Welche Eingangsrechnungen sind offen? Ein Blick statt Schuhkarton.
Die Rechnungs-Inbox im JoinSports Manager: Eingangsrechnungen zentral erfassen, Belege direkt anhängen, Zahlungen dokumentieren und jederzeit sehen, was offen, überfällig oder bezahlt ist.
Gemacht für Kasse, Geschäftsstelle und Vorstand – nicht fürs Buchhaltungsstudium.
Nicht nur Eingangsrechnungen ablegen. Steuern.
In 30 Sekunden drin. Danach nicht mehr weg.
Eine Eingangsrechnung wird mit den Informationen erfasst, die im Verein wirklich gebraucht werden. Mehr braucht es nicht, um aus einer losen Eingangsrechnung einen nachvollziehbaren Vorgang zu machen.
Offen, freigegeben, bezahlt – der Status denkt mit.
Eingangsrechnungen laufen durch einen klaren Status. So sieht jede Person im Verein sofort, wo eine Eingangsrechnung steht – und was heute dran ist.
Erst prüfen. Dann zahlen.
Für Vereine, die einen zusätzlichen Kontrollschritt möchten. Eine Eingangsrechnung wird geprüft und zur Zahlung freigegeben – protokolliert mit Person und Zeitpunkt. Danach sind zentrale Stammdaten geschützt, damit Betrag oder Rechnungsdaten nicht unbemerkt verändert werden.
Der Beleg gehört zur Eingangsrechnung. Nicht in einen Ordner.
PDF, Foto, XRechnung-Datei, ZUGFeRD-Datei oder zusätzlicher Nachweis: Belege hängen direkt an der Eingangsrechnung. Mehrere Belege pro Eingangsrechnung sind möglich – alles bleibt dort, wo später gesucht wird.
Restaurantrechnung rein. Eigenbeleg automatisch dran.
Bewirtungsbelege scheitern selten am Betrag. Sie scheitern an fehlenden Angaben: Anlass, Teilnehmer, bewirtende Person, Beleg, Freigabe, Nachvollziehbarkeit.
Mit JoinSports wird aus der Restaurantrechnung ein sauber dokumentierter Vorgang: Eingangsrechnung wie gewohnt erfassen, Belegtyp „Bewirtungsbeleg“ wählen, Restaurantrechnung hochladen und die Angaben geführt im System ergänzen. Restaurantbeleg, automatisch erzeugter Eigenbeleg, Zahlungen, Status und Historie hängen am selben Vorgang.
Vom Restaurantbeleg zum vollständigen Vorgang.
Restaurantrechnung, Eigenbeleg, Zahlung und Status – an einem Ort.
Der größte Fehler bei Bewirtungsbelegen ist die Trennung: Rechnung hier, handschriftliche Ergänzung dort, Zahlung anderswo, Freigabe im Kopf einer Person. JoinSports hält alles zusammen.
Teilzahlung, Skonto, Restbetrag – sauber festhalten.
Nicht jede Eingangsrechnung wird einfach einmal vollständig bezahlt. Zahlungen werden am Vorgang erfasst, Teilzahlungen bleiben sichtbar, Nachlass kann als „Restbetrag entfällt“ dokumentiert werden.
Meta, Google, Canva, Zoom – markieren, statt übersehen.
Viele Vereine nutzen digitale Dienste aus dem Ausland. Solche Eingangsrechnungen können Besonderheiten mitbringen. In JoinSports werden sie mit einer §13b-Kennzeichnung versehen – mit verständlichen Hinweisen, damit der Vorgang für Kasse und Steuerkanzlei sichtbar bleibt.
Einmal anlegen. Überall wiederverwenden.
Lieferanten sind Kontakte des Vereins – deshalb gehören sie ins Vereins-CRM, nicht in eine separate Rechnungsliste. Beim Erfassen wählt ihr den Lieferanten aus den Vereinskontakten. Gibt es ihn noch nicht, wird er direkt als Firma angelegt.
