Mahnwesen, ohne dass euer Verein mahnen muss.
Scheitert eine Zahlung, bleibt eine JoinSports-Rechnung offen oder fehlt ein nutzbarer Zahlweg, entsteht automatisch ein Mahnfall. JoinSports bündelt die offenen Positionen, versendet die Schreiben und stellt dem zahlenden Konto eine persönliche Zahlseite bereit.
Ihr müsst keinen Mahnfall anlegen, keine Texte formulieren, keine Fristen überwachen und keine Briefe verschicken. Im Manager seht ihr jederzeit, welche Forderungen enthalten sind, welche Stufe erreicht ist, was versendet wurde, was eingegangen ist und was offen bleibt.
Offene Zahlungen nicht nur anzeigen, sondern abwickeln.
Vereinssoftware zeigt offene Beträge an. JoinSports führt das Verfahren: von der fehlgeschlagenen Zahlung über die Schreiben bis zum zugeordneten Zahlungseingang.
Der Verein sieht den Fall. JoinSports führt ihn.
Ein fehlgeschlagener Einzug ist technisch nur ein Zahlungsvorgang. Zum Vereinsproblem wird er erst durch alles, was danach kommt – genau das übernimmt JoinSports.
Der Mahnfall entsteht automatisch
Bleibt eine über JoinSports zahlbare Forderung offen, wird sie in das Mahnwesen aufgenommen. Ihr müsst keinen Fall anlegen und keine Rücklastschrift im Kontoauszug suchen.
Ein Fall pro Zahler und Verein
Offene Positionen desselben zahlenden Kontos werden gebündelt. Statt fünf einzelner Erinnerungen gibt es einen klaren offenen Gesamtstand.
Schreiben und Fristen laufen im System
Sechs Stufen, jeweils 14 Tage Abstand, zehn Tage Zahlungsziel je Schreiben. Keine Vorlagen pflegen, keine Wiedervorlagen führen.
E-Mail und Briefpost ohne eigenen Aufwand
Ab der vierten Stufe geht das Schreiben zusätzlich per Post. Druck, Kuvertierung und Postausgang übernimmt JoinSports.
Zahlungen ordnen sich selbst zu
Persönliche virtuelle IBAN und eindeutiger Verwendungszweck – der Zahlungseingang landet im richtigen Mahnfall, Teilzahlungen werden angerechnet.
Kontrolle bleibt im Verein
Ihr prüft Fälle, gebt frei und könnt eigene Forderungspositionen pausieren oder fortsetzen – ohne den Gesamtfall zu verlieren.
Der Mahnfall wird nicht angelegt – er entsteht.
Sobald eine über JoinSports zahlbare Forderung nicht wie vorgesehen beglichen werden kann, wird sie in das Mahnwesen aufgenommen. Das gilt für die zentralen Zahlungsarten der Plattform.
Fehlgeschlagener Einzug
Eine SEPA-Lastschrift oder Kartenzahlung kann nicht abgeschlossen werden.
Rücklastschrift
Eine bereits eingezogene Lastschrift wird von der Bank zurückgegeben.
Unbezahlte JoinSports-Rechnung
Eine über JoinSports ausgestellte Forderung bleibt über die vorgesehene Frist hinaus offen.
Fälligkeit ohne nutzbaren Zahlweg
Ein Beitrag, eine Rate oder eine spätere Zahlung wird fällig, aber es ist keine belastbare Zahlungsmethode vorhanden.
Regelmäßige Prüfung
JoinSports prüft laufend, ob fällige Forderungen noch keinem Mahnfall zugeordnet sind.
Ein Zahler, ein Verein, ein klarer Gesamtstand.
Für dasselbe zahlende Konto und denselben Verein gibt es höchstens einen offenen Mahnfall. Weitere offene Beträge werden als neue Positionen aufgenommen.
Gemahnt wird immer das zahlende Konto – nicht automatisch die teilnehmende Person. Hat ein Elternteil zwei Angebote für zwei Kinder gebucht, liegen beide offenen Positionen im Mahnfall des Elternteils.
