Jede Buchung trägt eine Organisationseinheit: eine Abteilung, eine Jugend, eine Veranstaltung. So wird aus der Vereinsbuchhaltung eine Buchhaltung mit Abteilungen, mit eigenen Geldkonten, eigenen Sachkonten und einem eigenen Zugang je Abteilung, ohne die Buchhaltung zu zerteilen.
Ein gemeinsames Journal für alle. Die Linse in der Kopfzeile schaltet auf jede Einheit samt Unter-Einheiten um: Buchungen, Konten und alle Auswertungen. Für den Verein mit zehn Abteilungen genauso wie für den, der nur seine Feste auseinanderhalten will.
Ihr entscheidet je Abteilung, wie weit ihr geht. Alles baut auf derselben Buchhaltung auf: ein Journal, ein Kontenrahmen, ein Jahresabschluss. Die Organisationseinheiten pflegt ihr einmal für den ganzen Verein, die Buchhaltung nutzt sie mit.
In jeder Buchungsmaske steht das Feld „Organisationseinheit“: bei der Kategorie-Buchung, der Direktbuchung und beim Verbuchen in der Bank-Inbox. Ohne Auswahl gehört die Buchung dem Gesamtverein.
Eine Kasse oder ein Bankkonto lässt sich an eine Einheit binden. Jede Buchung über ein gebundenes Konto trägt dessen Einheit, automatisch und ohne Ausnahme. Sachkonten gibt es gemeinsam für alle oder gebunden an eine Abteilung.
Ein Administrator kann auf die App Buchhaltung und auf seine Einheiten beschränkt werden. Er sieht Buchungen, Geldkonten, Sachkonten, Anlagen und Auswertungen seiner Einheiten und bucht selbst, immer in seine Einheit.
Rechts in der Kopfzeile steht die Organisationseinheiten-Linse. Aufgeklappt zeigt sie je Einheit Buchungen, Einnahmen, Ausgaben und bebuchte Konten des gewählten Wirtschaftsjahres. Eine Einheit gewählt, und Buchungsliste, Geldkonten, Sachkonten, Anlagen, Bank-Inbox, die Kacheln der Übersicht und vier Auswertungen zeigen nur noch diese Einheit samt Unter-Einheiten. Mehrere Einheiten zusammen gehen auch.
Fußball hat eine eigene Kasse und ein eigenes Bankkonto, Turnen nur eine Kasse, Tennis bucht über die Sparkasse der Abteilung. Jede Abteilungsleitung ist Administrator für die Buchhaltung ihrer Einheit: Sie sieht ihre Buchungen und Konten, bucht selbst und liest ihre Auswertungen. Der Hauptverein sieht alles, schließt das Jahr ab und übergibt einen DATEV-Export mit der Einheit an jeder Buchung.
Sportfest, Weihnachtsturnier und Jugendcamp stehen als Unter-Einheiten unter „Veranstaltungen“. Einnahmen und Ausgaben laufen auf die Standardkonten, die Einheit steht an der Buchung. Das Ergebnis je Fest ist eine Frage der Linse, das Zelt für alle Feste bucht ihr ohne Einheit. Wer seine Buchhaltung mitbringt, bekommt diese Zuordnung schon beim Kontenrahmenwechsel vorgeschlagen.
Linse auf die Abteilung, Sphären-EÜR und Kassenbericht an die Wand. Die Zahlen sind dieselben wie in der Gesamtrechnung des Vereins, nur auf die Einheit eingeschränkt, live aus den festgeschriebenen Buchungen. Kein Export, keine Nebenrechnung, keine zweite Wahrheit.
Die App Organisationseinheiten mit euren Abteilungen und Unter-Einheiten, so wie ihr sie auch für Mitglieder, Angebote und Dateien nutzt. Die Buchhaltung greift darauf zu; ohne Einheiten bleibt alles Gesamtverein, und ihr bucht wie bisher.
Nein. Ohne Auswahl gehört die Buchung dem Gesamtverein. Über ein gebundenes Geld- oder Sachkonto bekommt sie ihre Einheit automatisch, und was liegen geblieben ist, ordnet ihr später zu, einzeln oder mit der Massenaktion in der Buchungsliste.
Ja. Das Geldkonto wird an die Einheit gebunden; dann gehören alle Umsätze dieses Kontos in der Bank-Inbox zur Abteilung, und beim Verbuchen steht die Einheit fest. Ein auf die Abteilung beschränkter Administrator importiert die Kontoauszüge seiner Geldkonten selbst.
Die Vereinsebene: USt-Meldungen, Bankverbindungen und Regeln, Wächter, Jahresabschluss, Kontenrahmenwechsel und Einstellungen. Sachkonten, Kategorien und Geldkonten legt der Hauptverein an. Statt „Gesamtverein“ steht bei ihm „Alle meine Einheiten“, und jede Buchung muss in einer davon landen.
Ja. Die Linse nimmt mehrere Einheiten zugleich, jede samt Unter-Einheiten; Listen und Auswertungen zeigen die Vereinigung. Die Kennzahlen der aufgeklappten Leiste rechnen die Auswahl zusammen.
Im DATEV-Export je Wirtschaftsjahr steht die Organisationseinheit als KOST2 an jeder Buchung, die steuerliche Sphäre als KOST1. Der Export selbst gilt für den Gesamtverein.
Nicht direkt von gebundenem Konto zu gebundenem Konto einer anderen Einheit. Der Weg führt über ein Konto ohne Bindung, etwa das Vereinskonto: zwei Buchungen, jede mit ihrer Einheit.
In der kostenlosen Beratung bauen wir eure Abteilungen als Organisationseinheiten nach und zeigen euch, wie Buchen, Konten und Auswertungen je Einheit bei euch aussehen.