Aus jeder Zuwendung eine Bestätigung nach amtlichem Muster.
Geldzuwendung, Aufwandsspende, Sachzuwendung aus Privat- oder Betriebsvermögen: Ihr wählt den Zuwendungsweg, erfasst die Positionen und finalisiert. Die Zuwendungsbestätigung entsteht wortgenau nach den amtlichen Mustern, mit Betrag in Ziffern und Buchstaben, den Angaben aus eurem Freistellungsbescheid und allen Pflichthinweisen. Auf Wunsch mit eurer Faksimile-Unterschrift, als Sammelbestätigung mit amtlicher Anlage und mit Bewertungsaufstellung für Sachspenden.
Hinweis: Den Geldeingang selbst bucht euer Verein wie gewohnt über sein Vereinskonto. JoinSports erfasst und dokumentiert die Zuwendung und erstellt die Bestätigung.
Faksimile-Unterschriftfinalisiert
Vier Schritte im Manager bis zur fertigen Bestätigung.
Bis zum Finalisieren ist alles ein Entwurf: nichts wird verschickt, nichts gemeldet, nichts gedruckt. Jeder Knopf ist im Handbuch der Spenden-App erklärt, inklusive dem, was er nicht tut. Den Geldeingang bucht euer Verein weiter selbst auf seinem Vereinskonto.
Zuwendungsweg wählen und anlegen
Im Manager-Bereich „Spenden" auf „Neue Spende": Zuwendungsweg wählen, Spender aus den Kontakten aussuchen, fertig ist der Entwurf.
- ✓Geldzuwendung, Aufwandsspende oder Sachzuwendung aus Privat- oder Betriebsvermögen
- ✓Name und Anschrift kommen aus dem Vereins-CRM
- ✓Bei Sachzuwendungen: Tag der Übergabe in den Stammdaten
Positionen erfassen
Jede Zahlung, jeder Verzicht und jede Gruppe gleicher Gegenstände wird eine Position mit den Angaben, die das amtliche Muster verlangt.
- ✓Geld: Betrag und Tag der Zuwendung je Zahlung
- ✓Aufwand: Anspruchsgrundlage, Anspruchs- und Verzichtsdatum
- ✓Sache: Menge, neu oder gebraucht, Einzelwert, Bewertungsgrundlage
Unterschrift festlegen
Eigenhändig oder Faksimile: Bei Geldzuwendungen nutzt JoinSports euer hinterlegtes Faksimile automatisch, je Vorgang könnt ihr auf die Handunterschrift umstellen.
- ✓Entwurfs-PDF jederzeit zur Kontrolle
- ✓Briefkopf wählbar, etwa je Abteilung
- ✓Alles bleibt änderbar bis zum Finalisieren
Finalisieren
JoinSports prüft die Pflichtangaben des gewählten Wegs und den Bescheid zur Gemeinnützigkeit. Fehlt etwas, steht es als konkreter Punkt an der Karte. Ist alles da, entsteht das PDF.
- ✓Unterschriftsmodus wird eingefroren
- ✓Fassung der amtlichen Textbausteine wird am Dokument vermerkt
- ✓Versionierte Ablage im Dokumentenmanagement
Vier Zuwendungswege, jeweils mit dem passenden amtlichen Muster.
Der Weg wird beim Anlegen gewählt und bestimmt Muster, Pflichtangaben und Unterschrift. Geld und Sachen mischen sich nie in einem Dokument. Für Mitgliedsbeiträge und Sponsoring mit Gegenleistung gibt es keine Bestätigung, dafür druckt jede Geld-Bestätigung den amtlichen Satz, dass es sich nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt.
Geldzuwendung
Jemand überweist oder übergibt Geld, ohne Gegenleistung. Jede Zahlung ist eine Position; mehrere Zahlungen desselben Spenders werden automatisch eine Sammelbestätigung.
- Betrag und Tag der Zuwendung je Zahlung
- Muster „Bestätigung über Geldzuwendungen"
- Faksimile-Unterschrift möglich
- Sammelbestätigung mit amtlicher Anlage
Aufwandsspende
Jemand hat einen echten Erstattungsanspruch gegen den Verein, etwa Fahrtkosten laut Satzung oder Vorstandsbeschluss, und verzichtet auf die Auszahlung. Steuerlich eine Geldzuwendung.
