Eure Mitgliederverwaltung wechseln,
ohne tausende Datensätze neu anzulegen.
Bestehende Mitglieder, Mitgliedschaften, Beitragslogiken und Zahlungsverbindungen kommen mit auf die Plattform. Nicht als Excel-Projekt für euren Verein — sondern als geführter Migrationsprozess mit JoinSports.
Sportangebote legt ein Verein neu an. Aber bestehende Mitgliedschaften sind etwas anderes. Niemand im Verein soll 2.000 oder 3.000 Altmitgliedschaften von Hand nachbauen, Beitragslogiken übertragen, Zahlungsverbindungen prüfen und jeden Sonderfall einzeln sortieren müssen.
Eure alte Mitgliederverwaltung wird nicht kopiert.
Sie wird abgelöst.
Neue Mitglieder online aufnehmen ist einfach.
Alte Mitgliedschaften migrieren ist die eigentliche Arbeit.
Viele digitale Lösungen hören beim Online-Mitgliedsantrag auf. Neue Mitglieder können ein Formular ausfüllen — aber der bestehende Mitgliederbestand bleibt im alten System, in Excel oder in irgendeiner Datenbank liegen. Dann führt der Verein plötzlich zwei Welten: neue Mitgliedschaften digital, alte Mitgliedschaften irgendwie daneben.
Das ist keine Migration. Das ist ein Parallelbetrieb.
Alte Mitgliederverwaltung
Bestehende Mitglieder, Beiträge, Abteilungen, Zahlungsverbindungen und Sonderfälle liegen noch im bisherigen System.
Neuer Online-Beitritt
Neue Mitglieder kommen vielleicht digital rein — aber nur ein Teil des Vereins ist wirklich auf der neuen Plattform.
Doppelte Arbeit
Der Verein muss alte und neue Daten gleichzeitig pflegen, vergleichen und abrechnen.
JoinSports-Migration
JoinSports führt bestehende Mitglieder in die neue Plattformwelt — damit die alte Verwaltung wirklich ersetzt werden kann.
Plattform.
Wenn eure Altmitglieder im alten System bleiben, ist die alte Verwaltung nicht weg. Sie steht nur daneben.
Erst Beitragsordnung. Dann Online-Beitritt.
Dann Altdaten. Dann läuft JoinSports.
Die Migration beginnt nicht mit einem Datenimport. Sie beginnt mit euren Regeln. Denn bevor bestehende Mitgliedschaften sauber übernommen werden können, muss JoinSports wissen, wie euer Verein Beiträge, Abteilungen, Laufzeiten und Abrechnungslogiken heute behandelt.
Mitglied.
Jedes Mitglied läuft seinen eigenen Pfad. Der Verein muss nicht warten, bis alle Sonderfälle gelöst sind.
Der erste Schritt ist immer eure aktuelle Beitragsordnung. Nicht der Import. Nicht die Datei. Nicht die alte Software.
Mitgliedschaften sind keine Namen in einer Liste. Mitgliedschaften bestehen aus Regeln: Wer zahlt welchen Beitrag? Welche Abteilung gehört dazu? Wird jährlich, quartalsweise oder monatlich abgerechnet? Was passiert bei unterjährigem Eintritt? Gibt es Familien, Fördermitglieder, passive Mitglieder oder Sonderbeiträge?
Diese Regeln legt euer JoinSports-Ansprechpartner gemeinsam mit euch in der Plattform an. Danach weiß JoinSports, wie eure bestehenden und neuen Mitgliedschaften funktionieren sollen.
Erst Regeln. Dann Daten.
Sonst migriert man nur Chaos.
- ✓Mitgliedschaftstypen
- ✓Hauptvereinsbeiträge
- ✓Abteilungsbeiträge
- ✓Familien- und Mehrpersonenlogiken
- ✓Zahlungsrhythmen
- ✓Unterjährige Eintrittslogiken
- ✓Sonderbeiträge
- ✓Bestehende Abrechnungsstände
- ✓Regeln für künftige Beitragsabrechnung
Sobald eure Beitragsordnung in JoinSports abgebildet ist, schalten wir den Online-Beitritt frei. Ab diesem Moment müssen neue Mitglieder nicht mehr in eurer alten Mitgliederverwaltung erfasst werden.
