Vom Vereinsfest bis zur Sanierung: ein Board für jedes Vorhaben.
Projekte im Workspace eures Vereins: Spalten von Geplant bis Erledigt, Aufgaben mit zuständiger Person, Fälligkeit, Checkliste und Anhängen, Meilensteine mit Fortschritt. Am Rechner und auf dem Handy, für alle, die mitmachen.
Ein offenes Projekt sehen alle mit Zugang in seinem Bereich und machen mit, ein geschlossenes nur die aufgenommenen Personen. Externe wie die Baufirma oder der Grafiker kommen als Gäste in genau ihr Projekt. Und wenn der ganze Ort beim Kunstrasenplatz mitlesen soll, schaltet ihr den öffentlichen Link ein.
Aufgaben, die nicht in der Chatgruppe untergehen.
Spalten, die ihr selbst benennt, Aufgaben, die wandern.
Ein Projekt entsteht mit Titel, Bereich, Sichtbarkeit und Beschreibung; das Kürzel wird vorgeschlagen und nummeriert jede Aufgabe. Die Spalten legt ihr selbst an und gebt jeder einen Zustand: noch nicht begonnen, in Arbeit oder erledigt. Aufgaben zieht ihr zwischen den Spalten, und ein Bild aus den Anhängen wird zum Titelbild auf dem Board.
Die Übersicht eines Projekts: Stand je Spalte, Fälligkeiten, Meilensteine und wer mitmacht, auf einen Blick.
Eine Aufgabe im Detail: links Beschreibung, Checkliste, Anhänge und Unterhaltung, rechts Spalte, zuständige Person, Fälligkeit, Labels und Meilenstein.
Checkliste und Anhänge: Punkte abhaken, Fotos und PDFs anhängen, ein Bild wird zum Titelbild der Aufgabe.
Was heute dran ist, was überfällig ist, wer was gemacht hat.
Der Einstieg zeigt eure Projekte und die nächsten Fälligkeiten. Meine Aufgaben sammelt alles, was euch zugewiesen ist, mit Zähler für Überfälliges. Alle Aufgaben filtert nach Projekt, Person, Fälligkeit und Suchtext. Und der Verlauf erzählt je Projekt in Sätzen, wer wann welche Aufgabe angelegt, verschoben, kommentiert oder erledigt hat.
Der Einstieg: eure Projekte als Kacheln, dazu die Aufgaben für euch und was demnächst fällig ist.
Meine Aufgaben über alle Projekte, sortiert nach Fälligkeit, Überfälliges zuerst.
Alle Aufgaben des Vereins mit Filter nach Projekt, Person und Fälligkeit, sortiert nach letzter Änderung.
Der Verlauf eines Projekts nach Tagen, nach Art und Person gefiltert.
Unterhaltung und Erwähnungen
Unter jeder Aufgabe läuft die Unterhaltung. Mit @ nennt ihr eine Person aus dem Projekt, und sie bekommt eine Benachrichtigung.
Beobachter
Wer eine Aufgabe anlegt, zuständig ist, erwähnt wurde oder kommentiert hat, beobachtet sie und erfährt von Kommentaren, Verschiebungen, neuer Fälligkeit und Archivierung. Ganze Projekte beobachtet ihr auf Wunsch.
Gemeinsam am Board
Arbeiten mehrere Personen am selben Projekt, sehen alle jede Änderung sofort, dazu wer gerade im Projekt ist und wer eine Aufgabe verschiebt.
Suche und Archiv
Die Suche findet Projekte und Aufgaben über alle Projekte, auch nach Nummer. Archivierte Projekte und Aufgaben bleiben lesbar und lassen sich zurückholen.
Etappen mit Zeitraum und Fortschritt.
Meilensteine bündeln Aufgaben zu Etappen: Vorbereitung bis Ende Mai, Aufbau in der Festwoche, Abbau danach. Jeder Meilenstein hat Beginn und Zieldatum, der Fortschritt zählt die erledigten Aufgaben, und sind alle erledigt, schlägt JoinSports das Abschließen vor.
Meilenstein anlegen
Titel, Beschreibung, Beginn und Zieldatum. Wie viele Etappen ein Vorhaben braucht und in welcher Reihenfolge, bestimmt ihr selbst.
- Beginn und Zieldatum je Etappe
- Überschrittenes Zieldatum wird als überfällig markiert
- Reihenfolge nach oben oder unten ändern
Aufgaben zuordnen
Jede Aufgabe gehört zu höchstens einem Meilenstein: zugeordnet an der Aufgabe selbst oder gesammelt aus dem Meilenstein heraus, Spalte für Spalte.
- Mehrere Aufgaben auf einmal auswählen
- Zuordnung jederzeit ändern
- Die Aufgabe zeigt ihren Meilenstein
Fortschritt sehen, abschließen
Die Ansicht Meilensteine zeigt je Etappe die Aufgaben mit Spalte und Fälligkeit, den Fortschritt als Balken und die Zahl der erledigten Aufgaben.
