Die Schulbescheinigung für den ermäßigten Beitrag, das erweiterte Führungszeugnis der Übungsleiterin, der Erste-Hilfe-Kurs alle zwei Jahre: JoinSports hält fest, wer welchen Nachweis erbringen muss, was vorliegt und wann es abläuft.
Die Nachweise-App ist ein eigener Baustein im Manager. Anforderungen kommen aus den Tarifen eurer Mitgliedschaften oder von euch selbst, eure Mitglieder laden ihre Nachweise in Mein JoinSports hoch, und ihr prüft sie an einer Stelle.
Nachweise gehören nicht zu einer einzelnen App. Die Anforderung entsteht dort, wo der Nachweis gebraucht wird, und landet immer in derselben Liste. Je Person und Nachweistyp gibt es genau eine Anforderung. Warum sie besteht, steht in ihren Quellen, auch mehrere zugleich.
An einem Tarif mit Nachweispflicht hinterlegt ihr die passenden Nachweistypen, etwa Schulbescheinigung und Immatrikulationsbescheinigung am Tarif für Schüler, Studenten und Azubis. Für jedes Mitglied in diesem Tarif entsteht die Anforderung von selbst, und sie endet mit dem Tarif oder der Mitgliedschaft.
An jedem Kontakt legt ihr eine Anforderung von Hand an, mit einem Grund in euren Worten: das erweiterte Führungszeugnis für die Übungsleitung im Kinder- und Jugendbereich, der Erste-Hilfe-Kurs, die Lizenz, der Staplerschein für das Helferteam.
Personal & Mitarbeiterverwaltung: Die geplante Personal-App nutzt denselben Baustein für Einsatzvoraussetzungen. Wer eine Tätigkeit übernimmt, bekommt die zugehörigen Nachweise als Anforderung, und ihr seht sie in derselben Liste wie die Nachweise aus den Mitgliedschaften.
Niemand bekommt eine Nachricht, solange ihr nichts tut. Ihr bestimmt, ab wann eine Anforderung gilt, und könnt vorher in Ruhe erfassen, was schon in eurer Ablage liegt.
Hinterlegt ihr Nachweistypen an einem Tarif, entstehen die Anforderungen für die Mitglieder in diesem Tarif als Entwurf. Ihr erfasst zuerst die Bescheinigungen, die schon vorliegen.
Aktiv wird eine Anforderung erst mit einem Datum, einzeln oder für viele auf einmal. Dann geht die Aufforderung raus, und nach dem Datum folgen Erinnerungen, solange nichts vorliegt.
Eingereichte Nachweise stehen auf „In Prüfung“. Ihr akzeptiert, auch mit eigenem Datum oder unbefristet, oder lehnt mit Begründung und neuer Frist ab. Zeigt jemand das Dokument in der Geschäftsstelle vor, erfasst ihr den Sichtvermerk selbst.
Ein Nachweistyp beschreibt, was euer Verein akzeptiert: Schulbescheinigung, Immatrikulationsbescheinigung, erweitertes Führungszeugnis, Erste-Hilfe-Nachweis, Lizenz. Er gilt für den ganzen Verein. An ihm stehen die Gültigkeit, der Umgang mit der Datei und die Fristen für Erinnerungen.
Gültig für eine Zahl von Monaten oder unbefristet. Gibt die Person beim Hochladen ein eigenes Datum an, gilt dieses, und an jedem Datum steht, woher es kommt.
Ein stiller Puffer nach dem Ablauf, in dem ihr einen abgelaufenen Nachweis intern noch gelten lasst. Die Person sieht ihn nicht.
Die Datei bleibt am Nachweis, wird nach der Prüfung gelöscht, oder es gibt keinen Upload, weil das Dokument persönlich vorgezeigt wird.
Erinnerung vor dem Ablauf, Frist nach einer Ablehnung und der Abstand der Erinnerungen bei Überfälligkeit: je Nachweistyp in Tagen einstellbar.
Der Nachweistyp „Erweitertes Führungszeugnis“: fünf Jahre gültig, die Datei wird nach der Prüfung gelöscht, festgehalten bleibt der Sichtvermerk. Jedes Feld ändert ihr direkt an Ort und Stelle.
Die Übersicht zählt Entwürfe, offene und überfällige Anforderungen und die Nachweise, die auf eure Prüfung warten. Die Liste filtert nach Zustand und Quelle, und jede Anforderung führt ihren Verlauf: eingereicht, abgelehnt, akzeptiert, abgelaufen. Eine Konsequenz zieht JoinSports nicht von selbst. Es gibt keinen automatischen Tarifwechsel und keine Sperre, ihr seht, was fehlt, und entscheidet.
Die Übersicht der Nachweise-App: vier Kacheln, jede führt in die passend gefilterte Liste.
Eine Anforderung in Prüfung: Kontakt, Nachweistyp, die Quelle aus dem Tarif und der Hinweis auf den eingereichten Nachweis.
Akzeptieren mit eigenem Gültig-bis oder unbefristet. Ohne Angabe gilt das Datum der Person oder die Berechnung aus dem Nachweistyp.