Vorstandssitzung oder Steuerkanzlei? Liste mit einem Klick.
Die gefilterte Liste eurer Eingangsrechnungen als Excel exportieren – inklusive Status, bezahlter Beträge, Nachlass und offenem Rest. Der Vorstand bekommt eine aktuelle Übersicht, die Steuerkanzlei eine strukturierte Liste.
Schluss mit „die Liste liegt bei Peter auf dem Rechner“.
Alle Vereins-Admins arbeiten auf demselben Stand. Wer eine Eingangsrechnung erfasst, ändert, freigibt, Zahlung dokumentiert oder storniert, wird am Vorgang nachvollziehbar – auch bei Übergabe, Kassenprüfung oder Rückfrage.
Der nächste Kassenwart bekommt keinen Schuhkarton.
Vereine leben von Menschen, die Verantwortung übernehmen – und irgendwann wechseln. Liegen Eingangsrechnungen, Belege und Freigaben in privaten Ordnern und Postfächern, wird jede Übergabe riskant.
Nicht für Buchhalter gebaut. Für Vereine, die Eingangsrechnungen im Griff brauchen.
Eine Arbeitsliste, keine Buchhaltungssprache. Es geht um Kontrolle vor der Buchhaltung: Eingangsrechnungen erfassen, Belege sichern, Zahlungen nachvollziehen und den Stand im Team sichtbar machen.
Für alle, die bisher Eingangsrechnungen suchen.
Häufige Fragen.
Die Rechnungs-Inbox im JoinSports Manager. Dort erfasst ihr Eingangsrechnungen, hängt Belege an, gebt Eingangsrechnungen zur Zahlung frei, dokumentiert Zahlungen und behaltet offene oder überfällige Vorgänge im Blick.
Typischerweise Kasse, Geschäftsstelle, Vorstand oder Personen, die Eingangsrechnungen erfassen, prüfen oder für die Kassenprüfung vorbereiten.
Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Bruttobetrag und optional eine Notiz. Belege können direkt angehängt werden.
Ja. PDF, Foto, E-Rechnungsdatei oder ergänzende Unterlagen können direkt am Vorgang abgelegt werden.
Ja. Solche Dateien können als Beleg am Vorgang abgelegt werden.
Ja. Zahlungen können einzeln erfasst werden. Der offene Rest bleibt sichtbar.
Ein Nachlass dokumentiert, dass ein Restbetrag entfällt – zum Beispiel bei Skonto oder einer Vereinbarung.
Wenn Zahlungen und Nachlass den Rechnungsbetrag decken, wird die Eingangsrechnung als bezahlt geführt.
Ja. Eine Eingangsrechnung kann zur Zahlung freigegeben werden. Die Freigabe wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Ja. Anlass und Teilnehmer können geführt erfasst werden. Das System erzeugt daraus einen Eigenbeleg als PDF und legt ihn am Vorgang ab.
Ja. Eingangsrechnungen können mit einer §13b-Kennzeichnung versehen werden, damit solche Vorgänge sichtbar bleiben und bei Bedarf mit der Steuerkanzlei besprochen werden können.
Ja. Die gefilterte Liste eurer Eingangsrechnungen kann als Excel exportiert werden – inklusive Status, bezahlt, Nachlass und offenem Rest.
Ja. Eingangsrechnung, Belege, Zahlungen und Historie liegen gemeinsam am Vorgang. Das erleichtert Vorbereitung und Nachvollziehbarkeit.
Aus Eingangsrechnungen wird keine Buchhaltungspanik. Sondern eine Arbeitsliste.
Bereit für Eingangsrechnungen ohne Belegjagd?
Lasst euch zeigen, wie ihr Eingangsrechnungen im JoinSports Manager erfasst, Belege anhängt, Freigaben dokumentiert, Zahlungen festhaltet und jederzeit seht, was offen, überfällig oder bezahlt ist.