Die Dateien eures Vereins, geordnet nach Bereichen statt nach Festplatten.
Die Dateien-App im Workspace: Ordner je Abteilung oder für den Gesamtverein, Freigaben an Einheiten und einzelne Personen, Dateianforderungen per Upload-Link und ein öffentlicher Link für alles, was alle lesen dürfen. Am Rechner und auf dem Handy.
Die Satzung, die Hallenbelegung, die Fotos vom Vereinsfest und die Belege vom Trainingslager liegen heute auf vier Rechnern und in zwei Chatgruppen. In JoinSports liegen sie in Ordnern, die dem Verein gehören: Wer in einem Bereich Zugang hat, sieht dessen offene Ordner, geschlossene Ordner sehen nur die Personen mit Freigabe. Der Steuerberater arbeitet als Gast im Ordner Finanzen mit und sieht sonst nichts.
Ordner, die dem Verein gehören, nicht dem Laptop einer Person.
Ein Ordner gehört einer Einheit, offen oder geschlossen.
Auf oberster Ebene gibt es nur Ordner. Beim Anlegen wählt ihr, wem ein oberster Ordner gehört: einer Organisationseinheit wie Fußball oder dem Gesamtverein. Offen heißt: Wer in dieser Einheit Zugang hat, sieht ihn und arbeitet mit. Geschlossen heißt: nur die Personen mit einer Freigabe, nicht einmal die Admins des Bereichs. Alles im Ordner, bis in den letzten Unterordner, hat dieselbe Freigabe.
Die Übersicht: was wartet (Dateien zur Übernahme, offene Anforderungen, Papierkorb), die obersten Ordner als Kacheln und was zuletzt hochgeladen wurde.
Ordner anlegen: Name, Einheit und ob der Ordner offen oder geschlossen ist.
Reinziehen, anschauen, wiederfinden.
Dateien zieht ihr in den Ordner, mehrere auf einmal, auch große Videos. Bilder, PDFs und Videos öffnen sich in der Vorschau und blättern durch den Ordner. Liste oder Kacheln, Filter nach Typ, Suche im Ordner. Was ihr löscht, landet im Papierkorb und bleibt dort, bis ihr es wiederherstellt oder endgültig löscht.
Ein Ordner mit Fotos als Kacheln, mit Vorschaubildern, die JoinSports von selbst erzeugt.
Die Vorschau einer Datei mit eigener Adresse, Herunterladen und Blättern zur nächsten.
Alles am Ordner: hochladen, Unterordner anlegen, freigeben, Dateianforderung stellen, Adresse kopieren, umbenennen, in den Papierkorb.
Der Papierkorb: ein gelöschter Ordner erscheint als ein Eintrag, wiederherstellen bringt alles darin zurück.
Direkt in den Dateispeicher
Hochladen geht direkt zum Speicherserver von JoinSports, mehrere Dateien parallel, bis 10 GB je Datei.
Vorschauen und Text von selbst
Aus jeder Datei entstehen Vorschaubilder, aus PDFs dazu der Text, nach dem ihr später sucht.
Jede Datei hat eine Adresse
Zum Weitergeben im Verein; die Adresse verrät nichts über euren Verein, und öffnen kann sie nur, wer den Ordner sehen darf.
Kopien an mehreren Standorten
Jede Datei liegt verschlüsselt in Kopien an mehreren Standorten und zusätzlich in einem Archiv.
Dateien von Leuten ohne Konto, ohne E-Mail-Anhänge.
Der Fotograf nach dem Vereinsfest, die Druckerei mit den Flyer-Entwürfen, der Trainer mit den Belegen vom Trainingslager, der Sponsor mit seinem Logo: Für einen Ordner eurer Ablage legt ihr eine Dateianforderung an und gebt der Person den Upload-Link. Sie lädt ohne Konto hoch, ihr übernehmt die Dateien in den Ordner.
Anforderung anlegen
Für einen Ordner eures Bereichs, mit Titel, Beschreibung, Gültigkeit und auf Wunsch Passwort. Den Link gebt ihr selbst weiter, so wie ihr wollt.
- Eine Anforderung je Person
- Gültig ein paar Tage oder Wochen, verlängern geht
- Passwort für vertrauliche Unterlagen
Die Person lädt hoch
Die Upload-Seite zeigt Titel, Beschreibung und euren Vereinsnamen, nimmt Dateien mit Kommentar entgegen, und die Person schließt ab, wenn alles da ist.
- Kein JoinSports-Konto, nur Browser und Link
- Beim erneuten Öffnen sieht die Person, was schon eingereicht ist
- Der Link ist eine Einbahnstraße: Dateien kommen herein, nie heraus
Dateien übernehmen
Ihr werdet benachrichtigt, seht die Dateien mit Vorschau und übernehmt sie gesammelt in den Ordner oder einen neuen Unterordner; die Herkunft bleibt an der Datei.
- Abschließen, verlängern oder wieder öffnen könnt auch ihr
- Übernehmen in den Ordner oder einen neuen Unterordner
- Löschen entfernt die Anforderung samt Dateien
Die Satzung auf der Website, ohne jemanden zu fragen.
