Verträge, Datenschutz und Sicherheit – vollständig geregelt.
Jeder Verein erhält genau die Vereinbarungen, die zu seiner Nutzung passen: in einer festen Version, mit eindeutiger Vorgangs-ID, vollständigem Vertragstext und dauerhaftem Nachweis.
Rahmenvertrag, Konditionen, Auftragsverarbeitung, Datenmigration und besondere Zahlmethoden werden als eigene Vertragsprozesse geführt. Ihr könnt jede Vereinbarung vollständig lesen, als PDF herunterladen, elektronisch im JoinSports Manager bestätigen oder auf Papier abschließen. Nach dem Abschluss bleibt die finale Ausfertigung mit Version, Status, Annahmevermerk und Historie bei eurem Verein hinterlegt.
Eine Plattform, drei klar getrennte Ebenen.
In einer Vereinsplattform treffen unterschiedliche Rechtsbeziehungen aufeinander: zwischen JoinSports und eurem Verein, zwischen eurem Verein und seinen Mitgliedern und rund um persönliche Nutzerkonten. Wir grenzen sie systematisch voneinander ab, damit für jede Verarbeitung klar ist, wer verantwortlich ist.
JoinSports und der Verein
Dafür gibt es die JoinSports-Plattformvereinbarungen. Sie regeln die Zusammenarbeit zwischen uns und eurem Verein.
- Nutzung der Plattform
- Leistungen und Verantwortlichkeiten
- Zahlungsabwicklung
- Abrechnung und Konditionen
- Datenschutz und Auftragsverarbeitung
- Datenmigration
- Datenzugang und Exporte
- Laufzeit und Beendigung
Verein und Mitglieder
Ihr bleibt Anbieter eurer Mitgliedschaften, Kurse, Veranstaltungen und sonstigen Vereinsleistungen.
- Eigene Bedingungen des Vereins
- Einwilligungen der Mitglieder
- Regelungen gegenüber Buchenden
- Verwaltung dieser Texte in JoinSports
Persönliches JoinSports-Konto
Persönliche Nutzerkonten, Plattformsicherheit und bestimmte eigene Verarbeitungen von JoinSports sind von den Auftragsverarbeitungen des Vereins abgegrenzt.
- Persönliche Konten der Nutzer
- Anmeldung und Kontosicherheit
- Eigene Verantwortlichkeit von JoinSports
Jede Vereinbarung hat eine Version, einen Status und einen Vorgang.
Eine JoinSports-Vereinbarung ist nicht einfach eine Datei. Für jeden Verein wird ein eigener Vertragsvorgang angelegt, der alles zusammenhält, was zu dieser Vereinbarung gehört.
- den Vertragstyp
- die konkrete Vertragsversion
- die Vereinsdaten
- gegebenenfalls individuelle Parameter
- das Datum der Bereitstellung
- eine eindeutige Vorgangs-ID
- den vollständigen, eingefrorenen Vertragstext
- den aktuellen Status
- die zugehörigen PDF-Ausfertigungen
- die dokumentierte Abschluss- und Versandhistorie
Wird ein Vertrag vor dem Abschluss korrigiert, wird die vorhandene Datei nicht ausgetauscht. Der bisherige Vorgang wird zurückgezogen oder ersetzt, und ihr erhaltet eine neue Vertragsfassung mit neuer Vorgangs-ID. Jede Fassung wird beim Bereitstellen eingefroren: Spätere Textänderungen verändern einen laufenden oder bereits abgeschlossenen Vorgang nicht.
- Version
- 20260827
- Bereitgestellt
- 27.08.2026, 09:14
- Wirksam ab
- Abschlussdatum
- Verein
- SV Beispiel 1897 e. V., Musterstadt
- Anlagen
- Verarbeitung, Schutzmaßnahmen, Unterauftragsverarbeiter
- Vertragstext
- eingefroren, vollständig lesbar
Ein Rahmen und klare Zusatzvereinbarungen für die Themen, die ihr nutzt.
Nicht jeder Verein nutzt dieselben Funktionen. Deshalb ist die Zusammenarbeit modular aufgebaut: Je nach Nutzung erhält euer Verein die Vereinbarungen, die für seinen konkreten Einsatz erforderlich sind. Nicht jeder Verein benötigt jede Zusatzvereinbarung.