- Hauptforderungen des Vereins
- tatsächlich angefallene Kosten des Zahlungsdienstleisters
- unterschiedliche Buchungen und Fälligkeitsdaten
- bereits eingegangene Teilbeträge
- später hinzukommende Forderungen
- sämtliche Schreiben und der offene Gesamtbetrag
Ein Schreiben, das jede Position einzeln ausweist – mit Gläubiger, Fälligkeit und Betrag.
Geplant
Der Fall ist angelegt, sammelt Positionen und wartet auf Freigabe oder Beginn.
Im Mahnverfahren
Mindestens ein Schreiben wurde erzeugt.
Beglichen
Der offene Gesamtbetrag wurde vollständig über den Mahnfall bezahlt.
Erledigt
Die Positionen wurden auf anderem Weg geklärt – etwa durch Storno, Gutschrift oder direkte Zahlung an den Verein.
Erst sammeln, dann sauber starten.
Ein fehlgeschlagener Einzug löst nicht sofort eine Kette einzelner Schreiben aus. Während des Sammelfensters können weitere offene Positionen desselben Zahlers in den Mahnfall aufgenommen werden.
Standardmäßig drei Tage, einstellbar von 1 bis 60
- mehrere offene Positionen in einem Schreiben
- weniger einzelne Benachrichtigungen
- klarer Gesamtbetrag
- Zeit für eine interne Prüfung
- Gelegenheit, einzelne Positionen vor dem Start zu pausieren
Kein Schreiben geht ungeprüft raus
Bevor ein Mahnfall für den Besteller sichtbar wird und das erste Schreiben entsteht, muss er freigegeben sein. Die automatische Freigabe ist standardmäßig aktiv und lässt sich konfigurieren oder vollständig auf manuelle Freigabe umstellen.
Sechs Stufen mit festen Fristen – vom Hinweis bis zum Abschluss.
JoinSports führt Mahnfälle durch sechs aufeinander aufbauende Stufen. Zwischen den Stufen liegen jeweils 14 Tage, jedes Schreiben nennt ein Zahlungsziel von zehn Tagen ab Datum des Schreibens.
Zahlungserinnerung
Freundlicher Hinweis, dass eine Zahlung nicht abgeschlossen werden konnte oder noch offen ist.
E-MailZweite Zahlungserinnerung
Erneute freundliche Aufforderung, falls der offene Betrag weiterhin nicht vollständig eingegangen ist.
E-Mail1. Mahnung
Die offene Forderung wird nachdrücklich zur Zahlung angefordert.
E-Mail2. Mahnung
Das Schreiben wird zusätzlich zur E-Mail per Briefpost versendet.
E-Mail + Post3. Mahnung
Letzte Zahlungsaufforderung innerhalb des regulären außergerichtlichen Ablaufs.
E-Mail + PostAbschluss der außergerichtlichen Mahnung
Der automatische Stufenlauf wird abgeschlossen. Der Mahnfall bleibt offen, sichtbar und weiterhin zahlbar.
E-Mail + PostEine neue Position behält ihren eigenen Mahnstand.
Kommt während eines laufenden Mahnfalls eine weitere Forderung hinzu, wird sie als neue Position in den bestehenden Fall aufgenommen – als Nachtrag oder im ohnehin anstehenden Stufenschreiben.
Die neue Position wird ausdrücklich als neu gekennzeichnet. Sie startet nicht wieder bei null und wird auch nicht so dargestellt, als wäre sie bereits mehrfach angemahnt worden.
- die neu hinzugekommene Position
- den neuen offenen Gesamtbetrag
- den bisherigen Verfahrensstand
- den eigenen Beginn der neuen Position
- das aktuelle Zahlungsziel
Erst per E-Mail, ab Stufe 4 zusätzlich per Briefpost.
Die ersten Stufen gehen per E-Mail raus, sofern eine zustellbare Adresse vorhanden ist. Ist keine erreichbare E-Mail-Adresse hinterlegt, beginnt die Zustellung direkt per Post. Ihr müsst keine Briefe erzeugen, drucken, kuvertieren oder versenden.
