Ein Schreiben. Jeder Empfänger bekommt sein eigenes Dokument.
Erstellt formale Vereinsschreiben direkt im JoinSports Manager. Die Plattform personalisiert den Brief für jeden Empfänger, erzeugt ein eigenes PDF und entscheidet anhand der vorhandenen Kontaktdaten, ob die Zustellung per E-Mail oder über den Postausgang erfolgt.
Empfänger mit E-Mail-Adresse erhalten das Schreiben aus eurem Vereins-Postfach. Alle anderen landen mit ihrem persönlichen PDF im Postausgang. Antworten kommen als Konversation zurück, zugestellte Dokumente bleiben dauerhaft im persönlichen Online-Archiv.
Einladung zur Mitgliederversammlung 2027
{{anrede}},
hiermit laden wir dich herzlich zur ordentlichen Mitgliederversammlung am 14. März ein.
Nicht nur Serienbriefe erzeugen, sondern die Zustellung organisieren.
Ein Serienbrief erzeugt Dateien. Der Dokumentenausgang führt den kompletten Zustellprozess – von der Freigabe bis ins Archiv des Empfängers.
Formale Vereinspost, die nicht in Word, Outlook und Papier zerfällt.
Ein offizielles Vereinsschreiben ist kein Newsletter. Es braucht Briefkopf, persönliche Anrede, ein finales Dokument, einen Zustellweg, einen Status je Empfänger und ein Archiv.
Ein Text, viele persönliche Schreiben
Ihr formuliert das Schreiben einmal. Für jeden Kontakt entsteht ein eigenes finales PDF mit Anschrift, persönlicher Anrede, Titel, Datum und Dokumenten-ID.
Empfänger aus dem Vereins-CRM
Keine Excel-Liste, kein Export: Ihr wählt einzelne oder mehrere Kontakte direkt aus eurem Vereinsbestand aus.
Kanalwahl ohne doppelte Liste
Bei der Freigabe prüft JoinSports die Kontaktdaten und bereitet je Person E-Mail oder Postausgang vor. Ihr müsst nichts vorsortieren.
Rückkanal im Vereins-Postfach
Antworten auf E-Mail-Schreiben öffnen die zugehörige Konversation im gemeinsamen Posteingang – nicht im privaten Postfach einer Einzelperson.
Druckstapel statt Einzeldownload
Postsendungen fasst ihr zu einem sortierten Sammel-PDF zusammen, bei Bedarf für beidseitigen Druck vorbereitet.
Dokumente bleiben auffindbar
Jedes finale PDF hängt am Vereinskontakt. Zugestellte Schreiben erscheinen dauerhaft im persönlichen Online-Archiv des Empfängers.
Einmal schreiben. Persönlich zustellen.
Vom Entwurf bis zum archivierten Dokument bleibt alles im Manager. Ihr gebt frei, JoinSports macht daraus einzelne Sendungen.
Schreiben anlegen
Ihr vergebt einen internen Titel und schreibt den Inhalt direkt im Manager.
Briefkopf und Absender wählen
Passender Vereins-Briefkopf und für den E-Mail-Versand das gewünschte Vereins-Postfach.
Empfänger auswählen
Ein oder mehrere Kontakte werden direkt aus dem Vereins-CRM zugeordnet.
Personalisierung prüfen
Marker für Anrede, Vorname und Nachname werden pro Empfänger aufgelöst.
Versand freigeben
Mit der Freigabe wird die Empfängerliste eingefroren. Für jeden Empfänger entsteht ein finales Brief-PDF.
Kanal wird bestimmt
Kontakte mit erreichbarer E-Mail-Adresse erhalten das Schreiben per E-Mail, alle anderen gehen in den Postausgang.
Sendungen verfolgen
Jede Person hat eine eigene Sendung mit Kanal, Status, PDF und Zustellverlauf.
Dokument bereitstellen
Nach der Zustellung erscheint das Schreiben im Online-Dokumentenarchiv des Empfängers.
Ein Text, aus dem viele persönliche Schreiben entstehen.
JoinSports verwendet die Angaben, die im Vereins-CRM schon vorhanden sind. Mit Textmarkern setzt ihr sie ins Schreiben ein – aufgelöst wird für jeden Empfänger einzeln.
Die Anrede folgt einer klaren Kette: individuelle Anrede am Kontakt, gewünschte Anredeart des Vereins, neutrale Rückfälle, wenn einzelne Angaben fehlen. Hat ein Firmenkontakt keine konkrete Ansprechperson, wird eine passende Unternehmensanrede verwendet.
- Liebe / Lieber mit Vorname
- Hallo mit Vorname
- Guten Tag mit Vorname
- Guten Tag Frau / Herr mit Nachname
- Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr mit Nachname
- Neutrale Form, wenn notwendige Angaben fehlen
{{anrede}},
die Einladung zur Mitgliederversammlung findest du im Anhang, {{vorname}}.
