen anwesend, abwesend oder noch offen sind.
Anwesenheit erforderlich
Ist für diesen Termin überhaupt Anwesenheitserfassung aktiviert?
Anwesend
Wie viele Personen wurden als anwesend markiert?
Abwesend
Wie viele Personen wurden als abwesend markiert?
Offen
Wie viele Personen sind noch nicht erfasst?
Vollständig
Sind alle relevanten Personen erfasst?
Der Termin weiß, ob er fertig dokumentiert ist.
Konfiguration
Nicht jeder Kurs braucht Anwesenheit. Die wichtigen schon.
Anwesenheitserfassung ist kein Zwang für jedes Angebot. Der Verein entscheidet pro Kurs oder Terminangebot, ob Anwesenheit dokumentiert werden soll.
Aktivieren
Präventionskurse
Wenn Teilnahmen später belegt oder für Bescheinigungen genutzt werden sollen.
Aktivieren
Reha-nahe Angebote
Wenn regelmäßige Teilnahme dokumentiert werden muss.
Aktivieren
Schwimmkurse
Wenn Anwesenheit relevant für Kursfortschritt, Sicherheit oder Nachweise ist.
Aktivieren
Camps
Wenn täglich klar sein muss, welche Kinder da waren.
Aktivieren
Förderangebote
Wenn Teilnehmerstunden für Förderanträge nachgewiesen werden sollen.
Aktivieren
Mannschaftstraining
Wenn Trainingsbeteiligung für Planung oder Kaderentscheidungen relevant ist.
Nicht immer nötig
Offene Spieltreffs, lose Gruppen oder Angebote ohne Dokumentationsbedarf müssen nicht künstlich mit Anwesenheitspflicht belastet werden.
Der Verein entscheidet, wo Dokumentation Sinn macht.
Teilnehmerliste
Wer gebucht hat, steht auf der Liste.
Die Anwesenheitserfassung beginnt nicht mit einer manuell gebauten Liste. Sie beginnt mit echten Buchungen. Stornierte Buchungen und nicht relevante Buchungstypen werden sauber behandelt, damit die Statistik nicht durch falsche Personen verzerrt wird.
01
Keine Liste bauen
Die Teilnehmerliste entsteht aus Buchungen.
02
Keine Namen übertragen
Trainer:innen arbeiten mit vorhandenen Daten.
03
Kein Abgleich mit Excel
Buchung und Anwesenheit hängen zusammen.
04
Weniger Fehler
Wer nicht relevant ist, wird nicht sinnlos mitgezählt.
05
Bessere Auswertung
Anwesenheit ist mit Angebot, Termin und Buchung verbunden.
Datenfluss
Buchung
Anna Müller bucht Reha-Schwimmen
Termin
Mi 14.05. · 18:30 · Halle II
Teilnehmerliste
Anna erscheint automatisch in der Liste
Anwesenheit
Trainer:in markiert ✓ anwesend
Auswertung
Buchung ↔ Termin ↔ Status verknüpft
Die Anwesenheitsliste ist nicht Vorbereitung. Sie ist Ergebnis der Buchung.
Nachweis
Wer hat wann bestätigt, dass jemand da war?
Bei vielen Angeboten reicht es nicht, nur „anwesend" zu speichern. Es muss nachvollziehbar sein, wer die Anwesenheit erfasst hat und wann. JoinSports speichert pro Erfassung den Zeitpunkt und die Person, die den Status gesetzt hat.
Nachweise
Für interne Dokumentation, Förderanträge oder externe Rückfragen.
Verantwortung
Es ist klar, wer erfasst hat.
Korrekturen
Änderungen bleiben nicht unsichtbar.
Vertrauen
Der Verein arbeitet nicht mit namenlosen Häkchen.
Übergaben
Auch nach Trainerwechsel bleibt nachvollziehbar, was erfasst wurde.
Audit-Log · Termin Reha-Schwimmen 14.05.
18:31:42Sarah K.Anna M. → ✓ anwesend
18:31:48Sarah K.Tobias S. → ✓ anwesend
18:31:53Sarah K.Lisa B. → ✓ anwesend
18:32:01Sarah K.Markus K. → ✗ abwesend
18:32:09Sarah K.Sara H. → ✓ anwesend
19:14:21Admin (M.S.)Korrektur: Lisa B. → ✗ abwesend
Hinweis: JoinSports stellt die technische Nachvollziehbarkeit bereit. Welche Anforderungen für Krankenkassen, Träger, Verbände oder Förderstellen gelten, muss der Verein im jeweiligen Kontext prüfen.
Ein Häkchen ohne Herkunft ist kein Nachweis.
Export
Anwesenheitsmatrix statt Klemmbrett-Stapel.
XReha-Schwimmen-Q1-2025.xlsx
| Teilnehmer:in | 02.01. | 09.01. | 16.01. | 23.01. | 30.01. | 06.02. | Quote |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna Müller | anwesend | anwesend | abwesend | anwesend | anwesend | anwesend | 5/6 |
| Tobias Schmidt | anwesend | abwesend | anwesend | anwesend | anwesend | — | 4/6 |
| Lisa Berger | — | anwesend | anwesend | abwesend | anwesend | anwesend | 4/6 |
| Markus Klein | anwesend | anwesend | anwesend | anwesend | abwesend | anwesend | 5/6 |
| Sara Hoffmann | anwesend | anwesend | anwesend | anwesend | anwesend | anwesend | 6/6 |
| Daniel Weiss | abwesend | anwesend | anwesend | anwesend | anwesend | abwesend | 4/6 |
| Julia Vogel | anwesend | anwesend | abwesend | anwesend | anwesend | anwesend | 5/6 |
Förderanträge
Teilnehmerstunden und Nachweise strukturiert ausgeben.
