Eltern buchen. Kinder schwimmen. Die Liste stimmt.
Schwimmkurse, Kursstufen, Familien, Wartelisten, Zahlungen, Trainer:innen und Anwesenheit – sauber organisiert auf einer Plattform für Schwimmvereine und ihre Schwimmschulen.
Schwimmkurse gehören zu den anspruchsvollsten Vereinsangeboten: Eltern buchen für Kinder, Plätze sind knapp, Kursstufen unterscheiden sich, Wartelisten sind lang, Kurse wiederholen sich jedes Halbjahr, und Übungsleitungen brauchen am Beckenrand eine Liste, die stimmt. Genau diese Abläufe verbindet JoinSports.
Was sich ändert, wenn Anmeldung, Zahlung und Liste zusammen gehören.
In der Schwimmausbildung entsteht die Arbeit nicht beim Schwimmen, sondern zwischen Anmeldung und Kursstart: Zahlungen prüfen, Listen aktualisieren, Wartelisten nachbesetzen, Trainer:innen informieren.
Sechs Punkte, die Geschäftsstelle und Schwimmschule sofort merken.
Volle Kurse und lange Wartelisten sind kein organisatorisches Problem, sondern ein gutes Zeichen. Zum Problem werden sie erst, wenn Anmeldung, Zahlung, Nachrücken und Listen an unterschiedlichen Stellen liegen.
Ein Elternkonto für alle Kinder
Eltern legen ihre Kinder einmal als Teilnehmende an und buchen danach für jedes Kind. Es entstehen keine Kinderkonten und keine unklaren Anmeldungen.
Wartelisten, die sich selbst bewegen
Wird ein Platz frei, rückt die nächste Position nach – mit hinterlegten Buchungsdaten, statt in einer Mailkette am Wochenende hängen zu bleiben.
Kursstufen als echte Daten
Schwimmstufe, Abzeichen, Vorerfahrung oder gesundheitliche Hinweise werden als eigene Felder gepflegt, filterbar und exportierbar.
Anwesenheit am Beckenrand
Übungsleitungen setzen pro Kind ein Häkchen auf dem Handy. Daraus entstehen Übersichten, Exporte und die Grundlage für Bescheinigungen.
Das nächste Halbjahr per Kopie
Wiederkehrende Kurse werden kopiert und angepasst, statt jedes Semester neu aufgebaut zu werden. Bestehende Teilnehmende können früher buchen.
Aus Kursfamilien werden Vereinsfamilien
Teilnehmende bleiben strukturierte Kontakte. Folgekurse, weitere Angebote und Mitgliedschaften sind für sie nur einen Schritt entfernt.
Ein Elternkonto, mehrere Kinder, klare Buchungen.
Eltern registrieren sich mit ihrem eigenen Konto und legen ihre Kinder als Teilnehmende an. Danach ist bei jeder Buchung klar, wer bucht, wer bezahlt und wer im Wasser steht.
- Für verschiedene Kinder buchen, ohne sich neu anzumelden
- Mehrere Kurse parallel verwalten
- Rechnungen und Zahlungen der Familie an einer Stelle
- Wartelistenpositionen der Kinder verfolgen
- Termine und Absagen für alle Kinder sehen
- Bekannte Angaben werden vorbelegt statt neu abgefragt
Für den Verein bedeutet das strukturierte Kontakte statt Formulartexte: Jedes Kind ist eine Person im System, nicht eine Zeile im nächsten Anmeldebogen. Mehr auf Mein JoinSports und Vereins-CRM.
- Schwimmstufe
- Seepferdchen aus Kurs 2025/2
- Abzeichen
- Seepferdchen abgelegt erfasst
- Notfallkontakt
- 0151 · Mutter vorbelegt
- Hinweis
- Brille erforderlich aus Profil
Schwimmstufe, Abzeichen und Hinweise strukturiert pflegen.
Eine Schwimmausbildung lebt von Details: Wer kann sich schon über Wasser halten, wer hat das Seepferdchen, wer braucht eine Schwimmhilfe, welches Kind muss vor dem Sprung ins Tiefe geprüft werden.
Mit eigenen Attributen legt der Verein seine Datenfelder selbst an – als Auswahlliste, Text, Datum oder Telefonnummer. Diese Angaben gehören zur Person und nicht zu einem einzelnen Kurs, gelten also auch im nächsten Halbjahr und in anderen Angeboten.
- Gruppen nach Schwimmstufe filtern und Kurse passend belegen
- Listen für Übungsleitungen mit den relevanten Angaben
- Exporte für Verband, Meldungen und Abzeichenübersichten
- Sensible Angaben nur für berechtigte Rollen sichtbar
Mehr auf Attribute und Vereins-CRM.