- Anspruchsgrundlage: Satzung, Vertrag, Vorstandsbeschluss
- Anspruchs- und Verzichtsdatum
- Verzicht auf Erstattung wird im Muster angekreuzt
- Immer eigenhändig unterschrieben
Sachzuwendung aus Privatvermögen
Eine Privatperson übergibt Gegenstände. Den Wert ermittelt der Verein, JoinSports führt je Position durch die Bewertung.
- Position = Gruppe gleicher Gegenstände: Menge, Modell, neu oder gebraucht
- Einzelwert und Positionswert
- Bewertungsgrundlage: Originalrechnung mit Wertminderung, Gutachten, Marktvergleich, Sonstiges
- Muster „Bestätigung über Sachzuwendungen"
Sachzuwendung aus Betriebsvermögen
Ein Unternehmen entnimmt Gegenstände aus dem Betrieb und spendet sie. Den Wert nennt der Spender, der Verein übernimmt ihn.
- Entnahmewert je Position
- Umsatzsteuer auf die Entnahme, JoinSports addiert
- Amtlicher Bewertungssatz für Betriebsvermögen
- Keine eigene Bewertung durch den Verein
Amtliche Textbausteine, Bescheid und Anlagen landen automatisch auf der Bestätigung.
Beim Finalisieren setzt JoinSports die Bestätigung aus den amtlichen Mustern (BMF-Schreiben vom 07.11.2013), euren Vereinsdaten, dem passenden Bescheid zur Gemeinnützigkeit und den erfassten Positionen zusammen. Eine persönliche Anrede oder freie Texte gibt es bewusst nicht, das Muster lässt das nicht zu.
Name und Anschrift des Zuwendenden
Kommen aus dem Kontakt im Vereins-CRM, so wie er beim Finalisieren gepflegt ist.
Betrag in Ziffern und in Buchstaben
Das Zahlwort wird automatisch gebildet und mit entwerteten Leerräumen gedruckt, damit niemand etwas ergänzen kann.
Das richtige Muster je Zuwendungsweg
Geldzuwendung, Aufwandsspende (mit angekreuztem Verzicht auf Erstattung) oder Sachzuwendung, inklusive Bewertungssatz für Privat- oder Betriebsvermögen.
Sammelbestätigung mit Anlage
Mehrere Zahlungen in einem Vorgang ergeben das Hauptblatt mit Gesamtbetrag und Zeitraum plus die amtliche „Anlage zur Sammelbestätigung" mit jeder Einzelzahlung.
Anlage 1 bei vielen Sachpositionen
Das Hauptblatt bleibt eine DIN-A4-Seite. Passen die Positionen nicht darauf, folgt die Gegenstands- und Bewertungsaufstellung als Anlage im selben PDF, jede Seite mit Bestätigungsnummer.
Pflichthinweise und Textfassung
Haftungshinweis, Anerkennungshinweis zum Bescheid und Mitgliedsbeitrags-Satz stehen auf jeder Bestätigung; die verwendete Fassung der amtlichen Texte wird am Dokument vermerkt.
Unterzeichnende Person
Name und Funktion aus den Einstellungen der Spenden-App, bei Geldzuwendungen auf Wunsch mit Faksimile.
Briefkopf
Standard-Briefkopf oder ein eigener je Abteilung, verwaltet in der Dokumente-App.
Freistellungsbescheid, Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid oder Feststellung nach § 60a AO: Ihr tragt den Bescheid einmal mit Finanzamt, Steuernummer, Datum, Veranlagungszeitraum und Förderzweck ein, JoinSports wählt die passende amtliche Textvariante. Für jede Zuwendung zieht JoinSports den Bescheid, der am Tag der Zuwendung gültig war. Kommt ein neuer Bescheid, tragt ihr ihn ein; ausgestellte Bestätigungen bleiben mit ihrem Bescheid verbunden.
Eigenhändig oder mit eurem Faksimile.
Unterschrieben wird von der Person, die euren Verein vertreten darf. Name und Funktion hinterlegt ihr einmal in den Einstellungen der Spenden-App, beides steht unter dem Unterschriftsfeld jeder Bestätigung.