Interessierte treten online bei, wählen Mitgliedschaft, Personen und Abteilungen aus, der Kalkulator berechnet die richtige Beitragslogik und die Mitgliedschaft entsteht direkt in JoinSports.
Während wir die bestehenden Mitglieder migrieren, sollen keine neuen Daten mehr im alten System entstehen. Sonst arbeitet der Verein weiter in zwei Richtungen.
- ✓Neue Mitglieder sofort in JoinSports
- ✓Keine neuen Datensätze mehr im Altsystem
- ✓Beitragslogik direkt korrekt
- ✓Self-Service von Anfang an
- ✓Abrechnung über die Plattform vorbereitet
„Neue Mitglieder gehen nicht mehr ins alte System. Sie starten direkt in JoinSports."
In vielen Vereinen gibt es nicht „die eine" Mitgliederdatei. Daten liegen in alter Vereinsverwaltungssoftware, Excel-Listen, Exporten, Zusatzdateien, Abteilungslisten oder alten Datenbankstrukturen.
JoinSports hilft euch, diese technisch verarbeitbaren Datenquellen zusammenzuführen, zu bewerten und für die Migration vorzubereiten.
Quellen
- Vereinsverwaltung
- Excel-Dateien
- CSV-Exporte
- Datenbankexporte
- Abteilungslisten
Prüfen.
Migrieren.
In JoinSports
- Mitglieder
- Mitgliedschaften
- Beitragslogik
- Zahlungsverbindungen
- Self-Service
Wenn euer Verein bisher Beiträge per SEPA-Lastschrift eingezogen hat, liegen die dafür notwendigen Informationen bereits bei euch oder eurer Bank vor. Für die Migration brauchen wir diese Daten, damit die künftige Beitragsabrechnung über JoinSports vorbereitet werden kann.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer hat jeder Verein, der bisher SEPA-Lastschriften eingezogen hat. Sie liegt bei eurer Bank, in eurer bisherigen Vereinsverwaltung oder bei der Person, die bisher die Beitragseinzüge vorbereitet hat.
Der Verein muss nicht für jedes Mitglied neu einen Online-Beitritt anstoßen. Bestehende Zahlungsverbindungen werden bewertet und übernommen.
- ✓Bankverbindung des zahlenden Mitglieds
- ✓Rechnungsadresse, soweit vorhanden
- ✓Bisherige Mandatsinformationen
- ✓Wer zahlt für welche Mitgliedschaften
- ✓Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins
- ✓Bestätigung der bisherigen Einzugsgrundlage
Migration ist kein Alles-oder-nichts-Import.
Ein Mitgliederbestand besteht nie nur aus perfekten Datensätzen. Manche Mitglieder haben gültige E-Mail-Adressen. Andere nur eine Postadresse. Manche sind schon als Nutzer:innen in JoinSports bekannt. Bei manchen fehlen Daten.
Deshalb läuft die Migration nicht als starrer Massenimport, bei dem ein Fehler alles blockiert. Jedes zahlende Mitglied läuft einzeln durch einen Migrationspfad.
Klärfälle blockieren nicht den Rest.
1.800 von 2.000 gehen durch. Der Rest wird gezielt geklärt.
Eine Mitgliedermigration ist nicht nur ein Datenimport. Mitglieder müssen verstehen, was passiert: dass ihr Verein künftig JoinSports nutzt, dass die Mitgliedschaft auf der Plattform verwaltet wird und dass Beiträge über JoinSports abgerechnet werden.
JoinSports übernimmt diesen Kommunikationsprozess strukturiert und nachvollziehbar — per E-Mail, wenn eine gültige E-Mail vorliegt, andernfalls per Brief.
- ✓Mitglied informiert
- ✓E-Mail zugestellt
- ✓Brief versendet
- ✓Self-Service verfügbar
- ✓Registrierung erfolgt
- ✓Klärfall erforderlich
Erfolgreich migrierte Mitglieder können sich bei JoinSports registrieren und ihre Mitgliedschaft selbst verwalten. Das ist der Moment, in dem die alte Mitgliederverwaltung wirklich abgelöst wird: Mitgliedschaften sind nicht mehr nur Datensätze im Vereinsbüro, sondern digitale Prozesse auf der Plattform.
