Aus jeder Spende eine fertige Bescheinigung.
Geld-, Aufwands- und Sachspenden im Manager erfassen, Positionen anlegen, finalisieren – fertig. Die Zuwendungsbestätigung baut sich aus euren Vereinsstammdaten, eurem gültigen Freistellungsbescheid und den BMF-Pflichtangaben automatisch zusammen. Kein Vorlagen-Frickel, kein Excel-Hilfsdokument, kein „Wer macht die Bescheinigung dieses Jahr?".
Hinweis: Den Geldeingang selbst bucht euer Verein wie gewohnt über sein Vereinskonto. JoinSports erfasst und dokumentiert die Spende – die Bescheinigung folgt automatisch.
vom 12.03.2025finalisiert
Vier Schritte im Manager bis zur fertigen Bescheinigung.
Erfassen, Positionen anlegen, Eingang bestätigen, finalisieren. Jeder Schritt endet in einem nutzbaren Ergebnis. Den Geldeingang bucht euer Verein weiter selbst auf seinem Vereinskonto – wir kümmern uns um den Vorgang drumherum.
Spende erfassen
Im Manager-Bereich „Spenden" eine neue Spende anlegen – mit Typ, Spender und Tag der Zuwendung.
- ✓Spender aus dem Vereins-CRM auswählen
- ✓Geld, Aufwand oder Sach festlegen
- ✓Verwendungszweck und Notiz optional
Positionen anlegen
Beträge oder Sachgegenstände als einzelne Positionen hinzufügen – sortiert in Eingabereihenfolge.
- ✓Mehrere Positionen pro Spende
- ✓Bei Sachspenden: Alter, Kaufpreis, Zustand, Herkunft
- ✓Gesamtsumme wird automatisch berechnet
Eingang bestätigen
Sobald das Geld da ist oder die Sachspende übergeben wurde: Tag der Zuwendung setzen oder bestätigen.
- ✓Datum jederzeit nachpflegbar
- ✓Entwurf jederzeit als PDF herunterladbar
- ✓Spende bleibt änderbar bis zur Finalisierung
Spende finalisieren
Mit einem Klick wird die Spende finalisiert. Die finale Zuwendungsbestätigung steht im Dokumentenmanagement zum Download.
- ✓Pflichtangaben automatisch übernommen
- ✓Gültiger Freistellungsbescheid wird gezogen
- ✓Versionierte Ablage im Dokumentenmanagement
Drei Spendentypen mit jeweils eigenen Pflichtfeldern.
Geldspende
Eine Person zahlt Geld an euren Verein. Klassischer Spendenvorgang, beliebig viele Positionen pro Spende.
- Beschreibung pro Position
- Betrag in Cent-genau
- Tag der Zuwendung
- Optional: Verwendungszweck
Aufwandsspende
Ein:e Ehrenamtliche:r verzichtet auf die Erstattung von Aufwendungen – die wird stattdessen als Spende verbucht.
- Wie Geldspende, plus
- Checkbox: Verzicht auf Erstattung
- BMF-Pflichtfeld auf der Bescheinigung
- Klare Kennzeichnung im Manager
Sachspende
Ein:e Spender:in übergibt einen Sachgegenstand. Pro Position werden alle BMF-Pflichtangaben erfasst.
- Beschreibung des Gegenstandes
- Alter, Zustand, Kaufpreis
- Herkunft (privat / betrieblich)
- Geschätzter Wert in Cent
Pflichtangaben, Stammdaten und Freistellungsbescheid landen automatisch auf der Bescheinigung.
Beim Finalisieren der Spende verbindet JoinSports alle BMF-Pflichtangaben, eure Vereins-Stammdaten und den für den Spendentag gültigen Freistellungsbescheid zu einer fertigen Zuwendungsbestätigung – als versionierte PDF im Dokumentenmanagement.
Spender-Stammdaten
Name und Adresse werden aus dem Vereins-CRM gezogen und auf die Bestätigung übernommen.
Tag der Zuwendung
Das von euch erfasste fachliche Datum landet als BMF-Pflichtangabe auf dem Dokument.
Spendentyp & Aufwand
Geld, Aufwand oder Sach – das richtige amtliche Muster wird automatisch gewählt.
Pro-Position-Darstellung
Alle Positionen erscheinen einzeln auf der Bestätigung, inklusive Sachspenden-Details.
Vereins-Stammdaten
Name, Anschrift, Vertretungsberechtigte – direkt aus den Vereinseinstellungen.
Gemeinnützigkeits-Hinweis
Pflichtformulierung zur Gemeinnützigkeit und Zweckverwendung wird automatisch ergänzt.
Für jede Spende sucht JoinSports automatisch den Freistellungsbescheid, der für den Tag der Zuwendung gültig war. Hinterlegt der Verein einen neuen Bescheid im Manager, wird er für alle künftigen Spenden automatisch verwendet – alte Bescheinigungen behalten ihren historischen Bescheid.
Drei klare Status für jede Spende.
Jede Spende hat einen eindeutigen Status. Änderungen sind nur im Entwurf möglich. Finalisierte Bescheinigungen werden eingefroren und versioniert abgelegt – jede Korrektur passiert kontrolliert, mit vollem Audit-Trail.
Die Spende wird vorbereitet.
In dieser Phase sind alle Felder änderbar. Positionen können hinzukommen, entfernt oder bearbeitet werden. Eine Entwurfs-PDF ist jederzeit verfügbar.
- Positionen hinzufügen / bearbeiten / löschen
- Stammdaten ändern
- Entwurfs-PDF herunterladen
Die Bescheinigung ist fertig.
Mit dem Finalisieren wird die Spende eingefroren und die finale Zuwendungsbestätigung als versionierte PDF im Dokumentenmanagement abgelegt.
- Finale PDF herunterladen
- Zurück auf Entwurf (Repair-Pfad)
- Versionen einsehen
Die Spende ist ungültig.
Stornierte Spenden bleiben als Audit-Trail erhalten – mit optionalem Stornierungsgrund. Keine Bearbeitung mehr möglich.
- Stornierungsgrund einsehen
- Verlauf im Audit nachvollziehen
- Bei Bedarf neue Spende erfassen
Stornierte Spenden sind eingefroren. Eine Korrektur erfolgt durch das Anlegen einer neuen Spende – sauber dokumentiert, ohne Rückdatierung.
Spenden werden zum Plattformprozess.
In 30 Minuten zeigen wir live, wie Spenden, Pflichtangaben und Freistellungsbescheid in JoinSports zusammenspielen – vom Erfassen bis zur versionierten Bescheinigung im Dokumentenmanagement.