Wer den Ordner verwaltet, schaltet in der Freigabe den öffentlichen Link ein. Dann zeigt dieselbe Adresse den Ordner mit Unterordnern und Dateien zum Herunterladen auch ohne Anmeldung: Satzung, Beitragsordnung, Formulare, Hallenpläne. Der Ordner erscheint in keiner Liste, nur wer die Adresse kennt, sieht ihn. Besucher sehen den Inhalt, nie die Personen.
Der öffentliche Link in der Freigabe des Ordners: einschalten, Adresse kopieren, ausschalten.
Beobachten ohne Konto: E-Mail-Adresse eintragen, jede Benachrichtigung kommt mit einem Anmeldelink.
Drei Stufen, und der Manager behält den Überblick.
Wer den Verein im Manager verwaltet, ist in der Dateien-App automatisch Admin, mit oder ohne Zuschnitt auf Organisationseinheiten. Alle anderen holt ihr dazu: als Standard-Person für einen Bereich oder als Gast für einzelne Ordner, auch per E-Mail-Adresse ohne Konto. Im Manager bleiben die Listen und Detailseiten der Ordner, Dateien und Anforderungen, die Sektion Dateien an jeder Organisationseinheit und die Seite Zugang.
Verwaltet die Ordner seines Bereichs: anlegen, freigeben, Gäste holen und entfernen, öffentliche Links schalten, Papierkorb leeren, Anforderungen abschließen. Geschlossene Ordner sieht auch ein Admin nur mit Freigabe.
Sieht die offenen Ordner seines Bereichs und arbeitet darin, legt selbst oberste Ordner an, gibt sie frei und stellt Dateianforderungen.
Arbeitet in genau den Ordnern, die ihm jemand freigegeben hat, bearbeitend oder nur lesend, und sieht sonst nichts vom Verein. Typische Gäste: der Steuerberater im Ordner Finanzen, die Fotografin im Ordner Vereinsfest.
Die Seite Zugang im Manager: jede Person mit Stufe, Bereich und Herkunft, zum Entziehen und Nachsehen.
Die Sektion Dateien an einer Organisationseinheit im Manager: ihre Ordner und Freigaben auf einen Blick.
Die Detailseite eines Ordners im Manager: Einheit, Freigaben, Dateien und Anforderungen als Listen.
Und die Belege? Die legt JoinSports selbst ab.
Rechnungen, Gutschriften, Zuwendungsbestätigungen und Bescheinigungen entstehen in JoinSports und liegen als Dokumente am Vorgang: mit Vorschau, Fassungsverlauf und ergänzenden Unterlagen wie der unterschriebenen Fassung. Das ist das Dokumentenmanagement des Managers; die Dateien-App ist eure Ablage für alles andere.
Die Dokumente des Vereins im Manager: Titel, Typ, Zuordnung, Status und Version in einer Liste.
Die Fassungen eines Dokuments: jede Version mit Datum, Quelle und Status; eine nachgereichte Unterschrift wird zur neuen Fassung.
Was Vereine zu den Dateien wissen wollen.
Für alles, was dem Verein gehört, ja. Die Ordner liegen in eurem Workspace bei JoinSports, nach Bereichen geordnet, mit Freigaben, Vorschau und Papierkorb. Fotos in einer Chatgruppe bleiben dort; die Ablage ist der Ort für das, was bleiben soll.
Admins und Standard-Personen, jeweils in ihrem Bereich. Ein oberster Ordner gehört einer Organisationseinheit oder dem Gesamtverein; wer ihn anlegt, ist sein Ordner-Admin und gibt ihn frei.
Ja, als Gast in genau dem Ordner, den ihr freigebt, bearbeitend oder nur lesend, auch ohne JoinSports-Konto über die E-Mail-Adresse. Sonst sieht ein Gast nichts vom Verein.
Den Ordner mit Unterordnern und Dateien zum Herunterladen, nie Personen oder Freigaben. Geschlossene Ordner haben keinen öffentlichen Link. Wer den Ordner verwaltet, schaltet ihn ein und jederzeit wieder aus.
Bis 10 GB je Datei, auch Videos. Jede Datei liegt verschlüsselt in Kopien an mehreren Standorten und zusätzlich in einem Archiv; JoinSports betreibt den Dateispeicher als Auftragsverarbeiter für euren Verein.
In der Ablage heißt Löschen immer „In den Papierkorb“. Von dort stellt ihr wieder her oder löscht endgültig, und endgültig ist endgültig, auch für JoinSports. Der Papierkorb leert sich nie von selbst.
Nein, und das ist Absicht: Der Link, den der Browser beim Öffnen einer Datei bekommt, gilt 60 Minuten und nur für euch. Wollt ihr eine Datei weitergeben, ladet sie herunter, gebt den Ordner frei oder schaltet den öffentlichen Link ein.
Ja, im Browser und in der JoinSports-App: Ordner durchsehen, Fotos hochladen, Vorschau, Freigaben. Die Upload-Seite einer Dateianforderung funktioniert auf jedem Gerät, ganz ohne App.
Ihr aktiviert sie selbst im Manager unter „Apps“ und findet sie danach im Workspace, die Listen und die Seite Zugang im Manager. In der Beratung zeigen wir sie euch gern an euren Ordnern.
Die Dateien arbeiten mit euren anderen Apps zusammen.
Schluss mit der Satzung auf vier Rechnern?
In der kostenlosen Beratung zeigen wir euch die Dateien-App an euren Ordnern: Bereiche, Freigaben, Dateianforderungen und der öffentliche Link.