Pro Empfänger: eigene Sendung, eigener Kanal, eingefrorene Adresse, finales PDF, eigener Status, Verknüpfung zum Vereinskontakt.
Der richtige Absender auf jedem Schreiben.
Briefköpfe verwaltet ihr im Dokumentenbereich und wählt sie pro Schreiben aus. Die strukturierten Absenderdaten übernimmt JoinSports automatisch in das PDF.
Ist kein besonderer Briefkopf ausgewählt, greift der Standard-Briefkopf beziehungsweise die hinterlegten rechtlichen Vereinsdaten.
- Vereins- oder Organisationsname
- Straße, Postleitzahl und Ort
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Website
- Registerangaben und steuerliche Stammdaten
- Einheitlicher Vereinsauftritt
- Mehrere Briefköpfe zentral verwalten
- Keine Absenderdaten in jeder Word-Datei
- Stammdaten an einer Stelle pflegen
Der Zustellweg folgt dem Kontakt.
Ihr müsst die Empfänger nicht vorab in E-Mail- und Postlisten aufteilen. Bei der Freigabe prüft JoinSports für jede Person die vorhandenen Kontaktdaten.
Zustellung per Vereins-E-Mail
Ist eine E-Mail-Adresse am Kontakt oder am verknüpften JoinSports-Konto vorhanden, wird die Sendung als E-Mail aus dem gewählten Vereins-Postfach vorbereitet.
Zustellung über den Postausgang
Ohne erreichbare E-Mail-Adresse landet das persönliche PDF im Postausgang – zum Drucken, Kuvertieren und Als-versendet-Markieren.
Der ermittelte Kanal und die verwendete Adresse werden an der Sendung festgehalten. Alle Sendungen bleiben im selben Vorgang sichtbar.
Offizielle Post kommt vom Verein – und die Antwort kommt zurück.
In Verbindung mit der Mails-App wird das Schreiben aus einem echten Vereins-Postfach versendet. Der Titel wird zum Betreff, der personalisierte Brieftext steht in der Nachricht, das finale PDF ist angehängt.
Jede versendete E-Mail wird als geschlossene Konversation abgelegt, damit der gemeinsame Posteingang nicht mit automatisch versendeten Schreiben geflutet wird. Antwortet ein Empfänger, öffnet JoinSports die Konversation automatisch wieder – mit vollständigem Verlauf.
- welches Schreiben versendet wurde
- an wen es ging und welches PDF dazugehört
- was die Person geantwortet hat
- welcher Vereinskontakt betroffen ist
Jede Sendung hat ihren eigenen Status.
Jede E-Mail-Sendung erhält einen eigenen Status. So ist nachvollziehbar, was mit jeder einzelnen Sendung passiert ist – nicht nur, dass „die Mail raus ist“.
Die Nachricht wird für den Versand vorbereitet.
Die E-Mail wurde an die Versandstrecke übergeben.
Der empfangende Mailserver hat die Nachricht angenommen.
Die Adresse konnte nicht erreicht werden oder die Nachricht wurde abgewiesen.
Fehler sehen, Adresse korrigieren, gezielt neu zustellen.
Zustellprobleme verschwinden nicht in einem technischen Mailprotokoll. Sie landen gesammelt im Korb „Zustellprobleme“ – mit betroffener Person, verwendeter Adresse und Diagnose.
E-Mail erneut senden
Die Empfängeradresse wird neu aus dem Kontakt ermittelt. Wurde sie inzwischen korrigiert, verwendet JoinSports die aktuelle Adresse für den neuen Versuch.
In den Postweg überführen
Der Zustellkanal wird auf Post umgestellt. Das Brief-PDF wird entsprechend neu erzeugt, die Sendung landet im Postausgang.
Bekannte Problemadressen
Adressen, die bereits als dauerhaft unzustellbar oder problematisch bekannt sind, werden vor einem erneuten Versand erkannt und nicht wieder angeschrieben.
Was nicht per Mail geht, liegt vorbereitet im Postausgang.
Kontakte ohne erreichbare E-Mail-Adresse werden nicht aus dem Schreiben ausgeschlossen. Für sie entsteht ebenfalls ein persönliches Brief-PDF – im Postausgang zum Herunterladen, Drucken, Kuvertieren und Als-versendet-Markieren.
Unvollständige Anschriften werden gekennzeichnet, damit ihr vor dem Druck gezielt nacharbeiten könnt.
- Empfänger, Schreiben und eingefrorene Anschrift
- Sendungsstatus und Brief-PDF
- Zuordnung zu einem Druckstapel
- Aktion „Als versendet markieren“
Aus 120 einzelnen PDFs wird ein Druckstapel.