JoinSports-Rahmenvertrag
Der Grundvertrag für die Plattform
Der Rahmenvertrag bildet die Basis der Zusammenarbeit zwischen JoinSports und eurem Verein. Er beschreibt nicht nur den Einstieg, sondern auch Betrieb, Datenzugang, Änderungen und Ausstieg.
Regelt insbesondere- Vertragsgegenstand
- Leistungen von JoinSports
- Rolle des Vereins gegenüber seinen Mitgliedern
- Zugänge und Berechtigungen
- Vereinsinhalte und Nutzungsrechte
- Zahlungsabwicklung
- Abrechnung und Belege
- Datenschutz
- Datenzugang und Exporte
- Anbieterwechsel
- Support und Verfügbarkeit
- Haftung
- Laufzeit, Kündigung und Vertragsänderungen
- Plattform- und Inhaltsregeln
Ihr bleibt Anbieter eurer Vereinsleistungen. JoinSports ist die Plattform und übernimmt die vertraglich beschriebenen Plattform- und Abwicklungsprozesse. Der Rahmenvertrag läuft auf unbestimmte Zeit, hat keine Mindestlaufzeit und kann von euch jederzeit für die Zukunft gekündigt werden.
Verbindlich ist die Fassung, die eurem Verein bereitgestellt wurde.
Diese Seite erklärt die Vertragsarchitektur und den Ablauf. Vollständige oder individuell ausgefüllte Vertragstexte veröffentlichen wir hier bewusst nicht.
- eure Vereinsbezeichnung
- eure Anschrift
- die Versionsnummer
- die eindeutige Vorgangs-ID
- mögliche Konditionsparameter
- mögliche Migrationsparameter
- den eingefrorenen Vertragstext
- den dokumentierten Abschluss
Individuelle Konditionen und vereinsbezogene Migrationsangaben gehören nicht auf eine öffentliche Website. Sie gehören in den geschützten Vertragsprozess zwischen eurem Verein und JoinSports. Maßgeblich ist deshalb nicht eine allgemeine Website-Fassung, sondern die konkrete Vereinbarung in eurem Vertragsbestand.
Die richtigen Unterlagen, zum richtigen Verein, zum richtigen Zeitpunkt.
Vereinbarungen entstehen bei JoinSports nicht als Anhang in einer Mail, sondern als Vorgang, der eurem Verein zugeordnet ist. So läuft der Weg von den Vereinsdaten bis zu eurer Entscheidung.
Vereinsdaten prüfen
Für den Vertragskopf werden der rechtliche Vereinsname und die vollständige Anschrift benötigt. Registergericht und Vereinsregisternummer können ebenfalls aufgenommen werden.
JoinSports stellt die Vereinbarung bereit
Wir legen für euren Verein einen Vertragsvorgang auf der maßgeblichen Fassung an. Vereinsspezifische Parameter, etwa Konditionen oder Angaben zur Migration, werden vorab aufgenommen.
Der Vorgang erscheint im Manager
Sichtbar sind Titel, Version, Vorgangs-ID, Bereitstellungsdatum, Wirksamkeitsdatum, Parameter, der vollständige Vertragstext und die PDF-Fassung.
Status: Zur Bestätigung bereitgestelltIhr erhaltet die Unterlagen
Je nach Prozess über eine automatische Bereitstellungs-Mail, eine persönliche Begleitmail oder die persönliche Übergabe in einem Termin.
Ihr prüft und entscheidet
Der Download allein schließt noch keinen Vertrag. Ihr könnt die Fassung vollständig lesen und anschließend elektronisch oder auf Papier abschließen.
Fünf Schritte bis zum dauerhaften Nachweis.
Der elektronische Abschluss ist der Standardweg. Wenn Satzung, Vertretungsregelung oder interne Abläufe eine Unterschrift auf Papier verlangen, gibt es dafür einen ebenso geregelten Weg.
Vorgang mit Version, Vorgangs-ID und eingefrorenem Text.
Vertragstext, Parameter und PDF sind vor der Entscheidung sichtbar.
Berechtigte Person bestätigt im Manager mit Pflichterklärung.
Finale Ausfertigung mit Annahmevermerk entsteht und wird versendet.
Fassung, Status und Historie bleiben im Manager abrufbar.
Gleicher Vorgang, gleiche Fassung, dokumentierter Papierweg.