Ist der Kurs voll, beginnt nicht die zweite Tabelle.
In vielen Schwimmvereinen sind Kurse innerhalb weniger Stunden voll, und die Wartelisten sind länger als die Kurse selbst. Entscheidend ist deshalb nicht die Anmeldung, sondern was passiert, wenn ein Kind abspringt.
Der Unterschied zeigt sich am Freitagabend: Sagt eine Familie ab, muss niemand am Samstag Mails schreiben. Die nächste Position rückt nach, die Zahlung wird ausgelöst, die Übungsleitung sieht das Kind am Dienstag auf der Liste. Mehr auf Wartelisten.
Kurs kopieren, Termine anpassen, bisherige Teilnehmende informieren.
Schwimmkurse wiederholen sich: dieselbe Stufe, dasselbe Becken, oft dieselbe Uhrzeit, nur ein neuer Zeitraum und teils andere Übungsleitungen. Diese Arbeit muss nicht jedes Halbjahr von vorn beginnen.
- Zeitraum
- 09.09. bis 09.12.
- Termine
- 12 Einheiten, dienstags
- Übungsleitung
- Katrin Bohlen
- Becken
- Lehrschwimmbecken
- Kapazität
- 12 Kinder
- Kursgebühr
- 89,00 €
- Teilnehmende
- 12 von 12
- Zeitraum
- 03.03. bis 02.06.
- Termine
- 12 Einheiten, dienstags
- Übungsleitung
- Leonie Fahrenkamp
- Becken
- Lehrschwimmbecken
- Kapazität
- 12 Kinder
- Kursgebühr
- 89,00 €
- Vorabbuchung
- ab 10.02. für bisherige Kinder
- Angebote kopieren und für den neuen Zeitraum anpassen
- Kapazitäten, Preise und Becken übernehmen
- Übungsleitungen neu zuordnen
- Bestehende Teilnehmende früher zur Buchung einladen
- Wartelisten des Vorkurses berücksichtigen
Gerade der letzte Punkt entscheidet über die Zufriedenheit der Familien: Wer sein Kind im Herbst durch das Seepferdchen begleitet hat, möchte im Frühjahr nicht erneut in einer offenen Anmeldung um einen Platz konkurrieren. Mehr auf Kurse & Kursreihen.
Anwesend oder abwesend – ein Häkchen pro Kind.
Übungsleitungen erfassen die Anwesenheit mobil: ein Häkchen pro Kind, während die Gruppe sich umzieht. Kein nasses Klemmbrett, kein Abtippen am Sonntagabend.
| Anfängerschwimmen Bronze, Gruppe B | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mia KellermannSeepferdchen · 8 Jahre | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Levi Ohlsennachgerückt am 12.10. · 7 Jahre | – | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Emil SandbergSeepferdchen · 7 Jahre | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – | ✓ | ||
| Nora WielandWassergewöhnung · 6 Jahre | ✓ | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Frida OsterlohSeepferdchen · 8 Jahre | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Tim BrackmannSeepferdchen · 8 Jahre | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Ella KurtzWassergewöhnung · 7 Jahre | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – | – | ✓ | ✓ | ||
| Jonte BeckmannWassergewöhnung · 7 Jahre | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
- Anwesenheitsübersicht pro Kurs und pro Termin
- Vollständige Matrix für das ganze Halbjahr
- Offene Erfassungen auf einen Blick
- Export nach Excel für Nachweise und Statistik
- Dokumentation mit Zeitstempel und erfassender Person
- Grundlage für Bescheinigungen bei passenden Angeboten
Für die Schwimmausbildung ist die Anwesenheit mehr als Verwaltung: Sie zeigt, welches Kind Einheiten verpasst hat und vielleicht länger in der Stufe bleiben sollte, und sie belegt gegenüber Eltern, wie viele Einheiten tatsächlich stattgefunden haben. Mehr auf Anwesenheit und Trainerbereich.
Der Kurs ist der Einstieg in die Vereinsbeziehung.
Ein Schwimmkurs ist für viele Familien der erste Kontakt mit dem Verein – und oft der einzige, wenn danach niemand weiterführt. Teilnehmende, die online buchen, bleiben strukturierte Kontakte im Vereins-CRM.
- Passende Folgekurse anbieten, sobald eine Stufe abgeschlossen ist
- Weitere Angebote des Vereins sichtbar machen
- Mitgliedschaften direkt über das Vereinsprofil anbieten
- Familien über Posts und Benachrichtigungen erreichen
- Übergang in Trainings- und Wettkampfgruppen begleiten
- Geschwisterkinder ohne neue Datenerfassung anmelden
Weil Konto, Zahlungsmethode und Angaben der Kinder bereits vorliegen, ist der nächste Schritt niedrigschwellig. Mehr auf Online-Beitritt, Mitgliedschaften und Posts.
