80 Kinder. Fünf Tage. Zwölf Optionen. Eine Buchung.
Organisiert Sportcamps, Ferienprogramme und Jugendfreizeiten mit Tickets, Terminen, Workshops, Zusatzoptionen, Wartelisten, Zahlungen und Teilnehmerdaten auf einer Plattform.
Ein Camp ist kein einzelner Kurs. Es besteht aus Tagen, Gruppen, Workshops, Verpflegung, T-Shirts, Material, Elternkontakten, Wartelisten, Änderungen und Anwesenheit. In JoinSports hängen diese Bestandteile am selben Vorgang – von der ersten Buchung bis zum letzten Camptag.
Nicht Anmeldung hier, Essensliste dort und T-Shirts im Chat.
Der Aufwand eines Camps entsteht nicht an einer Stelle, sondern in vielen kleinen Nebenlisten, die alle zum selben Kind gehören. Genau die verschwinden, wenn alles am Vorgang hängt.
Sechs Punkte, die das Organisationsteam sofort merkt.
Camps sind für viele Vereine das Angebot mit der höchsten Nachfrage und dem größten Organisationsaufwand: kurze Anmeldefenster, viele Rückfragen, wechselnde Betreuung und Eltern, die zu Recht schnelle Antworten erwarten.
Alle Bestandteile an einem Vorgang
Tage, Tickets, Workshops, Verpflegung, Material und Abfragen gehören zur Buchung – nicht in eine Essensliste, eine Shirt-Tabelle und einen Elternchat.
Angaben beim Buchen erfassen
T-Shirt-Größe, Allergien, Notfallkontakt, Abholberechtigung und Wunschgruppe werden im Buchungsprozess abgefragt, statt später nachtelefoniert.
Tickets für unterschiedliche Teilnahme
Tagesticket, Mehrtagesticket, ganzes Camp oder Schnupperticket: Nicht jedes Kind besucht dasselbe Programm, das Ticket bildet es ab.
Zusatzoptionen ohne Folge-E-Mails
Mittagessen, vegetarische Variante, Camp-Shirt, Leihmaterial oder Betreuungspaket werden mitgebucht und lassen sich bei Events auch später anpassen.
Warteliste am Wochenende
Wird ein Platz frei, rückt die nächste Position nach – mit hinterlegten Buchungsdaten, ohne dass jemand am Sonntag Mails beantwortet.
Anwesenheit pro Camptag
Betreuer:innen erfassen jeden Tag, wer da ist. Damit bleibt für jeden Tag nachvollziehbar, wer angemeldet war, wer fehlte und was noch offen ist.
Alle Bestandteile gehören an denselben Vorgang.
Ein Camp wird als Veranstaltung angelegt, nicht als Sammlung von Einzelteilen. Alles, was zu einem Kind gehört, hängt an derselben Bestellung – vom Ticket über das Mittagessen bis zur Shirt-Größe.
Für das Organisationsteam heißt das: eine Übersicht statt sieben Dateien, und bei Rückfragen einer Familie ein Blick statt einer Suche. Mehr auf Events und Rabattcodes.
Die Eltern bezahlen, das Kind nimmt teil, beides bleibt richtig zugeordnet.
Eltern wählen beim Buchen das teilnehmende Kind aus oder legen es direkt an. Die Informationen, die das Betreuungsteam später wirklich braucht, werden dabei erfasst – nicht in der Woche vor dem Camp eingesammelt.
- Allergien und Ernährung
- Notfallkontakt
- T-Shirt-Größe
- Vorerfahrung
- Gesundheitliche Hinweise
- Abholberechtigung
- Gewünschte Gruppe
- Materialbedarf
- Schwimmnachweis
- Kommentar zur Buchung
Welche Felder Pflicht sind, entscheidet der Verein je Angebot. Bekannte Angaben aus dem Profil werden vorbelegt, damit Eltern beim dritten Camp nicht alles erneut eintippen. Mehr auf Attribute.
Ein Tag, mehrere Tage oder das ganze Camp.