Eigenhändige Unterschrift
Die Bestätigung bekommt ein leeres Unterschriftsfeld mit Orts- und Datumszeile und gedruckter Namenszeile. Ihr druckt sie aus, unterschreibt und übergebt oder verschickt sie.
- ✓Pflicht bei Aufwandsspenden und Sachzuwendungen
- ✓Auch bei Geldzuwendungen je Vorgang wählbar, etwa für eine persönlich überreichte Großspende
- ✓Keine Einrichtung nötig
Faksimile-Unterschrift
Bestätigungen über Geldzuwendungen dürfen maschinell mit eingedruckter Faksimile-Unterschrift erstellt werden, wenn der Verein das Verfahren vorher seinem Finanzamt angezeigt hat (R 10b.1 Abs. 4 EStR). Praktisch, wenn im Januar viele Bestätigungen auf einmal rausgehen.
- ✓In den Einstellungen hinterlegen: Unterschriftsbild, Name, Funktion, Finanzamt und Datum der Anzeige
- ✓Ab dann automatisch auf jeder neuen Geld-Bestätigung, mit Vermerk über die erfolgte Anzeige
- ✓Der Unterschriftsmodus wird beim Finalisieren eingefroren, Dokument und Entstehung passen dauerhaft zusammen
Beispiel: Im Januar gehen 180 Bestätigungen für die Geldspenden des Vorjahres raus, alle kommen mit Faksimile fertig unterschrieben aus dem System. Nur die Sachspende des Sportgeschäfts unterschreibt der Vorsitzende von Hand.
Vier klare Status für jede Zuwendung.
Geändert wird nur im Entwurf. Finalisierte Bestätigungen sind eingefroren und versioniert abgelegt, Korrekturen laufen kontrolliert über eine neue Dokumentversion. Nichts wird gelöscht, jeder Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Die Zuwendung wird vorbereitet.
Alle Felder und Positionen sind änderbar, nichts ist nach außen sichtbar. Ein Entwurfs-PDF gibt es jederzeit zur Kontrolle.
- Positionen hinzufügen, bearbeiten, löschen
- Unterschriftsmodus und Briefkopf wählen
- Entwurfs-PDF herunterladen
Die Bestätigung ist ausgestellt.
Der Vorgang ist eingefroren, die Bestätigung liegt als versioniertes PDF im Dokumentenmanagement. Für eine Korrektur geht der Vorgang zurück in den Entwurf; das erneute Finalisieren erzeugt eine neue Dokumentversion.
- Finales PDF herunterladen
- Für Korrekturen in den Entwurf zurücksetzen
- Versionen einsehen
Die Bestätigung hätte nicht ausgestellt werden dürfen.
Der Vorgang bleibt mit Begründung im System stehen, zählt aber nicht mehr in den Statistiken. Bearbeiten geht nicht mehr.
- Begründung einsehen
- Verlauf nachvollziehen
- Bei Bedarf neuen Vorgang anlegen
Die Bestätigung existiert bereits außerhalb.
Für Alt-Spenden aus der vorherigen Software und bewusst von Hand ausgestellte Bestätigungen. Die Zuwendung zählt in Statistiken und Spenderhistorie, JoinSports erzeugt dafür nie ein Dokument.
- Beim Anlegen als Nacherfassung markieren
- Minimal-Erfassung: Datum und Betrag je Position
- Dauerhaft änderbar, Finalisieren gesperrt
Ihr wechselt zu JoinSports und bringt eure Spendenhistorie mit? Alt-Spenden werden als „Extern bestätigt" erfasst: Spenderhistorie und Jahresstatistiken sind sofort vollständig, und keine alte Spende kann versehentlich eine zweite Bestätigung bekommen.
Bereit für Zuwendungsbestätigungen, die euch Arbeit abnehmen?
In 30 Minuten zeigen wir live, wie aus einer erfassten Zuwendung die Bestätigung nach amtlichem Muster wird: vier Zuwendungswege, Sammelbestätigung mit Anlage, Faksimile-Unterschrift und die Nacherfassung eurer bisherigen Spenden.