Mehrere Postsendungen könnt ihr schreibenübergreifend auswählen und zu einem gemeinsamen Druckstapel zusammenfassen. JoinSports erzeugt daraus ein Sammel-PDF, sortiert nach dem Nachnamen der Empfänger.
Ein Download, ein Drucklauf
- Mehrere Sendungen auswählen und benennen
- Sammel-PDF automatisch erzeugen
- Sortierung nach Empfängernachname
- Gesamten Stapel als versendet markieren
- Einzelne Sendung entnehmen oder Stapel auflösen
- Sammel-PDF nach Änderungen neu erzeugen
Kein Brief beginnt auf der Rückseite des vorherigen
Beim Anlegen eines Druckstapels aktiviert ihr die Vorbereitung für beidseitigen Druck. Hat ein einzelner Brief eine ungerade Seitenzahl, ergänzt JoinSports eine Leerseite – so startet der nächste Empfängerbrief auf einem neuen Blatt.
Postausgang, Druckstapel, Probleme und Versendetes – klar getrennt.
Der Dokumentenausgang organisiert Sendungen nicht in einer langen Gesamtliste, sondern zusätzlich in klaren Arbeitskörben. Die Zähler aktualisieren sich nach euren Aktionen im Manager.
Postausgang
Briefe, die gedruckt und postalisch versendet werden müssen.
Druckstapel
Für den Druck vorbereitete Sendungen mit Sammel-PDF.
Zustellprobleme
E-Mail-Sendungen, bei denen ihr reagieren solltet.
Versendet
Alles, was per E-Mail versendet, vom Mailserver angenommen oder als per Post versendet markiert wurde.
Ein Schreiben hat viele Empfänger – jede Sendung bleibt auffindbar.
Neben der Sicht auf das gesamte Schreiben gibt es eine sendungsübergreifende Übersicht. Dort sucht und filtert ihr nach Personen, Firmen, E-Mail-Adressen, Sendungs-IDs, Kanälen und Status.
- Sendungs-ID, Schreiben und Kontakt
- verwendeter Kanal und eingefrorene Adresse
- Erstellungs-, Versand- und Zustellzeitpunkt
- Brief-PDF und zugehörige Konversation
- Im Postausgang
- Zustellprobleme mit Fehlerdiagnose
- In Arbeit
- Versendet
Offizielle Vereinspost bleibt dauerhaft auffindbar.
Zugestellte Schreiben erscheinen im persönlichen Bereich des Empfängers. Dort liegen die offiziellen Dokumente aller Vereine zusammen – mit Vereinsname, Zustellzeitpunkt und PDF-Download.
Mitglieder müssen Schreiben nicht selbst aus E-Mail-Anhängen sichern oder später im Postfach suchen. Dokumente für verwaltete Personen, etwa Kinder, können über die bestehende Teilnehmer- und Kontoverknüpfung im Zugang der verwaltenden Person erscheinen.
Erst prüfen, dann den Versand bewusst freigeben.
Ein Schreiben beginnt als Entwurf. Die Freigabe muss bewusst bestätigt werden – danach wird die Empfängerliste eingefroren, die persönlichen PDFs entstehen und der Versand startet.
Bereits verschickte E-Mails lassen sich naturgemäß nicht zurückholen. Offene Sendungen eines laufenden Schreibens könnt ihr über einen kontrollierten Abbruch aus dem weiteren Versand nehmen.
Für alles, was mehr Verbindlichkeit braucht als einen Post.
Nicht jede Nachricht ist ein Brief. Aber alles, was Verbindlichkeit braucht und später auffindbar bleiben soll, gehört in den Dokumentenausgang.
Einladung zur Mitgliederversammlung
Persönliche Einladung mit Briefkopf, Anrede, PDF und nachvollziehbarem Versand.
Beitragsinformation
Neue Beiträge oder Änderungen verständlich und individuell zustellen.
SEPA- und Zahlmethodenumstellung
Formale Information über neue Zahlungsabläufe und Mandatsdaten.
Satzungs- oder Ordnungsänderung
Offizielle Vereinsinformation als dauerhaftes Dokument.
Vorstandsschreiben
Formale Mitteilungen an ausgewählte Kontakte.
Abteilungsinformation
Persönliche Schreiben an einen ausgewählten Empfängerkreis.
Wahlinformationen
Einladung, Tagesordnung oder formale Unterlagen zur Wahl.
Ehrung und Jubiläum
Persönliche Anschreiben mit Vereins-Briefkopf.
Vom Entwurf bis ins Dokumentenarchiv.
Drei Situationen, die früher einen ganzen Nachmittag gekostet haben.