- Mitgliedschaft einsehen
- Persönliche Daten pflegen
- Zugehörige Personen verwalten
- Zahlungen nachvollziehen
- Kontaktinformationen aktuell halten
- Änderungen digital anstoßen
- Jede Änderung per E-Mail entgegennehmen
- Daten manuell nachtragen
- Beitragslisten händisch korrigieren
- Zahlungsstatus in getrennten Systemen prüfen
- Mitglieder einzeln über Abläufe aufklären
Wenn die Migration durch ist,
läuft die Abrechnung über JoinSports.
Für erfolgreich migrierte Mitgliedschaften läuft die Beitragsabrechnung über JoinSports. Beiträge werden auf Basis der hinterlegten Beitragslogik verarbeitet. Zahlungen laufen über JoinSports. Belege entstehen automatisch. Rücklastschriften und offene Fälle bleiben nicht als Zusatzarbeit im Verein hängen. Einnahmen werden gesammelt abgerechnet und ausgezahlt.
- Manuelle Abrechnungsläufe
- Sollstellungen im Verein
- Bankexporte
- Hin- und Hertragen von Dateien
- Selbst gebaute Beitragslisten
- Zehnmal Nachkontrollieren
- Rücklastschriften im Ehrenamt
- Wer startet den Einzug?
- Beiträge nach Beitragslogik verarbeiten
- Belege automatisch erstellen
- Rücklastschriften strukturiert klären
- Sammelabrechnung pro Periode
- Auszahlung an den Verein
- Status pro Fall sichtbar
Mitgliedschaft angelegt. Beitragslogik definiert. Abrechnung läuft.
Erst sicher wechseln.
Dann die neue Welt nutzen.
Viele Vereine haben Beitragsordnungen, die über Jahre gewachsen sind. Sie funktionieren — aber oft nur, weil einzelne Menschen wissen, wie sie auszulegen sind, wann abgerechnet wird, welche Sonderfälle gelten und wo noch etwas nachkontrolliert werden muss.
Die Migration zu JoinSports zwingt euch nicht dazu, sofort alles neu zu machen.
Der erste Schritt ist bewusst sicher: Eure bestehende Beitragsordnung wird in JoinSports abgebildet, eure Altmitgliedschaften werden migriert und eure bisherige Mitgliederverwaltung wird durch die Plattform ersetzt. Danach läuft die Verwaltung nicht mehr in Listen, Bankexporten und Abrechnungsläufen, sondern über JoinSports.
Und genau dann entsteht der eigentliche Spielraum.
Wenn eure Mitgliedschaften auf der Plattform liegen, könnt ihr entscheiden, ob ihr euer Beitragsmodell modernisieren wollt: einfacher, flexibler, digitaler und näher an dem, was Menschen heute von Mitgliedschaften, Abos und Online-Services erwarten.
Modernisierung ist kein Muss. Aber die Migration schafft die Grundlage dafür.
Beitragsmodell modernisieren —
ohne direkt alles umzuwerfen.
Nach der Migration habt ihr erst einmal eine stabile digitale Grundlage. Eure bestehenden Mitgliedschaften laufen über JoinSports. Eure Beitragslogik ist abgebildet. Eure Mitglieder können in den Self-Service. Die Abrechnung läuft über die Plattform.
Danach könnt ihr Schritt für Schritt entscheiden, was besser werden soll.
Nicht aus Zwang.
Sondern weil es jetzt möglich ist.
- ✓Neue Versionen von Mitgliedschaftstypen anlegen
- ✓Beitragsmodelle vereinfachen
- ✓Monatliche Zahlung ermöglichen
- ✓Jährliche, quartalsweise und monatliche Modelle sauber kombinieren
- ✓Unterjährige Eintritte fairer und verständlicher berechnen
- ✓Kündigungsfristen lockern
- ✓Familien- und Mehrpersonenmodelle modernisieren
- ✓Abteilungen und Zusatzbeiträge klarer strukturieren
- ✓Passive, aktive und Fördermitgliedschaften sauberer unterscheiden
- ✓Mitgliedschaften mit Sport-Abos oder Zusatzangeboten verbinden
- ✓Self-Service für Änderungen stärker nutzen
- ✓Neue Mitgliedschaften online einfacher abschließbar machen
Moderne Sportanbieter wirken nicht modern, weil sie ein PDF-Formular auf der Website haben. Sie wirken modern, wenn Menschen online beitreten, ihre Mitgliedschaft verstehen, Zahlungen nachvollziehen, Änderungen selbst anstoßen und flexible Modelle nutzen können.