- persönliches Anschreiben
- vollständiges Schreiben als PDF
- direkter Link zur Zahlseite
- Zustellstatus nachvollziehbar
- Wechsel auf Post bei dauerhaftem Zustellproblem
- vollständiges Mahnschreiben als PDF
- Anschrift im Fensterkuvert-Format
- Postausgang und Druckstapel
- Druck und Kuvertierung durch JoinSports
- Status bis zum Versand sichtbar
An: Anna Beispiel, Lindenweg 4, 84028 Landshut
Jede Aussendung wird als eigenes PDF erzeugt und am Mahnfall gespeichert. Ihr könnt genau das Dokument öffnen, das dem Besteller zugesendet wurde – mit Positionen, Gläubigern, Teilzahlungen, Zahlungsziel und Überweisungsdaten.
Verwendungszweck: DC-2026-1842
Ein Mahnfall, eine persönliche Zahlseite.
Jeder freigegebene Mahnfall erhält eine eigene Zahlseite im JoinSports-Konto des Bestellers: offener Stand, alle Positionen mit Gläubiger, bereits eingegangene Beträge, sämtliche Schreiben und die verfügbaren Zahlungswege.
Persönliche virtuelle IBAN
Virtuelle IBAN und eindeutiger Verwendungszweck ordnen den Zahlungseingang automatisch dem richtigen Mahnfall zu. Ändert sich der offene Betrag, werden die Zahlungsdaten aktualisiert.
Gespeicherte Karte
Der vollständige offene Betrag kann online mit einer hinterlegten Karte bezahlt werden.
- keine manuelle Suche im Kontoauszug, keine unsichere Zuordnung nach Namen
- eingegangene Teilbeträge werden gespeichert und sichtbar abgezogen
- das Verfahren läuft nur für den verbleibenden Rest weiter
- bei vollständiger Deckung verteilt JoinSports die Zahlung auf die Forderungen und schließt den Fall als „Beglichen“
- die Vereinsforderungen laufen anschließend durch den regulären Buchungs- und Auszahlungsprozess
Ein gescheiterter Zahlweg wird nicht weiter belastet.
Scheitert eine SEPA-Lastschrift oder wird ein Mandat unbrauchbar, wird dieser Zahlweg für weitere automatische Einzüge gesperrt. Das verhindert, dass dieselbe problematische Zahlungsmethode immer wieder belastet wird und weitere Rückgaben erzeugt.
- Hinweis auf den gesperrten Zahlweg mit Kennzeichnung „Gesperrt“
- Button „Zahlmethode hinterlegen“
- betroffene zukünftige Zahlungen
- laufende Mitgliedschaften und Abos
- eine klare Erklärung im Mahnschreiben
- die Zahlungsmethode reparieren
- Bankdaten entgegennehmen
- einen neuen Einzug manuell vorbereiten
- dieselbe Lastschrift erneut versuchen
- dem Mitglied technische Zahlungsfehler erklären
Die betroffene Person hinterlegt selbst eine neue Zahlungsmethode – im eigenen Bereich, ohne Rückfrage in der Geschäftsstelle.
JoinSports führt das Verfahren, der Verein behält die Entscheidung.
Das Mahnwesen läuft automatisch, aber nicht starr. Im Manager prüft ihr Mahnfälle, gebt sie frei und könnt eigene Forderungspositionen pausieren oder fortsetzen – für Rückfragen, Härtefälle und interne Prüfungen.
- einen wartenden Mahnfall freigeben
- eine einzelne Vereinsposition pausieren
- alle eigenen Positionen pausieren
- pausierte Forderungen fortsetzen
- Massenaktionen für mehrere Fälle nutzen
- eine Bestellung als bezahlt markieren, stornieren oder gutschreiben
- Position erscheint nicht im Schreiben
- Position gehört nicht zum Zahlbetrag
- pausierte Position rückt nicht weiter
- sind alle Positionen pausiert, wird nichts versendet
- Zeitpunkt und handelnde Person werden protokolliert
Storno, Gutschrift oder direkte Zahlung: der Mahnfall zieht nach.
Ein Mahnfall ist keine statische Momentaufnahme. JoinSports gleicht die enthaltenen Positionen fortlaufend mit den zugrunde liegenden Bestellungen und Forderungen ab.
Bestellung storniert
Die Position wird aus dem Mahnfall entfernt.
Vollständige Gutschrift
Die Position wird aus dem Mahnfall entfernt.