Einladung zur Mitgliederversammlung
Der Verein lädt 450 Mitglieder ein. Ihr legt das Schreiben an, wählt die Empfänger aus dem Vereins-CRM, setzt Anrede und Marker ein, wählt Briefkopf und Postfach und gebt frei. 412 Personen werden direkt per E-Mail angeschrieben, 38 landen im Postausgang. Zustellprobleme bearbeitet ihr im eigenen Korb, die zugestellten PDFs liegen anschließend im persönlichen Dokumentenarchiv.
Fehlerhafte E-Mail-Adresse
Ein Schreiben kann nicht per E-Mail zugestellt werden. Die Sendung erscheint im Korb „Zustellprobleme“ mit Diagnose und verwendeter Adresse. Die Geschäftsstelle korrigiert die Adresse am Kontakt und startet „E-Mail erneut senden“ – JoinSports ermittelt die aktuelle Adresse. Alternativ wird die Sendung in den Postweg überführt und erscheint im Postausgang.
38 postalische Briefe, ein Drucklauf
Von 450 Empfängern haben 38 keine erreichbare E-Mail-Adresse. Die Geschäftsstelle markiert alle 38 im Postausgang und erstellt einen Druckstapel: sortiert nach Nachname, zusammengeführt zu einem Sammel-PDF, bei Duplex-Druck mit ergänzten Leerseiten. Nach Druck und Kuvertierung wird der gesamte Stapel als versendet markiert.
Was Vereine zur Vereinspost fragen.
Der Bereich für formale Vereinspost. Ihr verfasst ein Schreiben, wählt Kontakte aus und JoinSports erzeugt pro Empfänger ein eigenes PDF und eine eigene Sendung.
Nein. Eine Rundmail ist eine E-Mail-Nachricht. Im Dokumentenausgang entsteht für jeden Empfänger ein formales, persönliches Brief-PDF mit Briefkopf und eigener Sendungshistorie.
Direkt aus der Kontaktliste des Vereins. Es können einzelne oder mehrere Kontakte gleichzeitig ausgewählt werden.
Sie erhalten ebenfalls ein persönliches PDF. Die Sendung landet automatisch im Postausgang und kann dort gedruckt und als postalisch versendet markiert werden.
Nein. Der Zustellkanal wird anhand der vorhandenen Kontaktdaten pro Empfänger bestimmt.
In Verbindung mit der JoinSports Mails-App aus dem am Schreiben ausgewählten Vereins-Postfach.
Ja. Antwortet jemand auf die E-Mail, öffnet sich die zugehörige Konversation automatisch im gemeinsamen Vereins-Postfach.
Ja. Für jeden Empfänger wird ein eigenes finales Brief-PDF erzeugt und mit seiner Sendung und seinem Vereinskontakt verknüpft.
Ja. Anrede, Vorname und Nachname können über Textmarker pro Empfänger eingesetzt werden.
Die Freigabe wird gestoppt. So erscheinen unbekannte Marker nicht leer oder fehlerhaft in fertigen Schreiben.
Ja. Briefköpfe werden im Dokumentenbereich verwaltet und pro Schreiben ausgewählt. Ohne Auswahl greift der Standard-Briefkopf des Vereins.
Ja. Mehrere Postsendungen lassen sich zu einem Druckstapel mit gemeinsamem Sammel-PDF zusammenfassen.
Ja. Bei der Duplex-Vorbereitung ergänzt JoinSports bei Bedarf Leerseiten, damit kein neuer Empfängerbrief auf der Rückseite des vorherigen beginnt.
Die Sendung zeigt unter anderem, ob die E-Mail an die Versandstrecke übergeben und vom empfangenden Mailserver angenommen wurde. Dieser Status ist kein Öffnungsnachweis.
Ihr könnt die E-Mail nach Korrektur der Kontaktadresse erneut senden oder die Sendung dauerhaft in den Postweg überführen.
Im persönlichen JoinSports-Bereich unter „Meine Dokumente“. Dort bleiben offiziell zugestellte Vereinsdokumente mit PDF-Download verfügbar.
Über die bestehende Teilnehmer- und Kontoverknüpfung können Dokumente für verwaltete Personen im Zugang der verwaltenden Person erscheinen.
Ja. Der Dokumentenausgang ist Bestandteil der Dokumente-App und steht den Vereinsadmins im gemeinsamen Manager zur Verfügung.
Offene, noch nicht zugestellte Sendungen können über den Abbruch des Schreibens aus dem weiteren Versand genommen werden. Bereits versendete E-Mails und als postalisch versendet markierte Briefe bleiben bestehen.
Woher die Empfänger kommen und wohin die Dokumente gehen.
Weniger Arbeit an jedem Rundschreiben – zeigen wir euch den Dokumentenausgang live.
Wir gehen mit euch durch Schreiben, Personalisierung, Freigabe, Kanalwahl, Druckstapel, Zustellstatus und Online-Archiv – am Beispiel eurer nächsten Vereinspost.