Verbindlich bestätigen, direkt im JoinSports Manager.
Auf der Detailseite der Vereinbarung erscheint die Aktion „Elektronisch bestätigen“. Vorher sieht die bestätigende Person noch einmal die Vereinbarung, die Version, den Verein, die maßgebliche Vertragsfassung und bei Konditionsverträgen die zentralen Konditionswerte.
Die Pflicht-Checkbox ist nie vorausgewählt. Die bestätigende Person muss ausdrücklich erklären, dass sie berechtigt oder bevollmächtigt ist, die Vereinbarung im Namen des Vereins abzuschließen. Ein Manager-Zugang allein ersetzt diese Vertretungsmacht nicht.
- Verein
- Vereins-ID
- Name der bestätigenden Person
- E-Mail-Adresse
- Benutzer-ID
- Zeitpunkt
- Vertragsversion
- Vorgangs-ID
- Inhalts-Hash der bestätigten Fassung
Nach der Bestätigung entsteht die finale PDF-Ausfertigung, wird per E-Mail versendet und dauerhaft im Manager hinterlegt. Der Abschlusszeitpunkt wird dokumentiert, die bestätigte Fassung bleibt unverändert abrufbar.
- Version
- 20260827
- Verein
- SV Beispiel 1897 e. V., Musterstadt
- Vorgang
- RV-2026-0841
- Fassung
- vollständig gelesen, eingefroren
Papier erforderlich? Der Prozess ist ebenfalls vollständig geregelt.
Manche Satzungen, Vertretungsregelungen oder vereinsinternen Abläufe bevorzugen weiterhin eine Unterschrift auf Papier. Dieser Weg führt zum selben dokumentierten Ergebnis wie die elektronische Bestätigung.
PDF herunterladen
Die bereitgestellte Fassung enthält eine Unterschriftsseite für den Verein und für JoinSports.
Vertretungsberechtigt unterschreiben
Die Fassung wird durch die nach Satzung, Vereinsregister oder Vollmacht erforderlichen Personen unterzeichnet.
An JoinSports senden
Wir bestätigen den Eingang per E-Mail, der Status im Manager wechselt.
Status: Papierfassung eingegangenPrüfung und Gegenzeichnung
JoinSports prüft die eingegangene Fassung und zeichnet sie gegen.
Finale Ausfertigung erhalten
Ihr erhaltet die beiderseits unterzeichnete Fassung als PDF und dauerhaft im Manager.
Status: Über Papier abgeschlossenEnthält die eingereichte Fassung Streichungen, Ergänzungen oder handschriftliche Änderungen, wird sie nicht automatisch akzeptiert. Der Vorgang wechselt in die manuelle Prüfung, und wir klären mit euch, welche Fassung gelten soll.
Der Vertrag verschwindet nicht im Postfach.
Nach dem Abschluss bleibt der gesamte Vorgang im JoinSports Manager erhalten. Die finale Ausfertigung kommt zusätzlich per E-Mail und kann an Vorstand, Steuerkanzlei, Datenschutzbeauftragte oder andere berechtigte Stellen weitergegeben werden.
- Vertragstyp
- Version
- Vorgangs-ID
- Bereitstellungsdatum
- Wirksamkeitsdatum
- Abschlussweg
- Abschlusszeitpunkt
- bestätigende Person
- vereinsspezifische Parameter
- finaler Vertragstext
- Annahmevermerk
- PDF-Ausfertigungen
- Versand- und Downloadhistorie
Je nach Abschlussweg liegen dort die finale elektronische Ausfertigung, die unterschriebene Papierfassung, die Gegenzeichnung und die zugehörigen Vertrags-PDFs.
- Abschlussweg
- Elektronische Bestätigung
- Abgeschlossen
- 14.08.2026, 11:07 Uhr
- Bestätigt von
- M. Bergmann, Vorstand
- Wirksam seit
- 14.08.2026
Materielle Änderungen brauchen eure aktive Zustimmung.
Ein Vertrag ist nur dann verlässlich, wenn auch geregelt ist, wie er später geändert werden darf. JoinSports unterscheidet deshalb zwischen Änderungen, die mitgeteilt werden, und Änderungen, die eine neue Fassung und eure aktive Bestätigung brauchen.
