Rechnungen ohne Word-Vorlage, Nummernchaos und Nacharbeit.
JoinSports erzeugt Rechnungen und Gutschriften direkt aus dem Plattformprozess: Buchung, Zahlung, Rückerstattung, Beleg. Automatisch nummeriert, sauber berechnet und als PDF verfügbar.
Wenn Teilnehmende Kurse buchen, Mitglieder Beiträge zahlen oder Plätze reservieren, entsteht im Hintergrund der passende Beleg. Wenn Geld zurückgeht, entsteht die passende Gutschrift. Euer Verein muss keine Rechnungsnummern pflegen, keine Beträge nachbauen und keine Word-Dokumente kopieren.
Nicht Belege suchen. Belege entstehen lassen.
verändert
Viele Vereine digitalisieren Buchungen — und bauen die Belege danach wieder von Hand.
Kurs gebucht. Beitrag bezahlt. Platz reserviert. Geld erstattet. Und dann beginnt die Nacharbeit: Rechnung erstellen, Nummer vergeben, Betrag prüfen, PDF exportieren, Gutschrift schreiben, Steuerberatung informieren, Excel aktualisieren.
Word-Rechnungen
Vorlage öffnen, Nummer ändern, Betrag eintragen, PDF speichern, hoffen, dass nichts vergessen wurde.
Excel-Nummernlisten
Rechnungsnummern werden irgendwo gepflegt — und irgendwann fragt jemand, ob eine Nummer fehlt.
Manuelle Gutschriften
Storno oder Rückerstattung passiert — aber der passende Beleg muss nachträglich gebaut werden.
Getrennte Systeme
Buchung in einem System, Zahlung anderswo, Rechnung in einer dritten Lösung, Export für die Kasse in Excel.
Unklare Aussteller
Hauptverein, Abteilung, Förderverein oder gGmbH — wer stellt die Rechnung eigentlich aus?
Steuerberater-Rückfragen
Welche Rechnung gehört zu welcher Buchung? Welche Gutschrift zu welcher Rückerstattung?
Wenn der Beleg nach dem Prozess entsteht, war der Prozess nicht fertig.
Bei JoinSports ist die Rechnung Teil der Abwicklung.
Rechnungen und Gutschriften hängen an den Vorgängen, die sie auslösen: Buchung, Mitgliedschaft, Aufnahmegebühr, Ressourcenbuchung, Rückerstattung. Einmal Aussteller, Nummernkreise und Standardtexte einrichten — danach läuft der Belegprozess mit.
Nicht Rechnung schreiben. Belegprozess laufen lassen.
Buchung erzeugt Rechnung. Rückerstattung erzeugt Gutschrift.
Wenn ein kostenpflichtiger Vorgang über JoinSports läuft, kann daraus automatisch der passende Beleg entstehen — ohne Klick im Verein.
Kurs- und Terminbuchungen
Teilnehmende buchen ein Sportangebot. Der Rechnungsbeleg entsteht mit Angebots-, Termin- und Teilnehmerbezug.
Mitgliedschaften
Mitgliedschaftsbeiträge und Mitgliedschaftspakete werden automatisch in Rechnungen abgebildet.
Aufnahmegebühren
Einmalige Gebühren erscheinen als eigene Rechnungsposition.
Ressourcenbuchungen
Plätze, Räume, Hallen — der passende Beleg entsteht aus der Buchung.
Sport-Abos und Dauerangebote
Laufende Angebote werden nicht nur bezahlt, sondern auch sauber belegt.
Stornos
Wenn eine Buchung storniert und erstattet wird, entsteht der passende Gutschriftenprozess.
Rückerstattungen
Wenn Geld zurückgeht, bleibt das nicht nur eine Zahlung. Es wird als Beleg nachvollziehbar.
Kursabsagen
Wenn ein Angebot abgesagt wird und Erstattungen ausgelöst werden, entstehen die entsprechenden Gutschriften.
Jede Zahlung braucht Nachvollziehbarkeit. Jede Erstattung auch.
Nicht alles läuft über Buchung. Auch dafür gibt es einen sauberen Weg.
Vereine schreiben auch Rechnungen für Sponsoring, Material, Trikots, Vermietungen, Dienstleistungen oder Sonderfälle. Diese können direkt in JoinSports erstellt werden — mit denselben Ausstellern, Nummernkreisen und PDF-Prozessen.
Acht Schritte. Keine Word-Datei.
Keine Doppelnummern. Keine Lücken durch Chaos. Keine Excel-Nummernlisten.
Rechnungsnummern sind kein Detail. JoinSports arbeitet mit eigenen Nummernkreisen — Rechnungen, automatische Buchungsbelege und Gutschriften können getrennte Nummernreihen haben. Vergeben werden sie serverseitig und abgesichert. Auch wenn mehrere Prozesse gleichzeitig laufen, werden keine Rechnungsnummern doppelt vergeben.