Nicht jedes Kind besucht dasselbe Programm: Manche sind die ganze Woche dabei, andere nur an drei Tagen, und einige wollen erst einen Vormittag ausprobieren. Jedes Modell erhält sein eigenes Ticket mit eigener Kapazität.
Ist ein Ticketmodell ausgebucht, bleibt das Camp für die anderen Modelle offen – und für das ausgebuchte übernimmt die Warteliste. Kostenlose Kontingente eignen sich für Einladungen an Kooperationsschulen oder für Kinder, deren Teilnahme der Verein fördert. Mehr auf Events und Rabattcodes.
Freie Plätze automatisch wieder besetzen.
Camp-Plätze sind knapp und die Nachfrage kommt in Wellen. Deshalb entscheidet die Warteliste darüber, ob am Ende 80 Kinder teilnehmen oder 74 – und ob das Organisationsteam seine Ferien mit Mails verbringt.
Der Platz wandert weiter, nicht die Arbeit
- Teilnehmende hinterlegen ihre Buchungsdaten beim Eintrag in die Warteliste
- Wird ein Platz frei, erhält die nächste Position das Angebot
- Die Buchung wird direkt weiterverarbeitet, inklusive Zahlung
- Add-ons wie Verpflegung und Shirt werden mit übernommen
- Betreuungsteam und Tagesliste sind aktualisiert
- Fehlgeschlagene Nachrückbuchungen bleiben sichtbar
Wartelisten nach Ticket und Termin
- Warteliste je Ticketmodell und je Camptag
- Position und Eintrittszeitpunkt pro Person
- Status offener Angebote und Fristen
- Manuelle Priorisierung durch Verantwortliche
- Übersicht, wie viele Plätze noch bewegt werden können
- Grundlage für die Planung des nächsten Camps
Die Mechanik ist dieselbe wie im Kursbetrieb, nur mit mehr Bestandteilen pro Buchung. Details auf Wartelisten; wie Kursstufen und Wartelisten in der Schwimmausbildung zusammenspielen, zeigt die Lösung für Schwimmvereine.
Betroffene informieren, ohne zehn einzelne Mails zu schreiben.
Hitze, Regen, ein ausgefallener Bus oder eine erkrankte Betreuerin: In einer Campwoche ändert sich fast immer etwas. Entscheidend ist, dass genau die betroffenen Familien es rechtzeitig erfahren.
- Änderungen an Eventterminen erreichen die gebuchten Teilnehmenden
- Mehrere Änderungen werden gebündelt statt einzeln versendet
- Push, E-Mail und In-App-Hinweis laufen aus einem Vorgang
- Die Information bleibt in der persönlichen Buchungsansicht nachlesbar
- Absagen ganzer Tage lassen sich mit Gutschriften verbinden
Mehr auf Benachrichtigungen und Bestellungen & Stornos.
Jeden Camptag sehen, wer tatsächlich da ist.
Betreuer:innen erfassen die Anwesenheit pro Camptag auf dem Handy. Für jeden Tag bleibt damit nachvollziehbar, wer angemeldet war, wer anwesend war, wer gefehlt hat und welche Erfassung noch offen ist.
- Erfassung pro Teilnehmer:in und pro Camptag
- Offene Tage sind sofort erkennbar
- Abmeldungen bleiben dokumentiert
- Export für Nachweise und Zuschussanträge
- Grundlage für Teilnahmeübersichten nach dem Camp
Gerade bei Ferienangeboten mit Zuschüssen oder Kooperationen ist eine belegbare Teilnahme wichtiger als eine hübsche Liste. Weil die Erfassung am Ort passiert, entsteht kein Nachtrag am Abend. Mehr auf Anwesenheit und Trainerbereich.
Wie Camps und Ferienprogramme digital laufen.
Vier Ferienangebote, vier Organisationsformen – und jeweils dieselbe Frage: Wo liegen die Angaben, die das Team am Camptag braucht?
Ein Verein organisiert ein fünftägiges Sommercamp: drei Ticketmodelle, vier Workshops, zwei Mittagessenoptionen, Camp-Shirts, Leihmaterial und eine Warteliste. Bisher entstehen daraus ein Anmeldebogen, drei Tabellen und ein Elternchat.