Teilgutschrift
Der Betrag im Mahnfall wird aktualisiert.
Direkt an den Verein bezahlt
Die Position wird als bezahlt geführt.
Als bezahlt markiert
Der Mahnfall übernimmt den neuen Zustand.
Keine offene Position mehr
Der Fall schließt sich selbst als „Erledigt“ oder „Beglichen“.
Keine Mahnpauschalen, keine Verzugszinsen, keine Portokosten.
JoinSports erhöht offene Forderungen nicht durch pauschale Mahnkosten. Besteller zahlen die offene Hauptforderung des Vereins und – sofern tatsächlich entstanden – die konkreten Kosten eines fehlgeschlagenen oder zurückgegebenen Zahlungsvorgangs.
- Mahngebühren
- pauschale Bearbeitungsgebühren
- Portokosten
- Verzugszinsen
- künstliche Zuschläge
- Hauptforderung des Vereins separat
- tatsächliche Kosten des Zahlungsdienstleisters separat
- Gläubiger je Position sichtbar
- Grund einer Rückgabe verständlich bezeichnet
- keine Vermischung von Vereins- und JoinSports-Forderungen
Der Verein bleibt Gläubiger seiner Hauptforderung
JoinSports wickelt die Zahlung im Auftrag des Vereins ab, nimmt Zahlungen auf die ausgewiesenen Vereinsforderungen entgegen und führt das Mahnverfahren. Tatsächlich angefallene Kosten eines fehlgeschlagenen Zahlungsvorgangs sind getrennt als Forderung von JoinSports ausgewiesen – diese Rollenverteilung steht in jedem Schreiben.
Alle Fälle, Stufen, Schreiben und Zahlungen im Manager.
Der Menüpunkt „Mahnfälle“ liegt im Bereich „Bestellungen“. Eine eigene Kachel zeigt die wichtigsten Zahlen, die Liste bietet Filter, Sortierung, Tabellen- und Kachelansicht sowie Massenaktionen.
Mahnfallnummer, Kontakt, Status, Freigabestatus, Stufe, Hauptforderung, Nebenforderung, bereits eingegangen, älteste und neueste Forderung, nächster Termin, letzte E-Mail, letzter Brief.
Stammdaten, alle Positionen mit Gläubiger und Fälligkeit, sämtliche Aussendungen mit Kanal, Versandstatus und PDF sowie alle Zahlungsbewegungen bis zur vollständigen Begleichung.
Mahnfälle sind auch in der Kontakt-Akte sichtbar, offene Fälle hervorgehoben. An der betroffenen Bestellung ist erkennbar, ob eine Position in einem Mahnfall liegt.
Der Einzug scheitert. Der Prozess nicht.
Fünf Situationen, die früher an der Geschäftsstelle oder am Kassenwart hängen geblieben sind.
Das Konto war nicht gedeckt
Ein Mitgliedsbeitrag kann nicht eingezogen werden. JoinSports setzt die Forderung auf fällig, sperrt den problematischen Zahlweg für weitere automatische Einzüge und nimmt die offene Position in den Mahnfall auf. Nach dem Sammelfenster startet die Zahlungserinnerung – mit Zahlseite, Überweisungsdaten und Kartenzahlung. Ihr seht den Fall im Manager, ohne eine Mail zu schreiben oder eine Frist zu notieren.
Zwei Kinder, drei offene Positionen
Ein Elternteil hat für zwei Kinder mehrere Angebote gebucht, zwei Zahlungen schlagen innerhalb weniger Tage fehl. Es entsteht kein separater Prozess pro Kind und keine einzelne Erinnerung pro Buchung: Die offenen Positionen werden beim zahlenden Elternkonto in einem Mahnfall gebündelt. Das Schreiben zeigt jede Position einzeln und den offenen Gesamtbetrag.
Eine Position ist unklar
Ein Besteller bestreitet eine einzelne Kursbuchung, hat aber weitere unstrittige offene Beiträge im selben Fall. Ihr pausiert nur die betroffene Position – sie verschwindet aus den nächsten Schreiben und aus dem Zahlbetrag, der restliche Mahnfall läuft weiter. Nach der Klärung könnt ihr sie fortsetzen, gutschreiben, stornieren oder als bezahlt markieren.