Wie die Lösung in der Schwimmausbildung aussieht.
Vier Situationen aus Schwimmvereinen und ihren Schwimmschulen – vom großen Kursbetrieb bis zur Absage am Freitagabend.
Ein Schwimmverein bietet 60 Kurse pro Halbjahr an, 400 Kinder werden durch Eltern gebucht. Viele Kurse sind innerhalb weniger Stunden voll, die Wartelisten bewegen sich laufend, Anmeldungen kommen per Mail und werden in eine Tabelle übertragen.
Eltern buchen online für ihre Kinder, Zahlungen sind direkt geklärt, Wartelisten rücken nach. Übungsleitungen sehen aktuelle Listen, die Anwesenheit wird am Beckenrand erfasst, Folgekurse werden kopiert. Familien bleiben im Vereins-CRM.
Die vereinsgetragene Schwimmschule arbeitet mit fünf Stufen und wechselnden Übungsleitungen. Wer welche Stufe hat, weiß nur die Person, die den Kurs zuletzt geleitet hat.
Schwimmstufe, Abzeichen und Hinweise sind eigene Felder an der Person. Beim Aufstieg wird die Stufe aktualisiert, passende Folgekurse lassen sich filtern und die Eltern gezielt einladen.
Zwei Kinder in zwei Stufen, dazu ein Kurs für die Mutter: drei Anmeldungen, drei Überweisungen und regelmäßige Rückfragen, wann welches Kind schwimmt.
Ein Elternkonto trägt alle drei Buchungen. Termine, Rechnungen, Wartelistenpositionen und Absagen erscheinen zusammen, bezahlt wird über ein Zahlungsmittel.
Freitagabend sagt eine Familie den Dienstagskurs ab. Bisher heißt das: Samstag telefonieren, hoffen, dass jemand erreichbar ist, und am Montag die Liste korrigieren.
Die Absage löst das Nachrücken aus: Position 1 erhält den Platz, die Zahlung wird verarbeitet, Trainerliste und Eltern sind informiert. Am Dienstag steht das Kind auf der Liste.
Was Schwimmvereine vorab fragen.
Ja. Mehrere Teilnehmende werden über ein Elternkonto organisiert. Bei jeder Buchung wird das teilnehmende Kind ausgewählt.
Nein. Kinder werden als verwaltete Teilnehmende im Elternkonto angelegt.
Ja. Freie Plätze können über die Wartelistenlogik nachbesetzt werden – mit den beim Eintrag hinterlegten Buchungsdaten.
Ja. Über eigene Attribute legt der Verein Felder wie Schwimmstufe, Abzeichen oder Vorerfahrung an.
Ja. Angebote lassen sich kopieren und für neue Zeiträume anpassen, inklusive Kapazität, Becken und Gebühren.
Ja. Die Anwesenheit wird im Trainerbereich pro Termin gepflegt, ohne Zugriff auf Finanzen oder die gesamte Mitgliederverwaltung.
Ja. Mitgliedschaften können direkt über das Vereinsprofil abgeschlossen werden. Die Daten der Familie liegen bereits vor.
Ja. Bestehende Teilnehmende können früher Zugang zur Buchung erhalten, bevor der Kurs öffentlich geöffnet wird.
Ja. Solche Angaben können als eigene Felder geführt und auf berechtigte Rollen beschränkt werden.
Ja. Ein separates Probe- oder Einstufungsangebot kann als eigener Termin geführt werden.
Betroffene Familien werden über die Kommunikationswege informiert, Gutschriften und Erstattungen bleiben am Vorgang.
Ja. Preise lassen sich je Angebot und Zielgruppe abbilden.
Ja. Die Schwimmschule kann als eigener Bereich des Vereins mit eigenen Verantwortlichen geführt werden.
Ja. Viele Vereine beginnen mit einem Kursdurchlauf und übernehmen danach die restlichen Stufen und Gruppen.
Die Funktionen, auf denen die Schwimmausbildung aufsetzt.
Weniger Arbeit mit Anmeldungen und Wartelisten – schauen wir auf eure Schwimmausbildung.
Kursstufen, Gruppen, Kapazitäten, Wartelisten, Übungsleitungen, Anwesenheit und der Übergang in den Verein: Im Beratungstermin gehen wir euren Kursbetrieb durch – gerne gemeinsam mit Geschäftsstelle und Schwimmschule.