- Erledigt von allen, als Balken
- Vorschlag zum Abschließen, sobald alles erledigt ist
- Abgeschlossen mit Datum und Person, bei Bedarf wieder offen
Der Kunstrasenplatz geht alle an, also sehen ihn alle.
Ein Admin schaltet den öffentlichen Link ein, dann zeigt dieselbe Adresse das Board auch ohne Anmeldung: im Newsletter, auf eurer Website oder als QR-Code am Schwarzen Brett weitergegeben. Besucher sehen Board, Aufgaben, Kommentare und Verlauf, nie die Personen im Projekt. In keiner Liste taucht das Projekt auf; nur wer die Adresse kennt, sieht es.
Der öffentliche Link in den Einstellungen des Projekts: einschalten, Adresse kopieren, ausschalten.
Beobachten ohne Konto: E-Mail-Adresse eintragen, fertig. Wer sich damit anmeldet, findet das Projekt in seiner Leiste.
Drei Stufen, offene und geschlossene Projekte.
Wer den Verein im Manager verwaltet, ist in den Projekten automatisch Admin, mit oder ohne Zuschnitt auf Organisationseinheiten. Alle anderen holt ihr dazu: als Standard-Person für einen Bereich oder als Gast für einzelne Projekte, auch per E-Mail-Adresse ohne Konto. Jedes Projekt liegt im Gesamtverein oder in einer Einheit wie Fußball. Offen heißt: Wer dort Zugang hat, sieht es und macht mit. Geschlossen heißt: nur die aufgenommenen Personen. Bearbeiten kann nur, wer im Projekt ist; auch ein Admin macht erst mit.
Verwaltet die Projekte seines Bereichs: legt an, holt Personen hinein, vergibt Stufen, entzieht Zugang, archiviert verwaiste Projekte und entfernt ausgeschiedene Personen, ohne selbst im Projekt zu stehen.
Sieht die offenen Projekte seines Bereichs, macht mit, legt selbst Projekte an und holt Gäste hinein. Sieht jede Person mit Zugang.
Arbeitet in genau den Projekten mit, in die er geholt wurde, oder liest dort nur mit. Sieht nur die Personen seiner Projekte, lädt niemanden ein. Typische Gäste: die Baufirma, der Grafiker, der Steuerberater.
Die Personen im Projekt mit ihrer Rolle, dazu wer früher dabei war; Admins des Projekts holen Personen dazu und entfernen sie.
Einladen aus dem Projekt heraus: Personen aus dem Verein oder per E-Mail-Adresse, Gäste mit oder ohne Schreibrecht.
Die Seite Zugang im Manager: jede Person mit Stufe, Bereich und Herkunft, zum Entziehen und Nachsehen.
Was Vereine zu den Projekten wissen wollen.
Für alles mit Aufgaben und Terminen, ja. Die Chatgruppe bleibt fürs Reden, das Board hält fest, wer was bis wann macht, und der Verlauf zeigt, was passiert ist. Beides liegt im selben Workspace.
Admins und Standard-Personen, jeweils in ihrem Bereich. Ein Projekt liegt im Gesamtverein oder in einer Organisationseinheit, zum Beispiel Fußball, und ist offen oder geschlossen.
Ja, als Gast. Ihr holt die Person per E-Mail-Adresse in genau ein Projekt; dort arbeitet sie mit oder liest nur mit, und sonst sieht sie nichts vom Verein. Einladen kann ein Gast niemanden.
Board, Aufgaben, Kommentare und Verlauf, nie die Personenliste. Geschlossene Projekte haben keinen öffentlichen Link. Ein Admin schaltet ihn ein und jederzeit wieder aus.
Ja, als Beobachter. Wer eine Aufgabe anlegt, zuständig ist, erwähnt wurde oder kommentiert hat, beobachtet sie von selbst; ganze Projekte beobachtet ihr auf Wunsch. Benachrichtigungen kommen in der App, als Push aufs Handy und per E-Mail.
Der Zugang endet mit der Rolle oder durch Entzug, die Aufgaben bleiben. Ein Admin entfernt die Person aus dem Projekt und weist ihre Aufgaben neu zu, ohne selbst im Projekt stehen zu müssen.
Ja, im Browser und in der JoinSports-App. Das Board passt sich dem Handy an, die Aufgabe öffnet sich in voller Breite, und Push-Nachrichten führen direkt zur Aufgabe.
Ein Admin des Projekts archiviert es. Archivierte Projekte bleiben lesbar und auffindbar, mit allen Aufgaben, Kommentaren und dem Verlauf, und lassen sich wiederherstellen.
Die Projekte arbeiten mit euren anderen Apps zusammen.
Schluss mit der Aufgabenliste in der Chatgruppe?
In der kostenlosen Beratung zeigen wir euch die Projekte an euren Vorhaben: Board, Aufgaben, Meilensteine, Gäste und der öffentliche Link zum Mitverfolgen.