Übungsleiterabrechnung und Personalwesen, ohne Zettelwirtschaft.
Die App Tätigkeiten in JoinSports: Übungsleiter und Ehrenamtliche tragen ihre Stunden im Workspace ein, die Abteilungsleitung bestätigt, der Abrechnungslauf macht daraus Auszahlungen, und die Überweisungsdatei geht an eure Bank. Beschäftigte und Freiwilligendienste bekommt euer Lohnbüro als Monatsübersicht.
Was eine Person für den Verein tut, heißt in JoinSports Tätigkeit: Trainerin im Kinderturnen, Kassenwart, Platzwart, Geschäftsführung. An jeder Tätigkeit steht, auf welcher Grundlage sie vergütet wird: im Übungsleiterfreibetrag, in der Ehrenamtspauschale, als Honorar gegen Rechnung, als Beschäftigung oder als Freiwilligendienst. Die App rechnet die Jahresgrenze mit, warnt statt zu sperren, und Abgerechnetes bleibt nachvollziehbar.
Stunden, Sätze und Auszahlungen an einem Ort, nicht auf drei Zetteln.
Wer was tut, und was er dafür bekommt.
Eine Tätigkeit sagt, dass eine Person von einem Tag bis zu einem Tag etwas für den Verein tut, mit Tätigkeitstyp und Organisationseinheit. Eine Vereinbarung an der Tätigkeit sagt, auf welcher Grundlage: Vergütung im Übungsleiterfreibetrag oder in der Ehrenamtspauschale, Honorar gegen Rechnung, Beschäftigung vom Minijob bis zur Teilzeitstelle, oder Freiwilligendienst. Je Tätigkeit gilt zur selben Zeit genau eine Vereinbarung; die nächste beendet die vorige am Vortag, und der Verlauf bleibt stehen.
Die Übersicht der App im Manager: laufende Tätigkeiten, offene Stunden, Auszahlungen, Überweisungsdateien, Vereinbarungen, Abwesenheiten und fehlende Nachweise.
Die Liste der Tätigkeiten mit Person, Typ, Einheit, Zeitraum, Zustand und dem Stand der Nachweise.
Eine Vergütung mit Einsatzarten: die Trainingsstunde je Stunde, der Wettkampftag je Einsatz, jede mit eigenem Satz.
Stunden rein, bestätigt, abgerechnet.
Im Workspace trägt jede Person ihre Stunden mit Datum und Dauer oder einen Einsatz ein, am Rechner und auf dem Handy. Wer bestätigen darf, meist die Abteilungsleitung, sieht die Personen seines Bereichs mit ihren offenen Einträgen und bestätigt einzeln oder alle zusammen. Passt etwas nicht, geht der Eintrag mit einer Rückfrage zurück. Die Geschäftsstelle sieht dieselben Einträge im Manager und kann dort alles auch selbst erfassen, wie heute vom Zettel.
Meine Stunden im Workspace: Datum, Dauer oder Beginn und Ende, Bemerkung; Rückfragen stehen oben, darunter die Monate mit Zustand je Eintrag.
Zur Bestätigung: die offenen Einträge der Personen des Bereichs, einzeln oder alle zusammen bestätigen, Rückfrage mit Text.
Ein Eintrag mit Rückfrage im Manager: Der Text bleibt als Verlauf stehen; ändert die Person den Eintrag, ist er wieder offen.
Alle Stundeneinträge des Vereins im Manager, mit Presets für offene, bestätigte, abgerechnete und stornierte Einträge und Excel-Export.
Stunden oder Einsatz
Dauer in Stunden und Minuten oder über Beginn, Ende und Pause. Ein Einsatz ist eine Einsatzart der Vergütung, etwa der Wettkampftag, und hat keine Dauer.
Vier Zustände
Offen, Rückfrage, bestätigt, abgerechnet. Bestätigt ist gesperrt und kommt in den nächsten Lauf; Abgerechnetes ändert niemand mehr, eine Korrektur ist ein Gegenposten.
Stornieren statt löschen
Ein stornierter Eintrag bleibt mit seiner Rückfrage sichtbar und zählt nirgends mehr. So bleibt nachvollziehbar, was nicht bestätigt wurde.
Übungsstunde für den Zuschuss
Der Haken Übungsstunde sagt, dass die Stunde für den Zuschussantrag der Sportbünde zählt; die App belegt ihn aus dem Freibetrag der Vergütung vor.
Vom Stichtag zur Überweisungsdatei.
Dieser Weg gilt für alles, was der Verein selbst zahlt: Vergütungen im Übungsleiterfreibetrag und in der Ehrenamtspauschale samt Sonderzahlungen und Auslagenersatz. Honorarkräfte stellen Rechnungen, Beschäftigte rechnet das Lohnbüro ab.