Eltern buchen online, Kinder werden sauber zugeordnet, Add-on-Bestellungen entstehen automatisch, Zahlungen laufen mit. Freie Plätze werden nachbesetzt, Betreuer:innen sehen Tageslisten, Anwesenheit wird mobil gepflegt.
Die Jugendabteilung bietet in den Sommerferien wöchentlich wechselnde Angebote an. Familien fragen nach freien Plätzen, das Team pflegt eine Liste pro Woche und verliert den Überblick über Zahlungen.
Jede Woche ist ein eigener Termin innerhalb des Ferienprogramms, mit eigener Kapazität und eigenem Ticket. Familien buchen einzelne Wochen oder mehrere, Zahlungen und Belege laufen zusammen.
Für die Freizeit müssen Einverständniserklärungen, Notfallkontakte, Medikamente, Zimmerwünsche und Abholberechtigungen eingesammelt werden – bisher per Papier und Rückantwort.
Die Angaben werden beim Buchen erfasst, Dokumente liegen am Vorgang, Zimmerwünsche und Hinweise stehen dem Betreuungsteam zur Verfügung. Änderungen erreichen alle betroffenen Familien gebündelt.
Ein Ferienangebot wird gemeinsam mit einer Schule durchgeführt. Ein Teil der Plätze ist gefördert, ein Teil zahlt regulär, und am Ende braucht die Kommune einen Teilnahmenachweis.
Geförderte Plätze laufen über kostenfreie Kontingente oder Rabattcodes, reguläre über die normale Buchung. Anwesenheit und Teilnahmeübersicht lassen sich exportieren und als Nachweis nutzen.
Was Vereine zu Camps und Ferienprogrammen fragen.
Ja. Ein Event kann aus mehreren Terminen und Tagen bestehen, jeweils mit eigener Kapazität und eigenem Programm.
Ja. Besteller:in und Teilnehmer:in werden getrennt geführt, Kinder sind Teilnehmende im Elternkonto.
Ja. Add-ons können Auswahloptionen, Materialien oder parallele Sessions abbilden – mit eigener Kapazität, wenn nötig.
Bei Events können Zusatzoptionen auch nach der ursprünglichen Buchung bearbeitet werden, etwa eine geänderte Shirt-Größe.
Ja. Wartelisten können auf Event- und Terminbedarfe abgestimmt werden, inklusive automatischem Nachrücken.
Ja. Die Anwesenheit wird pro Teilnehmer:in und Termin dokumentiert, mobil durch das Betreuungsteam.
Ja. Der Verein legt fest, welche Felder beim Buchen erfasst werden und welche davon Pflicht sind.
Ja. Über Kontingente oder Rabattcodes lassen sich geförderte und kostenfreie Plätze abbilden.
Der betroffene Termin kann abgesagt werden. Information, Gutschrift und Anpassung der Buchung hängen am gleichen Vorgang.
Ja. Betreuende arbeiten im Trainerbereich mit Tageslisten und Anwesenheit, ohne Zugriff auf Finanzen.
Wunschgruppen können beim Buchen erfasst werden, die Einteilung selbst nimmt das Team anhand der Teilnehmerliste vor.
Ja. Ein Event lässt sich als Grundlage für das nächste Jahr kopieren und anpassen.
Häufig ja. Familien bleiben Kontakte im Vereins-CRM, Mitgliedschaften und Kurse sind über dieselbe Plattform erreichbar.
Ja. Das Event wird in der verantwortlichen Organisationseinheit angelegt, Betreuung und Zugriffe lassen sich abteilungsübergreifend vergeben.
Die Funktionen, auf denen ein Camp aufsetzt.
Plant das Camp, lasst JoinSports die Arbeit mit der Anmeldung tragen.
Ticketmodelle, Camptage, Workshops, Verpflegung, Abfragen, Wartelisten, Änderungen und Anwesenheit: Im Beratungstermin gehen wir euer Ferienangebot durch und bauen es als ein Event auf.