Der Verlauf einer Anforderung: ein abgelehnter Upload mit der Bescheinigung vom Vorjahr, danach der akzeptierte Nachweis.
Wer einen Nachweis schuldet, sieht das nach dem Anmelden: als Hinweis auf der Startseite, als eigenen Menüpunkt und an der Mitgliedschaft. Ein Foto oder ein PDF genügt. Eltern sehen die Nachweise ihrer Kinder im eigenen Konto und reichen für sie ein.
Startseite: Hinweis und Menüpunkt erscheinen nur bei Personen, von denen ein Verein einen Nachweis braucht.
Hochladen: Datei wählen, auf Wunsch Kommentar und Gültig-bis ergänzen.
Eingereicht: Die Karte zeigt, dass der Verein prüft. Über das Ergebnis informiert JoinSports.
An der Mitgliedschaft: Der Nachweis zum Tarif steht bei den Konditionen.
Ob ein Nachweis ein Semester gilt oder fünf Jahre, ob die Datei bleibt oder nur der Sichtvermerk: Das stellt ihr je Nachweistyp ein. Der Ablauf bleibt derselbe.
Der Tarif kostet weniger und verlangt einen Nachweis. Am Tarif hängen Schulbescheinigung und Immatrikulationsbescheinigung, einer der beiden genügt. Die Geschäftsstelle erfasst zuerst die Bescheinigungen aus der Ablage und setzt für alle übrigen per Massenaktion ein Datum in vier Wochen.
Läuft die Bescheinigung zum Semesterende ab, erinnert JoinSports die Person vorher an die nächste.
Für die Übungsleitung im Kinder- und Jugendbereich legt ihr die Anforderung am Kontakt an. Am Nachweistyp steht „Datei wird nach der Prüfung gelöscht“ oder „Kein Upload“: Ihr haltet fest, wer das Dokument wann vorgezeigt hat, mit Ausstellungsdatum und Gültig-bis. Eine Kopie bleibt nicht zurück.
Fünf Jahre später ist die Anforderung wieder offen, und die Person wird vorher erinnert.
Der Erste-Hilfe-Kurs gilt zwei Jahre, die Übungsleiter-Lizenz vier. Beides sind Nachweistypen mit eigener Gültigkeit. Am Kontakt seht ihr alle Nachweise einer Person nebeneinander, mit Zustand, Grund und Fälligkeit.
Nein. Ein Tarif mit Nachweispflicht funktioniert auch ohne die App: Er wird im Online-Beitritt nie automatisch gewählt, die Person nimmt ihn selbst, und ihr klärt den Nachweis wie bisher. Mit der App hinterlegt ihr am Tarif zusätzlich die Nachweistypen und bekommt Anforderungen, Uploads und Erinnerungen dazu.
Nein. Der Beitritt bleibt ohne Upload. Die Anforderung entsteht nach dem Beitritt als Entwurf, und ihr entscheidet, ab wann sie fällig ist.
Die Anforderung steht als überfällig in eurer Liste, und die Person bekommt in dem Abstand, den ihr einstellt, eine Erinnerung. Eine Konsequenz zieht JoinSports nicht von selbst: kein automatischer Tarifwechsel, keine Sperre. Ihr entscheidet, was daraus folgt.
Alle Konten hinter dem Kontakt: das eigene Konto der Person oder das Konto des Elternteils, das die Angehörigen verwaltet. Hat noch niemand ein Konto, aber der Kontakt eine E-Mail-Adresse, legt JoinSports bei der Aktivierung ein Konto an. Ohne E-Mail-Adresse bleibt die Anforderung in eurer Liste, und ihr erfasst den Nachweis selbst.
Dafür gibt es zwei Einstellungen am Nachweistyp. Bei „Kein Upload“ zeigt die Person das Dokument persönlich vor. Bei „Datei wird nach der Prüfung gelöscht“ lädt sie ein Foto hoch, ihr nehmt Einsicht, und mit dem Sichtvermerk ist die Datei gelöscht. Festgehalten werden vorgezeigt am, Ausstellungsdatum, Gültig-bis und euer Kommentar. Bleibt ein solcher Upload ungesichtet, löscht JoinSports ihn nach der eingestellten Frist.
Die Administratoren eures Vereins und die Person selbst beziehungsweise das Konto, das sie verwaltet. Bei Nachweistypen, deren Datei nach der Prüfung gelöscht wird, öffnen nur Administratoren die Datei. Die Nachweise-App lässt sich in den Rechten und Rollen auf einzelne Administratoren beschränken.
Ja. An jedem Kontakt legt ihr eine Anforderung von Hand an, mit einem Grund in euren Worten. Besteht für die Person schon eine Anforderung desselben Typs, etwa aus einem Tarif, kommt euer Grund als weitere Quelle dazu.
PDF, JPG, PNG und WebP bis 25 MB je Datei, auch mehrere Dateien je Nachweis, etwa Vorder- und Rückseite.
In der kostenlosen Beratung zeigen wir euch an euren Tarifen und euren Übungsleitern, wie Anforderungen, Uploads und Erinnerungen zusammenspielen.