Testlauf und Abrechnungslauf
Ihr wählt den Stichtag. Der Testlauf zeigt vorab, wer welche Summe bekommt und wo eine Jahresgrenze nahe ist, und speichert nichts. Der Lauf nimmt alle bestätigten Stunden, Einsätze und Beträge bis zum Stichtag.
- Je Person eine Auszahlung mit Posten
- Jeder Posten trägt Satz, Freibetrag und Fälligkeit
- Pauschalen je Monat oder Jahr entstehen von selbst
Auszahlungen freigeben
Eine Auszahlung ist zuerst offen. Mit Freigeben sagt ihr: Dieses Geld darf raus. Aussetzen hält sie zurück, Stornieren löst sie wieder auf, und die Einträge warten auf den nächsten Lauf.
- Freigabe zurücknehmen, solange keine Datei sie enthält
- Verzicht erfassen statt auszahlen
- Von Hand bezahlt für Bargeld oder Einzelüberweisung
Überweisungsdatei fürs Onlinebanking
Die Datei nimmt alle freigegebenen Auszahlungen mit Empfängerkonto als Sammelüberweisung für eure Bank. Zahlendes Konto und Ausführungstag wählen, herunterladen, einreichen, als eingereicht markieren: bezahlt.
- Empfängerkonto je Person am Kontakt, Vereinskonten mit Standardkonto
- Eine Datei für viele Auszahlungen
- Bucht die Bank eine Überweisung zurück, geht nur diese in die nächste Datei
Die Jahresgrenze läuft mit, der Verein entscheidet.
Der Freibetrag gilt je Person und Kalenderjahr über alle Tätigkeiten und Vereine. Am Kontakt seht ihr, was in diesem Jahr abgerechnet ist und was bis zur Grenze bleibt, getrennt nach Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale. Hat die Person woanders schon einen Teil verbraucht, tragt ihr für sie eine eigene Grenze ein. Testlauf und Lauf warnen, gesperrt wird nichts: Was über der Grenze liegt, ist nicht verboten, nur nicht mehr steuerfrei, und das klärt der Verein mit der Person.
Eine Auszahlung mit erfasstem Verzicht: Datum der Annahme und Verzichtsfrist; die Zuwendungsbestätigung folgt in der Spenden-App.
Die Honorare im Manager: Bemessung und Satz nur zum Abgleich, die Rechnung läuft über die Eingangsrechnungen.
Lohn rechnet das Lohnbüro. Alles davor liegt in JoinSports.
Vom Minijob bis zur sozialversicherungspflichtigen Stelle, FSJ, BFD und FÖJ: Die App führt die Vereinbarung mit Wochenstunden und Urlaubstagen, die Arbeitszeit, die Abwesenheiten und das Urlaubskonto. Die Monatsübersicht mit Soll, Ist und Abwesenheiten je Person geht als Excel an euer Lohnbüro; das rechnet ab, und der Verein überweist nach seiner Zahlliste.
Eine Beschäftigung an der Tätigkeit: Art, Wochenstunden, Urlaubstage, Bemessung und der Haken Minijob plus Übungsleiterfreibetrag.
Urlaub im Workspace: beantragen, genehmigen oder mit Grund ablehnen; niemand genehmigt den eigenen Urlaub.
Die Monatsübersicht fürs Lohnbüro: je Person Soll, Ist, Urlaub, Krankheit und Seminartage, als Excel.
Die Personalakte am Kontakt: Verträge, Lohnabrechnungen und Zeugnisse in Ordnern, nur im Manager erreichbar.
Abwesenheiten
Urlaub, Krankheit, Seminartag und Sonstiges mit Tagen. Krankheit ohne Diagnose, der Grund geht die Geschäftsstelle nichts an.
Urlaubskonto
Je Tätigkeit und Jahr: Anspruch anteilig aus den Urlaubstagen der Vereinbarung, Übertrag aus dem Vorjahr, genommen, geplant, Rest.
Freiwilligendienst
Träger, Dienstzeitraum, Taschengeld, Seminartage und Einsatzstellenbeitrag; die Anleitung im Verein ist ein Kontakt, meist die Abteilungsleitung.
Personalakte
Ordner wie Vertrag, Lohn und Zeugnisse am Kontakt, getrennt von der Dateiablage; die Person selbst sieht ihre Akte nicht.
Wer sieht was: an jeder Tätigkeit festgelegt.
An jeder Tätigkeit vergebt ihr, wer sie im Workspace sieht und was er dort darf: Stunden sehen, Stunden eintragen, Stunden bestätigen, Urlaub beantragen, Urlaub genehmigen. Mit dem ersten Recht erscheint die App Tätigkeiten im Workspace der Person. Verlangt ein Tätigkeitstyp Nachweise, etwa das erweiterte Führungszeugnis für alle, die mit Kindern arbeiten, entsteht mit der Tätigkeit die Anforderung an die Person; Lizenzen und Zertifikate führt die App Qualifikationen daneben.
