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Kontenrahmenwechsel

Alte Buchhaltung übernehmen, Kontenrahmen geführt wechseln.

JoinSports übernimmt eure Buchhaltung so, wie sie ist: mit eurem eigenen Kontenrahmen, allen Wirtschaftsjahren und allen Buchungen. Danach stellt ein dokumentierter Vorgang eure Konten ab einem Wirtschaftsjahr auf den JoinSports-Kontenrahmen um, der an den DATEV-Kontenrahmen SKR 42 für Vereine angelehnt ist.

Die Überleitungstabelle kommt als Vorschlag von unserem Migrationsteam, KI-gestützt aus den Kontengruppen und Kontonamen eures Altsystems. Ihr prüft sie mit eurem Steuerbüro, ändert Zeilen direkt im Manager und stellt per Klick um, auch mitten im Jahr.

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Der Unterschied

Der Kontenrahmen wechselt, eure Buchhaltung bleibt.

Klassischer Wechsel
JoinSports
✕Neu anfangen: Die alten Jahre bleiben in der alten Software, der neue Kontenrahmen startet leer.
✓Alle Jahre kommen so mit, wie sie sind. Der Wechsel setzt ab einem Wirtschaftsjahr auf, frühere Jahre bleiben unverändert.
✕Die Überleitung entsteht im Steuerbüro, Konto für Konto, gegen Honorar.
✓Die Überleitungstabelle kommt als Vorschlag mit der Übernahme. Euer Steuerbüro prüft die markierten Zeilen, nicht den ganzen Kontenplan.
✕Umgebucht wird per Sammelbuchung, der Ursprung steht danach nur noch im alten System.
✓Jede Buchungszeile behält ihr Ausgangskonto, jedes Ausgangskonto zeigt auf sein Nachfolgekonto.
✕Ein Wechsel geht nur zum Jahresanfang.
✓Mitten im Jahr oder zum Jahresbeginn ist dieselbe Operation: Alle Buchungen des Umstellungsjahres wandern mit.
✕Für jede Abteilung und jede Veranstaltung wächst der Kontenplan um eigene Konten.
✓Standardkonten plus Organisationseinheiten als Kostenstellen: ein Konto, Auswertung je Abteilung oder Veranstaltung.
✕Wer nicht wechselt, muss die alte Software behalten.
✓Der Wechsel ist eine Option. Auch auf dem eigenen Kontenrahmen bucht ihr in JoinSports weiter, mit Kontensalden und Kassenbericht.
Der Weg

Erst übernehmen, dann prüfen, dann umstellen.

Der Kontenrahmenwechsel ist ein eigener Vorgang in eurer Buchhaltung. Bis ihr ihn ausführt, ändert sich an euren Buchungen nichts: Ihr bucht auf dem eigenen Kontenrahmen weiter und prüft den Entwurf in Ruhe.

1

Übernehmen, wie es ist

Unser Migrationsteam liest eure alte Buchhaltung ein: alle Wirtschaftsjahre, alle Konten mit ihren Nummern und Namen, alle Buchungen. Euer eigener Kontenrahmen wird dabei als Kontenrahmen in JoinSports angelegt.

  • Kontoblatt gegen Kontoblatt prüfbar
  • Vortrags- und Steuerkonten bekommen ihre Rolle
  • Geldkonten behalten die alte Nummer zur Anzeige
2

Überleitungstabelle prüfen

Mit der Übernahme legt JoinSports den Entwurf des Wechsels an. Jede Zeile stellt ein Ausgangskonto seinem Zielkonto und der steuerlichen Sphäre gegenüber; unsichere Zeilen tragen den Status „Zu prüfen“ und einen Hinweis mit dem Grund.

  • Zeilen ändern, ergänzen und entfernen, solange der Wechsel ein Entwurf ist
  • Excel-Export der Tabelle für das Steuerbüro
  • Ein Klick auf das Ausgangskonto zeigt seine Buchungen
3

Umstellen per Klick

Die Umstellung braucht eine Doppelbestätigung, weil sie sich nicht rückgängig machen lässt. Danach stehen alle Buchungen ab dem gewählten Wirtschaftsjahr auf den Zielkonten, und die Sphären-EÜR füllt sich.

  • Ausgangskonten werden inaktiv und zeigen auf ihr Nachfolgekonto
  • Der Ursprung bleibt an jeder Buchungszeile
  • Frühere Wirtschaftsjahre bleiben unverändert
Die Überleitungstabelle

Eine Zeile je Ausgangskonto, eine Antwort je Frage.