Manuelle Rechnungen
Automatische Buchungsrechnungen
Gutschriften
Rechnungsnummern gehören nicht in Bauchgefühl und Excel.
Pro Rechtsentität ein eigener JoinSports-Manager.
Hauptverein, Förderverein, gGmbH oder Sport-UG — jede Rechtsentität bekommt ihren eigenen JoinSports-Manager. Eigene Mitglieder, eigene Buchungen, eigene Belege, eigene Steuerlogik, eigene Auszahlung.
Damit bleibt sauber getrennt, was steuerlich und rechtlich getrennt sein muss — nichts vermischt sich über Entitätsgrenzen hinweg.
Eine Rechtsentität. Ein Manager.
Keine Vermischung.
Eine Rechtsentität. Viele Abteilungen. Jeweils der richtige Absender.
Innerhalb eines Manager-Accounts können einzelne Abteilungen mit eigenen Kontaktdaten als Absender auftreten — Tennis schreibt Tennis, Schwimmen schreibt Schwimmen. Empfänger:innen sehen den richtigen Ansprechpartner, die richtige Telefonnummer und die richtige Mailadresse direkt auf dem Beleg. Steuerlich und rechtlich bleibt es ein Beleg derselben Rechtsentität.
Abteilung Tennis
Abteilung Schwimmen
Abteilung Fußball
Tennis schreibt Tennis. Schwimmen schreibt Schwimmen.
Einleitung, Abschluss und Zahlungsinformationen lassen sich pro Nummernkreis und Absender als Standardtext hinterlegen — einmal sauber formuliert, immer sauber verwendet.
0 %, 7 % und 19 % auf derselben Rechnung. Sauber aufgeschlüsselt.
Vereine sind steuerlich nicht simpel: Mitgliedsbeiträge sind oft umsatzsteuerfrei, Verpflegung läuft mit ermäßigtem Satz, Trikotverkauf, Sponsoring oder Werbung mit Regelsteuersatz. JoinSports rechnet Steuersätze positionsweise — auf einer einzigen Rechnung können mehrere Steuersätze nebeneinander stehen, jeweils sauber aufgeschlüsselt.
Drei Steuersätze. Eine Rechnung. Saubere Aufschlüsselung.
Export, der nichts nachrechnen lässt.
Belege werden vollständig mit Umsatzsteuer exportiert: Belegnummer, Datum, Steuersatz, Netto, Steuer, Brutto und der Bezug zum auslösenden Vorgang. Bei Rechnungen mit gemischten Steuersätzen gehen die Aufschlüsselungen pro Satz mit — nichts muss in Excel rekonstruiert werden.
Versendete Belege werden nicht heimlich umgebaut.
Ein Belegprozess muss nachvollziehbar bleiben. Deshalb arbeitet JoinSports mit einem klaren Lifecycle.
Entwurf
Manuelle Rechnungen können vorbereitet und bearbeitet werden.
Versendet
Nach dem Senden sind zentrale Rechnungsdaten und Beträge gesperrt. Korrekturen laufen über einen neuen Belegprozess.
Archiviert
Nicht mehr aktive Belege können archiviert werden. Sie verschwinden aber nicht aus dem System.
Korrigieren ja. Weglöschen nein.
JoinSports ist so aufgebaut, dass typische Fehler in Rechnungsprozessen technisch verhindert oder stark reduziert werden. Die konkrete steuerliche Bewertung eurer Vorgänge bleibt Aufgabe eurer Steuerberatung.
Wo Vereine Rechnungen und Gutschriften brauchen.
Kursbuchungen
Teilnehmende buchen einen Kurs. Die Rechnung entsteht automatisch.
Mitgliedsbeiträge
Mitgliedschaften werden abgerechnet. Beleg entsteht im Prozess.
Aufnahmegebühren
Einmalige Gebühren werden automatisch oder manuell erfasst.
Platzbuchungen
Tennisplatz, Halle oder Raum — Beleg passt zur Buchung.
Stornos
Buchung storniert, Geld zurück, Gutschrift entsteht.
Sponsoring
Verein erstellt manuell Rechnung an Sponsor:innen.
Trikotverkauf
Material, Vereinskleidung, Sonderbestellungen.
Vermietungen
Räume, Hallen, Flächen mit passendem Aussteller.
Sonderfälle
Vorgänge außerhalb des Standard-Buchungsprozesses.
Ob automatisch oder manuell: Der Beleg bleibt im System.
Wenn ihr genauer hinschauen wollt.
Rechnungen raus aus der Nacharbeit?
Lasst uns anschauen, wo euer Verein heute Belege manuell erstellt, Gutschriften nachbaut oder Rechnungsnummern pflegt — und wie JoinSports daraus einen sauberen Plattformprozess macht.
Buchung rein. Beleg raus. Ohne Word-Vorlage.