Trägt ihre Stunden ein, sieht Rückfragen und Zustand, beantragt bei einer Beschäftigung Urlaub. Sätze und Beträge sieht sie im Workspace nicht, den Stand ihrer Nachweise schon.
Die Abteilungsleitung oder der Vorstand bestätigt die Stunden ihres Bereichs, stellt Rückfragen und genehmigt Urlaub, ohne Manager-Zugang. Eigene Stunden bestätigt niemand selbst.
Die Admins der App im Manager sehen alles: Tätigkeiten, Vereinbarungen, Läufe, Konten, Akte. Sie erfassen und bestätigen auch ohne Rechte an der Tätigkeit.
Die Rechte an einer Tätigkeit im Manager: für die Person selbst und jede Verantwortliche, was sie im Workspace darf.
Ein Tätigkeitstyp, der Nachweise verlangt: Mit jeder Tätigkeit dieses Typs entsteht die Anforderung an die Person.
Die Nachweise an einer Tätigkeit: Zustand, Fälligkeit und bis wann der Nachweis vorliegt.
Was Vereine zur Übungsleiterabrechnung wissen wollen.
Eine Tätigkeit ist alles, was eine Person für den Verein tut: Übungsleiterin im Kinderturnen, Kassenwart, Platzwart, Minijob in der Geschäftsstelle, FSJ. Daran hängen Vereinbarung, Stunden, Abrechnung, Abwesenheiten und Nachweise. Die App führt alle diese Tätigkeiten, deshalb heißt sie so; Übungsleiterabrechnung und Personalwesen sind ihre beiden großen Anwendungsfälle.
Nein. Beschäftigte und Freiwilligendienste rechnet euer Lohnbüro ab; die App führt Vereinbarung, Arbeitszeit, Abwesenheiten und Urlaubskonto und gibt die Monatsübersicht als Excel aus. Was der Verein selbst zahlt, Übungsleiter und Ehrenamt, rechnet die App vollständig ab, bis zur Überweisungsdatei.
Nein. Die Geschäftsstelle kann alle Stunden im Manager erfassen, wie heute vom Zettel. Die Selbsterfassung im Workspace schaltet ihr je Tätigkeit frei, zum Beispiel erst für eine Abteilung; wer dort einträgt, braucht nur ein kostenloses JoinSports-Konto.
Die Verantwortlichen, die ihr an der Tätigkeit eintragt, meist die Abteilungsleitung, im Workspace und ohne Manager-Zugang. Eine Bestätigung genügt, eigene Stunden bestätigt niemand selbst. Die Geschäftsstelle im Manager kann immer bestätigen.
Die App rechnet je Person und Kalenderjahr mit, über alle Tätigkeiten und Vereine, und warnt im Testlauf und im Lauf. Gesperrt wird nichts: Was über der Grenze liegt, ist nicht verboten, nur nicht mehr steuerfrei, und das klärt der Verein mit der Person.
Ja. An der Auszahlung druckt ihr die Verzichtserklärung, die Person unterschreibt, ihr erfasst den Verzicht. Daraus entsteht in der Spenden-App der Entwurf einer Zuwendungsbestätigung als Rückspende, mit dem Anspruch aus der Vereinbarung als Beschreibung. Die App dokumentiert, die Prüfung des Einzelfalls bleibt beim Verein.
Über eine Überweisungsdatei für euer Onlinebanking: Sie bündelt alle freigegebenen Auszahlungen vom Vereinskonto auf die Empfängerkonten. Wer bar oder einzeln zahlt, markiert die Auszahlung als von Hand bezahlt.
Die Jahresliste je Person mit den Summen je Freibetrag, den Übungsstunden und den am 1. Januar gültigen Lizenzen, dazu auf Wunsch Excel-Listen der Posten und Auszahlungen; fürs Lohnbüro die Monatsübersicht. Die Zuwendungsbestätigungen der Rückspenden kommen aus der Spenden-App.
Das JoinSports-Team richtet sie auf Anfrage für euren Verein ein. In der Beratung zeigen wir sie euch an euren Übungsleitern und Tätigkeiten; danach findet ihr sie im Manager und, je Tätigkeit freigeschaltet, im Workspace.
Die Tätigkeiten arbeiten mit euren anderen Apps zusammen.
Schluss mit dem Stundenzettel?
In der kostenlosen Beratung zeigen wir euch die Übungsleiterabrechnung an euren Tätigkeiten: Stunden im Workspace, Bestätigung, Abrechnungslauf, Überweisungsdatei, und was ans Lohnbüro geht.