Auf welches Konto des JoinSports-Kontenrahmens gehen die Buchungen dieses Ausgangskontos über, und welche steuerliche Sphäre tragen sie danach? Genau das steht in jeder Zeile, mit Klasse, Kontotyp, Status und Hinweis.

Geplant

Status „Geplant“

Der Vorschlag ist eindeutig: Das Zielkonto folgt aus Kontengruppe und Kontoname, die Sphäre aus der Klasse des Ausgangskontos.

Zu prüfen

Status „Zu prüfen“

Der Vorschlag hat einen Haken, etwa eine Steuerbefreiung oder eine Sphäre, die das Steuerbüro bestätigen sollte. Der Hinweis nennt den Grund, der Excel-Export bringt die markierten Zeilen zuerst.

neu

Neue Konten

Hat der Kontenrahmen keine passende Entsprechung, entsteht bei der Umstellung ein eigenes Konto neben dem Katalog, ohne Obergrenze: etwa die Pacht für die Photovoltaikanlage.

Rolle

Rollenkonten

Saldovorträge, Durchlaufende Posten und Steuerkonten gehen auf die Rollenkonten des JoinSports-Kontenrahmens über. Geldkonten stehen nicht in der Tabelle, sie bekommen ihre Nummer im Nummernband.

Die Zeile im Detail: Ausgangskonto mit Zähler der Buchungen, der Übergang zum Zielkonto mit Sphäre und Status, darunter die Buchungen auf dem Ausgangskonto.

Zeile hinzufügen: Ein Ausgangskonto ohne Zeile bekommt sein Zielkonto aus dem Katalog oder ein neues Konto mit Nummer, Name, Kontotyp, EÜR-Position und Standard-Sphäre.

Konten oder Kostenstellen

Getrennte Konten nur, wo sie Sinn ergeben.

Viele eigene Kontenrahmen sind über die Jahre gewachsen: für jede Abteilung, jede Veranstaltung ein eigenes Konto, damit die Zahlen auseinanderzuhalten sind. Beim Wechsel schlägt JoinSports für solche Konten ein Standardkonto vor und nutzt für die Trennung die Organisationseinheiten eures Vereins als Kostenstellen. Neben der steuerlichen Sphäre trägt jede Buchung ihre Einheit, und jede Auswertung lässt sich darauf einschränken.

Beispiel 1

Drei Veranstaltungen, zwei Konten

Sportfest, Weihnachtsturnier und Jugendcamp hatten im Altsystem je ein Einnahmen- und ein Ausgabenkonto. Nach dem Wechsel laufen die Einnahmen auf „Turnier und sportliche Veranstaltung“ und die Ausgaben auf „Veranstaltungskosten“, jede Buchung mit ihrer Veranstaltung als Organisationseinheit. Das neue Zelt für alle Feste bucht ihr ohne Einheit auf dasselbe Konto.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für das Sportfest ist dann ein Klick in der Kopfzeile: Einheit wählen, fertig.

Beispiel 2

Übungsleiter je Abteilung

Ein Konto „Trainer / Übungsleiterpauschale“ für den ganzen Verein, die Abteilung steht an der Buchung. Die Sphären-EÜR des Gesamtvereins zeigt die Summe; die Linse in der Kopfzeile zählt je Einheit Buchungen, Einnahmen und Ausgaben und schaltet denselben Bericht auf Fußball, Turnen oder Tennis um.

Beispiel 3

Wo ein eigenes Konto bleibt

Die Pacht für die Photovoltaikanlage hat im Katalog keine Entsprechung und bekommt ein neues Konto in der Vermögensverwaltung. Versicherungen der Vermögensverwaltung dürfen nicht auf das Standardkonto „Versicherungen“, weil es diese Sphäre nicht erlaubt: auch hier ein eigenes Konto neben dem Katalog, in der Tabelle blau markiert. Nach der Umstellung zeigt der Kontenplan jedes Ausgangskonto mit seinem Nachfolgekonto.

Nach der Umstellung

Dokumentiert statt überschrieben.

Die Umstellung ändert die Konten eurer Buchungen, nicht ihre Beträge, Daten oder Texte. Salden je Sphäre bleiben gleich. Und der ursprüngliche Inhalt jeder Buchung bleibt feststellbar, wie es die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen.