Redaktionelle, klarstellende, ausschließlich vorteilhafte, gesetzlich erforderliche oder rein technische Anpassungen können nach vorheriger Mitteilung wirksam werden.
Änderungen an Preisen, Hauptleistungen, Haftung, Kündigungsregelungen, Datenrechten oder wesentlichen Verantwortlichkeiten benötigen eine neue Vertragsfassung.
Die weitere Nutzung der Plattform oder das Schweigen des Vereins ersetzt keine aktive Zustimmung zu materiellen Änderungen.
Eine neue Fassung auf der Website verändert die von eurem Verein abgeschlossene Vertragsfassung nicht automatisch.
Wird ein neues Konditionsangebot nicht bestätigt, gelten die bisherigen Konditionen weiter.
Datenschutz ist kein einmaliger Download.
Ein Datenschutzsystem besteht nicht nur aus einer AVV. Wir führen die einzelnen Bestandteile in einer strukturierten Vertragsarchitektur zusammen, damit sie beschrieben, gepflegt und nachweisbar sind.
- klar beschriebene Verarbeitungen
- abgegrenzte Verantwortlichkeiten
- technische und organisatorische Maßnahmen
- dokumentierte Unterauftragsverarbeiter
- Versionshistorien
- geregelte Änderungswege
- Auskunfts- und Nachweismöglichkeiten
- Lösch- und Exportprozesse
Das Verzeichnis ist Bestandteil der AVV und dokumentiert für jeden eingesetzten Dienstleister den Zweck der Einbindung, die datenschutzrechtliche Rolle, den Änderungsstand und die Einwendungsmöglichkeiten. Änderungen im Dienstleisterbestand werden über einen definierten Informations- und gegebenenfalls Einwendungsprozess zugestellt.
Die AVV regelt außerdem Drittlandübermittlungen, Unterstützungspflichten, den Umgang mit Datenschutzvorfällen, Kontrollen und Nachweise sowie Rückgabe, Löschung und Anonymisierung der Daten.
Verträge werden über ihren gesamten Lebenszyklus verwaltet.
Das heutige System bildet versionierte Vereinbarungen, individuelle Vertragsvorgänge, aktive Bestätigungen, Papierprozesse, finale Ausfertigungen und dauerhafte Historien ab. Darauf bauen wir weiter auf.
Neue Zusatzvereinbarungen sollen dem betroffenen Verein elektronisch bereitgestellt und dem bestehenden Vertragsbestand zugeordnet werden.
Wesentliche Änderungen erhalten eine neue Fassung und benötigen eine aktive Bestätigung.
Änderungen ohne neue Zustimmung werden mit Version, Zeitpunkt und Wirkung dokumentiert nachgeliefert.
Weiterentwicklungen der Sicherheitsmaßnahmen werden versioniert gepflegt und nachvollziehbar bereitgestellt.
Änderungen im Dienstleisterbestand sollen zunehmend direkt im Vertragsmanagement dokumentiert werden.
Frühere Fassungen bleiben nachvollziehbar. Neue Informationen ersetzen den historischen Vertragsstand nicht unbemerkt.
Je nach Dokumenttyp kann der Ablauf unterschiedlich sein: reine Information, dokumentierte Nachlieferung, neue Vertragsfassung, aktive Bestätigung, individueller Zusatzvertrag oder die Ersetzung eines bestehenden Vorgangs. Das System ist auf diese unterschiedlichen Prozesse ausgelegt und wird schrittweise weiter ausgebaut.
Auch der Ausstieg ist geregelt.
Ein belastbarer Vertrag beschreibt nicht nur, wie eine Zusammenarbeit beginnt. Der Rahmenvertrag regelt den Zugriff über Manager, Excel-Exporte, GraphQL-API und Download-Links sowie einen strukturierten Wechselprozess ohne gesonderte Wechselgebühr.
- wie ihr auf eure Daten zugreift
- welche Exporte zur Verfügung stehen
- wie Schnittstellen genutzt werden können
- wie ein Anbieterwechsel vorbereitet wird
- wie lange Daten anschließend abrufbar bleiben
- wie laufende Vorgänge beendet werden
Was Vereine zu Verträgen und Datenschutz fragen.
Ja. Die Zusammenarbeit zwischen JoinSports und eurem Verein wird über Plattformvereinbarungen geregelt. Grundlage ist der JoinSports-Rahmenvertrag. Je nach Nutzung kommen weitere Vereinbarungen hinzu.