Krankenkassen / Träger
Datenbasis für Nachweise vorbereiten.
Vereinsauswertung
Beteiligung pro Kurs oder Reihe analysieren.
Vorstandssitzung
Auslastung und Teilnahme nicht mehr schätzen.
Trainerfeedback
Regelmäßige Teilnahme sichtbar machen.
Nicht aus Papier rekonstruieren. Exportieren.
Förderung
Teilnehmerstunden sollten nicht geschätzt werden.
Viele Vereine brauchen Anwesenheitsdaten für Förderanträge, Zuschüsse, Verwendungsnachweise oder externe Dokumentation. Wenn Anwesenheit digital erfasst wird, entstehen dafür belastbarere Grundlagen.
Wichtig
Nicht jeder Fördergeber akzeptiert jeden Export automatisch. JoinSports liefert die strukturierte Datengrundlage. Die konkrete Einreichung und formale Anerkennung muss der Verein mit dem jeweiligen Fördergeber oder Träger klären.
Was besser wird
Teilnehmerstunden
Nachvollziehbar je Termin und Person.
Auslastung
Der Verein sieht die echte Nutzung.
Förderunterlagen
Daten als Export vorbereitet.
Jahresberichte
Kennzahlen aus Daten, nicht aus Erinnerung.
Rückfragen
Keine Suche in Papierordnern.
Förderung braucht Daten. Nicht Schätzungen.
Wo es besonders zählt
Bescheinigungen, Camps, Reha-nahe Dokumentation.
Präventionskurse
Die Bescheinigung beginnt bei der Anwesenheit.
Für Präventionskurse, ZPP-nahe Angebote oder Kurse mit Teilnahmebestätigung ist Anwesenheit besonders wichtig. Die spätere Bescheinigung ist nur so gut wie die dokumentierte Teilnahme.
Während des Kurses erfassen.
Camps & Jugend
Wenn Kinder angemeldet sind, muss klar sein, wer da ist.
Bei Camps, Ferienprogrammen, Schwimmkursen oder Jugendangeboten ist Anwesenheit Organisation und Verantwortung — nicht nur Statistik.
Bei Kindern ist „ungefähr" keine Dokumentation.
Reha-nahe Angebote
Dokumentation gehört nicht in die Sporttasche.
Trainer:innen erfassen die Teilnahme direkt. Die Plattform speichert Zeitpunkt und Erfasser:in. Daten lassen sich strukturiert exportieren.
Strukturiertes Exportformat statt Papier.
Wichtig: JoinSports sollte hier nicht pauschal als vollständiger Ersatz für alle gesetzlichen, trägerbezogenen oder krankenkassenspezifischen Dokumentationspflichten verkauft werden. Die Plattform liefert einen digitalen Erfassungs- und Nachweisbaustein. Die konkrete Abrechnungs- und Anerkennungslogik muss der Verein im jeweiligen Setting prüfen.
Beispiele
Wo digitale Anwesenheit sofort hilft.
Präventionskurs
Trainer:in erfasst jede Einheit. Am Kursende liegen Teilnahmedaten für Bescheinigungen vor.
Schwimmkurs
Anwesenheit zeigt, welche Kinder regelmäßig teilgenommen haben.
Sommercamp
Jeder Camp-Tag wird als Termin gepflegt. Anwesenheit ist pro Kind dokumentiert.
Reha-nahes Angebot
Teilnahme wird strukturiert erfasst und exportierbar gemacht.
Mannschaftstraining
Trainer:in sieht über die Saison, wer regelmäßig dabei war.
Förderantrag
Teilnehmerstunden können aus den erfassten Daten vorbereitet werden.
Vertretungstraining
Vertretung öffnet Terminliste und sieht alle angemeldeten Personen.
Jahresbericht
Nicht „ungefähr 1.500 Teilnehmerstunden", sondern bessere Datenbasis.
Versicherung / Nachweis
Wer war an welchem Termin da? Der Verein kann nachsehen.
Geschäftsstelle
Offene Anwesenheiten sind sichtbar, statt bei Trainer:innen nachgefragt zu werden.
Jeder Termin, der dokumentiert werden muss, sollte nicht auf Papier enden.
FAQ
Häufige Fragen.
Trainer:innen oder berechtigte Admins können pro Termin erfassen, ob angemeldete Personen anwesend, abwesend oder noch nicht erfasst sind.
Bereit?
Anwesenheit raus aus Klemmbrett, Tasche und Excel.
Lasst uns zeigen, wie Trainer:innen Anwesenheit direkt am Termin erfassen — mobil, schnell, nachvollziehbar und exportierbar. Für Kurse, Camps, Präventionsangebote, Nachweise, Förderungen und alle Termine, bei denen der Verein wissen muss, wer wirklich da war.
Termin öffnen. Teilnehmende markieren. Dokumentation fertig.