Ein Teil ist eingegangen
Ein Besteller überweist nur einen Teil des Gesamtbetrags. JoinSports ordnet die Zahlung über die virtuelle IBAN dem Mahnfall zu und weist sie als „Bereits eingegangen“ aus. Der offene Gesamtbetrag reduziert sich, alle weiteren Schreiben enthalten nur noch den verbleibenden Rest.
E-Mail dauerhaft nicht zustellbar
Eine Zahlungserinnerung kann dauerhaft nicht per E-Mail zugestellt werden. JoinSports erkennt das Zustellproblem, weitere Schreiben gehen per Briefpost raus. Im Mahnfall seht ihr den fehlgeschlagenen E-Mail-Status und den anschließenden Postversand.
Was Vereine zum Mahnwesen fragen.
Nein. Mahnfälle entstehen automatisch aus offenen Forderungen der JoinSports-Zahlungsabwicklung.
Zum Beispiel Mitgliedsbeiträge, Kurs- und Angebotsbuchungen, Tickets, Abo-Raten, spätere Zahlungstermine und unbezahlte JoinSports-Rechnungen.
Bei der Hauptforderung bleibt der jeweilige Verein Gläubiger. JoinSports wickelt Zahlung und Mahnverfahren im Auftrag des Vereins ab. Tatsächlich angefallene Kosten eines fehlgeschlagenen Zahlungsvorgangs werden separat als Forderung von JoinSports ausgewiesen.
Nein. Die Texte und Dokumente sind zentral vorbereitet und für das Verfahren einheitlich hinterlegt.
Sechs: zwei Zahlungserinnerungen, drei Mahnungen und den Abschluss der außergerichtlichen Mahnung.
Jeweils 14 Tage. Jedes Schreiben enthält ein Zahlungsziel von zehn Tagen ab Datum des Schreibens.
Ab der vierten Stufe zusätzlich zur E-Mail. Ist keine zustellbare E-Mail-Adresse vorhanden, erfolgt die Zustellung von Beginn an per Post.
Nein. JoinSports erzeugt die PDFs, führt den Postausgang, erstellt Druckstapel und übernimmt Druck und Kuvertierung.
Über eine persönliche virtuelle IBAN per Überweisung oder online mit einer gespeicherten Karte.
Ja. Eingegangene Teilbeträge werden am Mahnfall gespeichert, vom offenen Gesamtbetrag abgezogen und in weiteren Schreiben ausgewiesen.
Ihr könnt eure eigenen Forderungspositionen pausieren. Sind alle Positionen pausiert, rückt der Fall nicht weiter und es werden keine Schreiben versendet.
Ja. Jede Hauptforderung des Vereins kann separat pausiert und später fortgesetzt werden.
JoinSports gleicht die Positionen automatisch mit der Bestellung ab: Stornierte oder vollständig gutgeschriebene Positionen werden aus dem Mahnfall entfernt, Teilgutschriften reduzieren den Betrag.
Die Bestellung kann als bezahlt markiert werden. Die Position wird daraufhin im Mahnfall als bezahlt behandelt.
Nein. JoinSports erhebt keine pauschalen Mahngebühren, Portokosten oder Verzugszinsen. Ausgewiesen werden ausschließlich die Hauptforderung und gegebenenfalls tatsächlich angefallene Kosten des Zahlungsdienstleisters.
Der automatische außergerichtliche Stufenlauf ist abgeschlossen. Der Mahnfall bleibt offen und weiterhin zahlbar. Über mögliche weitere Schritte entscheidet der jeweils ausgewiesene Gläubiger.
Ja. Die Zahlseite enthält die Aussendungen des Mahnfalls mit Datum, Kanal und PDF-Link.
Ja. In der Kontakt-Akte des Vereins gibt es einen eigenen Abschnitt für Mahnfälle.
Wo der Zahlungsprozess anfängt und wie er weiter läuft.
Mahnarbeit raus aus dem Verein – zeigen wir euch einen echten Mahnfall live.
Wir gehen mit euch durch Entstehung, Bündelung, Freigabe, die sechs Stufen, Zahlseite, Teilzahlungen und die Steuerung im Manager.