Mit JoinSports wird genau das möglich.
Erst wird eure bestehende Mitgliederverwaltung abgelöst. Danach kann euer Verein Mitgliedschaften so anbieten, wie Menschen es heute erwarten: digital, transparent, flexibel und ohne Verwaltungsapparat im Hintergrund.
Nicht erst alles neu erfinden.
Erst alles auf die Plattform bringen — und dann besser machen.
Wenn euer neues Beitragsmodell steht, entsteht daraus eine neue Beitragsordnung.
Wenn euer neues Beitragsmodell in JoinSports steht, kann daraus eine neue Beitragsordnung vorbereitet und exportiert werden — als Grundlage für die Beschlussfassung im Verein.
Das ist der saubere Weg:
- 01Bestehende Beitragsordnung abbilden
- 02Bestehende Mitglieder migrieren
- 03Alte Mitgliederverwaltung ablösen
- 04Neues Beitragsmodell in JoinSports vorbereiten
- 05Neue Beitragsordnung exportieren
- 06Im Verein beschließen
- 07Modernisierte Mitgliedschaften aus der Plattform heraus nutzen
Erst ablösen. Dann modernisieren. Aber erst, wenn euer Verein bereit dafür ist.
Wir übernehmen die Migration.
Ihr bringt die Vereinswahrheit mit.
JoinSports übernimmt den Migrationsprozess. Aber wir brauchen von euch die Informationen, die nur euer Verein kennen kann: Beitragsordnung, Datenquellen, bisherige Einzugslogik und Ansprechpartner:innen, die bestätigen können, wie eure Mitgliedschaften heute funktionieren.
Was nur ihr wisst.
- Aktuelle Beitragsordnung
- Bekannte Mitgliedschaftstypen
- Abteilungs- und Beitragslogiken
- Technisch verarbeitbare Mitgliederdaten
- Vorhandene Zahlungs- und Einzugsdaten
- Gläubiger-Identifikationsnummer
- Ansprechpartner:in für Rückfragen
- Bestätigung bestehender Einzugsgrundlagen
Den ganzen Migrationsprozess.
- Abbildung der Beitragsordnung
- Einrichtung des Online-Beitritts
- Sichtung und Strukturierung der Daten
- Vorbereitung der Migration
- Mitgliederkommunikation
- Status- und Klärfallübersicht
- Technische Migration
- Aktivierung des Self-Service
- Überführung in die Beitragsabrechnung
wahrheit.
Ihr müsst nicht migrieren. Ihr müsst uns zeigen, was heute stimmt.
Die Migration ist Teil des Einstiegs.
Keine Zusatzrechnung für euren Datenbestand.
Die Migration bestehender Mitglieder ist bei JoinSports inklusive. Ihr zahlt keine separate Importpauschale, keine Kosten pro Mitglied und keine Projektgebühr dafür, dass eure bestehenden Mitgliedschaften auf die Plattform kommen.
Was Vereine vor dem Wechsel wissen wollen.
Müssen wir alle Mitglieder selbst neu anlegen?+
Was passiert mit neuen Mitgliedern während der Migration?+
Was passiert, wenn nicht alle Mitgliederdaten vollständig sind?+
Können Mitglieder ohne E-Mail-Adresse migriert werden?+
Was passiert, wenn ein Mitglied gar nicht erreichbar ist?+
Können bestehende SEPA-Daten übernommen werden?+
Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer?+
Wann kann die alte Mitgliederverwaltung abgeschaltet werden?+
Können wir nach der Migration unsere Beitragsordnung modernisieren?+
Kostet die Migration extra?+
Raus aus der alten Mitgliederverwaltung.
Rein in JoinSports.
Lass uns gemeinsam anschauen, wie eure Mitglieder heute verwaltet werden, welche Datenquellen es gibt und wie der Migrationspfad für euren Verein aussieht.
„Nicht Altbestand verwalten. Mitgliedschaften in die neue Welt bringen."