Ursprung an jeder Buchungszeile
Jede umgestellte Zeile behält Nummer, Name und Sphäre ihres Ausgangskontos. Die Zeile der Tabelle zeigt auch nach der Umstellung die Buchungen, die von diesem Konto gekommen sind.
Nachfolgekonto am Ausgangskonto
Ausgangskonten werden inaktiv, bleiben aber im Kontenplan und zeigen auf ihr Nachfolgekonto. Ein Kontoblatt aus dem Altsystem lässt sich so jederzeit nachvollziehen.
Der Vorgang bleibt
Titel, Notiz, Überleitungstabelle, Zeitpunkt und Person der Umstellung stehen dauerhaft im Kontenrahmenwechsel, mit Excel-Export für die Unterlagen.
Frühere Jahre unverändert
Wirtschaftsjahre vor dem Umstellungsjahr bleiben auf dem eigenen Kontenrahmen. Jedes Jahr hat genau einen Kontenrahmen, auch im DATEV-Export.
Nach der Umstellung
Ausgangskonto nach der Umstellung
Kontenrahmen nach der Umstellung
Wirtschaftsjahre nach der Umstellung
Häufige Fragen

Was Vereine zum Kontenrahmenwechsel wissen wollen.

  • Nein. Der Wechsel ist eine Option. Ihr könnt dauerhaft auf eurem eigenen Kontenrahmen buchen; dann stehen euch Kontensalden und Kassenbericht zur Verfügung. Die Sphären-EÜR und die Kategorien in Vereinssprache brauchen den JoinSports-Kontenrahmen, weil erst er jedem Konto Kontotyp, Standard-Sphäre und EÜR-Position mitgibt.

  • Ihr könnt mitten im Jahr umstellen: Alle Buchungen ab dem gewählten Wirtschaftsjahr wandern mit, auch die, die schon in JoinSports erfasst wurden. Viele Vereine stellen direkt nach der Übernahme um. Dann prüft das Steuerbüro die Tabelle einmal, und ihr bucht ab dem ersten Tag auf dem JoinSports-Kontenrahmen.

  • DATEV hat den Vereins-Kontenrahmen SKR 49 zum Ende 2024 auslaufen lassen, der Nachfolger ist SKR 42. Für die Überleitung macht das keinen Unterschied: Eure Konten kommen so mit, wie sie sind, und die Tabelle führt sie auf den JoinSports-Kontenrahmen, der an SKR 42 angelehnt ist.

  • Die Tabelle darf neue Konten definieren, ohne Obergrenze. Ein neues Konto bekommt Nummer, Name, Kontotyp, EÜR-Position und Standard-Sphäre und entsteht bei der Umstellung neben dem Katalog. In der Tabelle ist es blau markiert.

  • Ja, solange der Wechsel ein Entwurf ist. Ihr ändert das Zielkonto, die Sphäre, den Status und den Hinweis jeder Zeile, ergänzt Zeilen für Ausgangskonten ohne Zeile und entfernt Zeilen. Den Entwurf selbst legt JoinSports bei der Übernahme eurer Buchhaltung an.

  • Nein. Deshalb gibt es den Entwurf, die Prüfung mit dem Steuerbüro und die Doppelbestätigung beim Umstellen. Der Ursprung jeder Buchungszeile bleibt dokumentiert, und die Ausgangskonten zeigen auf ihr Nachfolgekonto.

  • Geldkonten stehen nicht in der Überleitungstabelle. Sie bekommen bei der Übernahme ihre Nummer im Nummernband des JoinSports-Kontenrahmens, die alte Nummer bleibt zur Anzeige am Konto. So exportiert jedes Wirtschaftsjahr mit einer einheitlichen Kontenlänge nach DATEV.

Passt zusammen mit

Der Wechsel ist ein Teil der Übernahme.

Buchhaltung

Kategorien in Vereinssprache, vier Sphären, Bank-Inbox, Belege und Jahresabschluss: die Buchhaltung, in der der neue Kontenrahmen arbeitet.

Ansehen

Auswertungen & Wächter

Sphären-EÜR, Kassenbericht, Kontensalden und DATEV-Export, nach der Umstellung auch je Organisationseinheit.

Ansehen

Mitgliederverwaltung

Auch eure Mitglieder übernimmt das Migrationsteam aus der alten Software, mit Mitgliedschaften, Beiträgen und Zahlungsdaten.

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