Aktuell umfasst die Vertragsarchitektur den JoinSports-Rahmenvertrag, den Konditionsvertrag, die Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung, den Auftrag zur Datenmigration und den Zahlmethodenvertrag. Nicht jeder Verein benötigt jede Zusatzvereinbarung.
Die für euren Verein bereitgestellten Vereinbarungen erscheinen in der App „Plattformvereinbarungen“ im JoinSports Manager. Zusätzlich werden die Fassungen per E-Mail bereitgestellt.
Ja. Vor der Bestätigung seht ihr den vollständigen, eingefrorenen Vertragstext, die Version, die Vorgangs-ID, die Parameter und die PDF-Fassung.
Nein. Download und Lesen der Unterlagen führen noch nicht zum Abschluss. Der Vertrag kommt erst durch die elektronische Bestätigung oder den geregelten Papierweg zustande.
Ja. Die Vereinbarungen können im JoinSports Manager elektronisch bestätigt werden. Die bestätigende Person erklärt dabei ausdrücklich, dass sie vertretungsberechtigt oder bevollmächtigt ist.
Ja. Ihr könnt die bereitgestellte PDF-Fassung ausdrucken, nach euren Vertretungsregelungen unterschreiben und an JoinSports senden. Nach Prüfung und Gegenzeichnung erhaltet ihr die finale Fassung als PDF.
Ein Administrator des Vereins kann den Vorgang im Manager öffnen. Die bestätigende Person muss tatsächlich berechtigt oder bevollmächtigt sein, den Verein verbindlich zu vertreten. Der Manager-Zugang allein ersetzt diese Vertretungsmacht nicht.
Nein. Die eurem Verein bereitgestellte und abgeschlossene Fassung bleibt maßgeblich. Materielle Änderungen benötigen eine neue Fassung und eure aktive Bestätigung. Schweigen oder bloße Weiternutzung gilt nicht als Zustimmung.
Neue Konditionen werden als neues Angebot bereitgestellt. Bestätigt euer Verein dieses Angebot nicht aktiv, gelten die bisherigen Konditionen weiter.
Die Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung ist ein eigenes Vertragsdokument. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind als Anlage Bestandteil dieser Vereinbarung und damit Teil des dokumentierten Vertragsbestands eures Vereins.
Das Unterauftragsverarbeiterverzeichnis ist Bestandteil der AVV. Änderungen werden über geregelte Informations- und Einwendungsprozesse behandelt und zunehmend direkt im Vertragsmanagement dokumentiert.
Ja. Wenn JoinSports Daten aus einem bisherigen System übernimmt, wird dafür ein eigener Migrationsauftrag mit Quelle, Datenumfang, Bereitstellungsweg, Prüfprozess und Abschluss geführt.
Migration ansehenJa. Die finale Ausfertigung wird per E-Mail übermittelt und dauerhaft im Manager hinterlegt.
Der Rahmenvertrag beschreibt den Datenzugang über Manager, Excel-Exporte, Schnittstellen und Downloadwege. Auch der Ablauf eines Anbieterwechsels ist geregelt.
Zur DatenoffenheitDer Rahmenvertrag läuft auf unbestimmte Zeit und hat keine Mindestlaufzeit. Ihr könnt ihn für die Zukunft kündigen. Für einzelne Zusatzvereinbarungen können eigene Laufzeit- oder Beendigungsregeln gelten.
Diese Seite erklärt die Vertragsarchitektur und den Ablauf. Verbindlich ist die konkrete Fassung, die eurem Verein mit Versionsnummer, Vorgangs-ID und gegebenenfalls individuellen Parametern bereitgestellt wird. Individuelle Vertrags- und Konditionsdaten gehören in den geschützten Prozess zwischen eurem Verein und JoinSports.
Wo die Vereinbarungen im Alltag wirken.
Wir gehen euren Vertragsprozess vor dem Abschluss mit euch durch.
In einer persönlichen Beratung zeigen wir euch, welche Vereinbarungen für euren Einsatz relevant sind, wie die Bestätigung im Manager funktioniert und welche Unterlagen euer Verein anschließend dauerhaft erhält. Kein allgemeiner Verweis auf irgendwelche AGB, sondern der tatsächliche Vertragsprozess.